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Sébastien Soyez, inspecteur de la scène archivistique de Belgique : compte rendu d’une conférence-midi de l’ÉBSI

Équipe de surveillance archivistique belge

Équipe de surveillance archivistique belge

Dans le cadre d’une conférence-midi qui s’est tenue le 20 février 2014 à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal (ÉBSI), la professeure Marie Demoulin accueillait Sébastien Soyez, archiviste aux Archives de l’État en Belgique (AEB). Devant une cinquantaine de curieux, monsieur Soyez a débuté sa conférence en présentant la législation encadrant les interventions des archivistes d’État en Belgique. Il a par la suite dressé un historique succinct des AEB, ce qui nous a permis d’apprendre que, bien qu’un premier bureau des archives soit fondé en 1773, les Archives du Royaume de Belgique, autre nom pour les AEB, remontent à 1831, période qui marque le début de la création de la plupart des États-nations en Europe et, bien entendu, des institutions nationales d’archives. Enfin, Sébastien Soyez nous a exposé le rôle du service « surveillance et avis », rôle similaire aux services de l’inspection que l’on rencontre souvent dans les institutions européennes et qui ont pour but de s’assurer de la conformité des ministères et organismes publics aux directives des Archives d’État en matière de gestion (application des tableaux de tri) et de versement (après trente ans sauf indication contraire).

J’ai beaucoup aimé la présentation de Sébastien Soyez et ce, pour des raisons qui ne tiennent pas forcément de l’archivistique. J’ai constaté notamment à quel point la terminologie archivistique francophone est loin d’être uniforme. Je le savais pour la France et, surtout pour la Suisse, pays que je connais bien pour y avoir travaillé, mais je l’ignorais pour la Belgique.

Aussi parle-t-on…

  • de publicité de l’administration, et non d’accès aux documents des organismes publics ;
  • de classification des données, et non de protection des renseignements personnels ;
  • de tableaux de tri, et non de calendriers de conservation ;
  • de valorisation, et non de diffusion.

Par contre, j’ai pu dresser un parallèle entre le service de « surveillance et avis » et le service d’aide-conseil à BAnQ dans lequel j’œuvre depuis plusieurs années et qui relève de la direction du Services aux usagers et aux partenaires. Sans porter ce nom, au Québec, en vertu de la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, les archivistes-conseils de BAnQ ont le pouvoir de « inspecter », et cela permet à BAnQ de vérifier si… :

  1. les outils de gestion dans les organismes (calendrier de conservation et plan de classification) sont appliqués ;
  2. les archives de l’organisme sont accessibles (traitement et instruments de recherche) ;
  3. l’organisme est en mesure de recevoir des citoyens qui souhaitent consulter les archives ;
  4. les conditions de conservation des archives sont adéquates.

Dans les faits, toutefois, ce pouvoir d’inspection est essentiellement exercé, d’une part, auprès des organismes publics décentralisé (secteurs des municipalités, de l’éducation, de la santé et des services sociaux) qui, comme chacun sait, ne versent pas leurs archives à BAnQ et, d’autre part, en fonction des ressources disponibles.

En Belgique, force est de reconnaître que l’inspection se situe au cœur de la pratique archivistique. Aussi l’inspecteur rédige des directives, offre de l’aide conseil, prépare des formations. À l’instar de la pratique de la Direction générale des archives de BAnQ, cette inspection n’est pas coercitive, mais a plutôt pour but d’accompagner les organismes publics dans la rencontre des exigences administratives, juridiques et patrimoniales de la gestion des documents et des archives.

Pour en savoir davantage, je vous invite à consulter la version française du site des Archives d’État de Belgique.

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