Profession

Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 2]

Dans mon dernier billet, je vous proposais de présenter les pour et les contre (relativement au choix du collaboratif) que nous avons rencontrés au cours de notre aventure.

Nous voici donc lancés dans un projet qui démarre avec l’implantation du collaboratif en phase 1 et l’implantation du module de gestion des archives en phase 2. Trois ans plus tard, nous avons complété la phase 1 et 220 employés ont été formés.   Contrairement à la gestion des archives, où l’on ne forme que les agentes administratives, ici, dans la gestion du travail collaboratif, c’est tout le personnel qui participe. Eh oui, on pourrait dire que c’était un peu ambitieux…  Mais je préfère dire avant-gardiste!  🙂

Pour donner suite à cette expérience, voici nos constatations ainsi que des recommandations pour ceux qui souhaitent entreprendre ce genre de projet.

Les points positifs

  • On répond aux besoins des utilisateurs: besoin de collaborer certes, mais aussi au besoin d’organiser, de gérer et de sécuriser leurs documents actifs;
  • On répond aux besoins de mettre en place des processus numériques pour remplacer des processus papier;
  • On se lance dans une grande mise à jour ou simplification des principaux outils de gestion documentaire: le plan de classification et le calendrier de conservation;
  • On en profite pour revoir le cadre de référence en gestion documentaire de notre organisation, car il dépasse maintenant  la gestion des archives et encadre la gestion de tous les documents peu importe leur état, leur nature ou leur support;
  • On découvre nos clients : maintenant, ce sont tous les employés, pas seulement les agentes administratives;
  • Nos clients ont l’occasion de faire notre rencontre et de découvrir notre offre de services. À ce sujet, je vous invite à consulter le billet de notre collègue Charles Cormier sur comment vendre nos projets et services en gestion de l’information!

Les points négatifs

On travaille toujours à se servir des points négatifs pour trouver des solutions.

  • La vie collaborative suppose que les utilisateurs s’entendent sur l’organisation de l’information, et donc, des séances de travail et de négociations sont à prévoir. En contrepartie, notre connaissance de l’organisation, de ses employés et de son information grandit d’autant plus;
  • Les utilisateurs ne partent pas tous du même niveau :
    • de connaissances informatiques;
    • de connaissances du Web (la plupart des logiciels sont maintenant Web);
    • de connaissances sur l’organisation de l’information.
  • Les utilisateurs n’ont pas tous la même capacité d’adaptation au changement;
  • La phase d’implantation peut être longue, dépendant du nombre d’employés à former. Il ne faut pas se décourager!

Nos recommandations

Pour ceux qui souhaitent démarrer un projet comme le nôtre, voici quelques recommandations :

  • Procédez à la mise à jour du cadre de référence et des outils documentaires avant l’implantation;
  • Rencontrez les utilisateurs pour l’organisation des espaces collaboratifs et la mise à jour du plan de classement. C’est leur nouvel univers, c’est donc important qu’ils participent à son élaboration;
  • Faites l’inventaire des principaux processus papier : ce seront vos prochains projets suite à l’implantation;
  • C’est aux services documentaires d’accompagner et de soutenir les utilisateurs dans leur appropriation du logiciel et des nouvelles pratiques de l’organisation. Il faut prévoir cet accompagnement dans le plan de projet;
  • Coordonnez-vous avec votre service de ressources humaines afin qu’ils puissent vous accompagner dans la gestion du changement, la formation, etc.

Une invitation

Évidemment cette liste de recommandations est un peu courte! J’aurais bien sûr encore beaucoup de choses à partager avec vous, mais j’aimerais avoir l’opinion de ceux d’entre vous qui travaillent à des projets similaires. Vous avez surement des idées à partager avec nous?

Prochain billet : Les réalités d’un projet en logiciel libre!

4 réflexions sur “Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 2]

  1. Je suis tout à fait d’accord avec votre approche du collaboratif.

    Dans les petits organismes avec autour de 20 employés ou moins, les agentes administratives ne peuvent souvent pas suffire à la tâche de gérer les documents physiques de tous puisqu’elles ont tout souvent d’autres tâches à accomplir que la gestion documentaire et ne connaissent pas nécessairement le contenu des documents à gérer.

    L’avantage de l’approche collaborative est d’impliquer les utilisateurs pour que le classement des documents soit plus proche de leur réalité-métier.

    De plus, des employés impliqués sont la clé de la réussite d’un projet de gestion documentaire.

    • Exactement! Et pour plusieurs raisons:

      – Les créateurs connaissent souvent mieux que nous la valeur de leurs documents. Les impliquer dans le processus documentaire leur permet de nous indiquer cette valeur.

      – Plusieurs documents seraient perdus si les créateurs ne nous les envoyaient pas. En les éduquant sur leur rôle, ils comprennent mieux cette responsabilité de transfert de l’information importante vers l’outils de gestion des documents.

      – Quand un utilisateur verse un document aux archives, il bâtit le patrimoine de l’organisation mais également le sien. Sa trace à lui dans l’organisation.

      Merci de votre commentaire!

      Jeanne

  2. Très utile comme point de départ. Dans mon organisme, nous en sommes à la préparation d’un projet d’intégration des outils existants. Je remarque que souvent, les employés ignorent leurs obligations ou le rôle des archivistes, c’est pourquoi nous prévoyons faire une campagne de promotion en cours de route.

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