Terminologie

Poste de classement: un concept à actualiser?

Poste de classement

Poste de classement

Vous est-il déjà arrivé d’échanger avec un interlocuteur dans le cadre de l’implantation de votre système de gestion documentaire et de vous rendre compte qu’il ne vous comprenait pas, qu’il avait l’impression que vous lui parliez une autre langue, bref, qu’il n’était pas en mesure de comprendre la terminologie qui est propre à notre métier, notre vocabulaire de gestion de documents?

Notre vocabulaire comporte des termes ou des concepts qui évoluent bien et d’autres moins. Parmi ceux-ci, il y a le concept de poste de classement. Dans la littérature archivistique, les définitions de ce concept l’associent exclusivement à la gestion des documents papier.

La recension de la littérature archivistique québécoise des trente dernières années nous permis d’identifier une dizaine de définitions qui sont conceptuellement les mêmes si ce n’est de que de certains éléments reliés à des fonctions spécifiques qui peuvent s’y dérouler. Nous en avons retenus trois:

  • « Endroit central aménagé pour le maintien et la gestion des dossiers actifs d’une ou plusieurs unités administratives.» Couture et Rousseau p. 408 (17, p.56)
  • Lieu dédié à la conservation des documents ou des dossiers actifs d’une organisation. Roberge 2009.
Avec l’utilisation de plus en plus répandue de système de gestion intégrée des documents, la terminologie on se rend compte que le concept de poste de classement est intimement lié à la gestion des documents analogiques, principalement sur support papier. Bien que ce concept puisse toujours être pertinent pour la gestion des dossiers papier,  a t-il véritablement sa place dans un environnement de gestion documentaire hybride ou purement numérique?

Ne devrait-on pas l’actualiser et revoir sa dénomination à connotation trop analogique?
Que diriez-vous de revoir son appellation pour un autre terme comme Espace de classement?

3 réflexions sur “Poste de classement: un concept à actualiser?

  1. J’aimerais ajouter que le concept de poste de classement a également été associé à l’unité administrative responsable d’un poste de classement physique. Afin de créer moins de confusion pour les utilisateurs, nous avons convenu dans notre système GID de renommer poste de classement « Équipe de travail ». Ainsi, tous les « postes » ou « espace de classement » qu’ils soient physiques, numériques ou hybrides, sont facilement identifiables et repérables par les utilisateurs eux-mêmes.

    Peut-être que je commet un grave crime contre l’archivistique (!), mais au moins, ça fonctionne très bien! Ma première priorité, c’est toujours d’adapter les concepts et les termes compliqués de manière à ce que les utilisateurs les comprennent.

  2. Je suis tout à fait d’accord avec Yves pour remplacer dans le vocabulaire de la gestion intégrée des documents d’activité l’expression « Poste de classement » par « Espace de classement ». En effet, le mot « Poste » fait traditionnellement référence à un lieu physique où sont conservés les documents en format papier. Il est difficile de l’associer aux documents technologiques sauvegardés sur les serveurs, dans les boîtes de courriels ou dans la voûte d’une solution logicielle de GID ou de GED (sans compter la pratique à abolir de stocker ses fichiers importants sur son poste de travail informatique).

    Toutefois, j’irais un peu plus loin afin de mieux qualifier ces espaces de conservation de l’information portée par tout type de support, et ce afin de refléter la réalité documentaire des organisations d’aujourd’hui qui doivent gérer une combinaison de dossiers physiques et de documents technologiques. Je parlerais d’ « Espaces de classement physiques » pour identifier le lieu de conservation des dossiers physiques (chemises de classement, pochettes, reliures…) et des autres unités documentaires physiques (cassettes vidéos, cédéroms, dévédés…) En parallèle, j’ajouterais la notion d’ « Espaces de classement technologiques » afin de localiser le ou les lieux de stockage des fichiers informatiques, des courriels, des bases de données, des systèmes informatiques…

    On pourrait donc dire qu’un système de gestion intégré des documents d’activité prend en charge l’ensemble des documents de mission et de gestion interne conservé dans les « espaces de classement physiques et technologiques » d’une organisation.

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