Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 1]

Quand mon ami Charles m’a demandé si j’étais intéressée à contribuer au blog de l’AAQ, je me suis demandé : Est-ce j’ai quelque chose à dire? Est-ce que j’ai quelque chose à communiquer?[1] Ma tablette sur les genoux, j’ai décidé d’écrire toutes mes idées et de faire la liste de tous les sujets dont j’aimerais discuter avec vous. Cinq pages plus tard, je n’ai plus le choix d’accepter l’invitation de Charles; de toute évidence, j’ai beaucoup de choses à dire!

Voyez-vous, je travaille depuis 2010 à l’implantation d’un projet de gestion intégrée des documents (GED, GID, GIDE, alouette!)  au sein d’une agence gouvernementale.[2]

En quête du parfait ouvrage de référence!

Pour ce projet, ma collègue et moi avons beaucoup lu! Terminé les romans … pour un temps, nos livres de chevets sont devenus des livres concernant la GID et les archives… Aujourd’hui encore, nous sommes toujours en quête de l’ouvrage parfait qui pourrait nous accompagner dans notre travail. Depuis mes débuts dans le métier, j’aurais voulu qu’il existe un manuel de la parfaite archiviste! Vous savez, ce guide idéal qui, au fil des pages, dépasserait la théorie et présenterait des exemples vraiment concrets qu’il serait possible de suivre? Plus tard, en prenant de l’expérience, je me suis dit que c’était peut-être à moi de l’écrire!

Et si on partageait nos expériences?

Aujourd’hui, c’est un peu ce que je vous propose. Sur le thème de la GID et des grands changements en cours et à venir dans nos pratiques archivistiques, je vous transmettrai ce que nous avons appris, et dans nos discussions, vous pourrez partager vos propres expériences. Le tout formera un condensé concret de nos connaissances sur le sujet que tous nos confrères archivistes pourront utiliser.

Dans les prochains mois, j’aborderai dans ce blog des sujets comme:

• les réalités du logiciel libre;
• la gouvernance;
• la gestion du changement;
• la composition de l’équipe de projet;
• les facteurs de réussite.

Pourquoi attendre?  Commençons tout de suite!

Priorité à la gestion du Collaboratif ou à la gestion des archives?

Dans nos lectures, à plusieurs reprises nous avions vu que prendre en charge les documents en amont même de leur création était fortement suggéré comme étant la meilleure stratégie possible. En effet, comment mieux contrôler la qualité des documents envoyés aux archives qu’en encadrant et en éduquant les utilisateurs ainsi qu’en leur offrant la possibilité logicielle de mieux gérer leurs documents dès leur création? D’ailleurs, c’est exactement ce que nos utilisateurs nous demandaient! C’est pourquoi, lors du choix du logiciel de GID, nous avions dès le départ choisi cette orientation dans les critères sur les fonctionnalités essentielles. Nous cherchions un logiciel capable de faire du collaboratif et de la gestion d’archives. Le tout à un  prix abordable…

Seulement voilà! Nous n’avions pas compris toute l’ampleur d’un tel projet. Les ressources nécessaires; financières, humaines, technologiques ou encore la gestion du changement, tout est multiplié!  Cependant, trois ans plus tard, je continue de croire que nous avons fait le bon choix. Le seul possible si nous voulions continuer d’évoluer comme organisation. Si nous avions choisi le logiciel de gestion des archives; nous aurions certes des archives très bien gérées, mais qu’en serait-il de la qualité de ces archives?

Car je vous pose la question: vos entrepôts d’archives papier sont-ils remplis de documents de qualité? Je peux vous avouer que les miennes auraient besoin d’un grand ménage! Lors des séances d’épuration, nous trouvons de tout! Doublons, multiples versions, documents de travail, dépliants de poulet frit (!), etc. Un de mes grands projets, c’est l’évaluation des contenus de quarante ans de boîtes d’archives!

Dans mon prochain billet, je vous présenterai les pour et les contre (relativement au collaboratif) que nous avons rencontrés au cours de notre aventure!

Au plaisir de discuter avec vous!

[1]  Comme le dit si bien Martin Petit dans une de ses émissions Les pêcheurs (http://www.tou.tv/les-pecheurs/S01E09)

[2]  Agence de la santé et des services sociaux des Laurentides. Avec Noémie Vallet, bibliothécaire-archiviste.