Profession

Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 3]

La GID c’est possible, mais ça dépend plus des humains que d’un logiciel

Aujourd’hui, j’ai le goût de vous préparer au fait que peu importe le logiciel choisi, les utilisateurs vont toujours rencontrer des difficultés. J’écrirai prochainement quelques billets sur la gestion du changement (ce sujet en prend définitivement plus qu’un!), mais je tenais à aborder ce point d’entrée en matière. Il n’y a pas de logiciel parfait. La gestion intégrée de l’information et des connaissances dans une organisation, c’est beaucoup plus une affaire de processus humains que l’apprentissage d’un logiciel.   Certains de mes amis archivistes, qui ont des logiciels différents, m’ont parlé des mêmes problématiques que celles que j’ai moi-même vécues.

C’est plus facile de ne pas gérer ses documents

Pendant un certain temps du moins. C’est toujours plus facile de tout empiler dans un seul répertoire. Pourtant, si on organise ses dossiers d’une façon logique mais souple, il devrait être facile de classer…  Même avec le meilleur logiciel, même avec le meilleur plan de classement, les utilisateurs éprouvent de la difficulté à classer d’une manière qui ne leur ressemble pas. En tout cas, c’est le constat que l’on pose souvent dans notre métier. J’ai remarqué que même si on organise les dossiers plus à la saveur des utilisateurs, certains d’entre eux vont continuer à trouver ardu le classement de leurs documents. Si on creuse plus loin, il y a plein de raisons qui peuvent devenir des pistes de solutions à explorer.

Comme par exemple : Le classement est bon mais ça prends trop de temps pour classer mon document dans un dossier

Solution possible:  créer des raccourcis vers les dossiers les plus fréquemment utilisés afin que l’enregistrement soit le plus facile et rapide que possible. On diminue le nombre de clics!

Autre exemple: Je ne sais pas où classer mon document

Solution possible: Il faut que l’arborescence soit la plus simple et facile à comprendre que possible. Il faut également qu’elle ait le moins de niveau que possible. Sinon, il sera toujours plus facile pour l’utilisateur d’enregistrer au premier niveau. Les choix doivent être cognitivement facile. Si par exemple, j’ai un c.v. à ranger, il faut que mon premier niveau soit Dotation et que le deuxième soit directement le dossier recherché. Si l’utilisateur doit commencer à réfléchir pendant plus d’une minute, j’irais même jusqu’à dire plus de 30 secondes pour ranger son document, il va abandonner, et c’est bien normal!   Contrairement aux archivistes, l’utilisateur moyen n’est pas un maniaque du rangement! Et il n’a pas à l’être. C’est à nous de lui faciliter la vie au maximum.

La saisie des métadonnées

Le problème avec les métadonnées, c’est qu’il faut être discipliné pour les saisir. Prenons un exemple de notre vie personnelle. Si on utilise un journal pour le sport afin de planifier sa saison et d’être à même de s’améliorer. Ou encore, un journal alimentaire, il faut saisir les informations (métadonnées) concernant les activités que l’on fait. À la fin d’une période, le journal n’a de valeur que si on a bien saisi et documenté les activités. Au début, on est tout excité!  On le fait tout les jours, systématiquement. On consulte nos statistiques. Et puis, on devient paresseux… Puis l’on se rend compte que le journal n’a pas été mis à jour depuis plusieurs semaines, celui-ci n’a plus de valeur, et on abandonne.

Ici, ce n’est pas tant le niveau de difficulté, mais la question de la valeur que l’information a pour nous. Pour que l’utilisateur soit convaincu que ça vaut la peine de saisir des métadonnées, il faut qu’il reçoive un retour sur son investissement! Par exemple, le jour où il cherche un document, celui-ci doit sortir immédiatement dans les résultats de recherche. Ainsi, l’utilisateur comprend qu’à chaque fois qu’il ajoute des mots sur un document, il devient de plus en plus facilement repérable. Au final, il gagnera du temps.

Le changement

Passer à la GID, c’est venir bousculer l’ordre établi.  Changements de pratiques, d’habitudes, de savoir faire, etc. Avec les deux exemples que je viens de vous décrire, on voit bien que oui, la qualité du logiciel est importante (exemple: moteur de recherche hyper-performant est un must!) mais, la préparation au changement, pour nous et pour les utilisateurs, est encore bien plus essentielle.

La suite, dans un prochain billet!

Si vous avez expérimenté les mêmes réalités, n’hésitez surtout pas à nous les partager!   

6 réflexions sur “Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 3]

  1. On revient toujours à l’humain ! Merci pour les exemples très concrets… je vais utiliser votre métaphore des données du sport pour expliquer l’importance des métadonnées !

  2. Et oui, la conduite du changement trop souvent négligée dans la gestion de projet. Elle est pourtant la condition indispensable de la réussite de celui-ci. Il ne faut donc pas être avare en formation sur le nouvel outil, en transfert de compétence, et en petits trucs et astuces nécessaires… Pédagogie, pédagogie quand tu nous tiens ! Merci pour ce billet….

    • Effectivement, il ne faut pas négliger la formation et l’accompagnement. Mais je pense qu’il faut également préparer l’organisation à ce grand changement culturel. Il faut faire beaucoup d’activités de gestion du changement en amont de l’implantation d’un système. Merci de votre commentaire!

  3. je vous remercie pour ce partage d’expérience qui correspond à notre vécu à Nevers en France, où nous amorçons nous aussi la mise en place d’un SID (système d’information documentaire), les sigles changent l’essentiel reste.

    Nous constatons également que le point crucial sera l’implications des producteurs de données et leur capacité à intégré dans leur quotidien, et il faut espérer à long terme, les exigences d’un nouveau système d’organisation et de traitement des informations (papier et électronique).

    Cependant je crois qu’il sera tout de même nécessaire d’assurer des « mises à jour » régulières auprès des producteurs pour qu’ils conservent les nouvelles et bonnes habitudes.
    Guillaume Herrero

    • Merci de partager votre expérience avec nous. Ça fait toujours du bien de constater que nous ne sommes pas seuls à vivre les mêmes problématiques! Effectivement, pour ancrer une habitude, il faut que ça devienne un geste familier. Donc, les activités de formation, d’accompagnement et de mises à jour doivent être en continu. Certaines organisations ici au Québec ont décidé de faire de leur projet de GID un programme permanent dans leur institution. Je pense que c’est une excellente stratégie!

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s