GID/Théorie et principes

Le dossier en question

DossierDans un environnement de gestion intégrée des documents d’activité, le concept traditionnel de dossier est remis en question. C’est là un des éléments clé qui s’inscrit dans la gestion du changement au moment de la mise en œuvre d’un système de GID. Est-il vraiment nécessaire de se pencher sur la définition terminologique du dossier puisque celle-ci demeure, quel qu’en soit le support ?

Dans l’environnement Windows traditionnel tel que le propose Microsoft, en l’absence d’une application de GID, la gestion des dossiers comporte plusieurs limites et contraintes et ne peut tout simplement pas tenir la route. Il y a trop de variables. Il ne faut pas toujours calquer les modes de fonctionnement de l’environnement Windows traditionnel à un nouvel environnement qui offre une panoplie de nouvelles fonctionnalités et donc de nouvelles façons de faire. Il faut réaliser que les façons de faire peuvent maintenant différer avec des outils plus sophistiqués. On a souvent une habitude ou une tendance naturelle à vouloir reproduire ce que l’on connait et ce avec quoi l’on est habitué. Ce n’est pas toujours souhaitable ou nécessaire avec les outils appropriés. Revenons-en donc au sous-dossier. Qu’est-ce au juste qu’un sous-dossier ?

Les valeurs que l’on peut attribuer à un dossier sont quasi infinies. Il y a celles de nature archivistique qui s’y rapportent directement : délai de conservation, rubrique de classification, titre, mots-clés, dates, support, unité détentrice, etc. Il y a aussi celles que l’on peut gérer en appliquant judicieusement un profil de métadonnées. Alors, pourquoi diantre voudrait-on recourir au sous-dossier dans un environnement de GID ? Y aurait-il confusion entre le dossier intellectuel et la chemise physique ? Dans plusieurs cas, on serait porté à croire que oui. Par contre, l’on a aussi tendance à vouloir séparer des documents d’une chemise à une autre en guise de trombone ou d’agrafe, dans le but de n’avoir que quelques documents. Ils appartiennent néanmoins au même dossier. En fait, les nombreux éléments qui favorisent la volonté de maintenir le concept de sous-dossier se retrouvent dans des éléments qui, à la longue, composent les titres des dossiers. Si on les analyse attentivement, on peut s’apercevoir que, dans la majorité des cas, les renseignements qu’on y retrouve peuvent être considérés comme des métadonnées représentant les documents qu’ils renferment comme, par exemple, le type de document, le degré d’avancement (gestion de version).

Dans l’édition 2010 de son glossaire sur l’archivage, notre collègue Marie-Anne Chabin défini le concept de dossier, tant dans son aspect physique qu’intellectuel. Elle aborde également la question ambigüe du sous-dossier. Lorsque le dossier de gestion devient trop volumineux, une subdivision logique du dossier peut être tandis que sa contre-partie, nommée « volume » représente la subdivision mécanique dont le développement est alphabétique ou chronologique. Le concept est aussi décliné dans la traduction de Madame Chabin de Moreq2…

La notion même de dossier fait même l’objet d’un débat intéressant suscité par Lisa Ricciuti dans son billet sur la pertinence des « répertoires »sur le blogue de l’AIIM et qui se poursuit également dans le groupe LinkedIn de la communauté de professionnels de l’AIIM.

L’archiviste ou le records manager doit être en mesure de ne jamais rien prendre pour acquis et de remettre en question ses notions de base. Il faut prendre en compte les besoins des utilisateurs et les amener vers un nouvel environnement. Il faut aussi être un bon médiateur et savoir apporter des solutions assez satisfaisantes pour tous. Question de gros bon sens et d’équilibre, le compromis peut donc être une avenue à envisager.

2 réflexions sur “Le dossier en question

  1. Cher Yves,

    Tu n’en dis pas assez. Ou pas assez précisément.

    En quoi la GID remet en question le dossier, puisque tu dis que la définition demeure quel que soit le support ?

    Puis tu parles d’un « environnement Windows traditionnel », de quoi s’agit-il ? Et quelles sont ces variables qui font que la notion de dossier ne tient pas la route ?

    En préambule je réccupère donc ce qu’en dit A.-M Chabin, qui me paraît assez explicite :

    Dossier : Ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les date d’ouverture et date de clôture au dossier.
    A l’origine, le mot dossier est un terme de rangement (ce qu’on met dans une chemise cartonnée). Il a pris par la suite le sens de la cohérence de ce qu’on range ensemble. De fait, avec l’électronique, il n’existe pas de dossiers physiques, le dossier étant remplacé virtuellement par un identifiant de dossier qui permet de relier entre eux les documents qui le composent, sans besoin de regrouper physiquement les fichiers numériques correspondants.

    Windows a initialement utilisé l’icône du dossier () pour figurer ses répertoires (il a de plus piqué l’icône à Apple), il s’agit d’une récupération artificielle du concept ancien au même titre que nous avons un certains temps parlé de chevaux-vapeur. Mais à part l’icône, Microsoft a installé une gestion de fichiers orientée en fonction d’une typologie de support (logiciel) et pas de dossier (logique). Ainsi au niveau macro il parle de « mes documents » (sous-entendu textuel), « mes images » (photo/vidéo), « mes musiques » (sonore), avec des configurations de métadonnées spécifiques. Au niveau micro il suggère par défaut de regrouper ces mêmes fichiers en fonction des formats.

    C’est l’antithèse du dossier, qui par essence regroupe tout type de support concernant une même « affaire » (documents liés entre eux). Windows n’empêche pas la constitution de dossiers/répertoires de cette manière, mais cela nécessite un effort de la part de l’utilisateur, effort qu’il était loin de vouloir consentir lorsqu’on lui a imposé la bureautique comme « nouveau » mode de gestion documentaire.

    Aujourd’hui, l’informatique nous épargne le rangement « physique » des dossiers (personne ne sait où ils se trouvent précisément sur le disque ou sur le serveur), mais elle ne nous épargne pas le rangement « logique » de ces fichiers/documents dans des répertoires cohérents, peu importe l’application utilisée pour cela.

    Idéalement les métadonnées pourraient nous permettre de gérer archivistiquement les divers documents appartenant à un dossier logique. Dans la réalité ces métadonnées ne sont jamais gérées (voire même générées) par les utilisateurs primaires (sauf dans des systèmes documentaires très formalisés) et une structure rappelant logiquement et visuellement le dossier physique est encore ce qui fonctionne le mieux. Ici l’analogie s’applique : ce qui était à portée de main (monde physique) doit être à portée de clic (monde numérique). Un moteur de recherche, même efficace, restera toujours entaché du soupçon de silence, même et surtout s’il rapporte une moisson abondante.

    D’accord avec ta phrase conclusive, pour autant que l’on pose les vraies questions.

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