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Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 6] – La planification

Les étapes de la planification d’un projet de gestion intégrée des documents ressemblent aux étapes d’implantation d’un logiciel. Mais l’envergure et la portée sont beaucoup plus élargies. On ne cherche pas à changer un logiciel de traitement de texte, on cherche à changer la culture d’une organisation quasiment de fond en comble. C’est un travail de longue haleine! Mes collègues archivistes m’ont parlé d’un délai de plusieurs années avant que la nouvelle culture s’installe. La planification est essentielle, mais les révisions et les ajustements à intervalles réguliers le sont plus encore. Après trois années passées depuis le début de notre projet, je dois vous dire que le processus itératif d’essai, d’erreur et de correctif est quand même une excellente école!  Voici la description de quelques une de ces étapes.

La planification

  • Le plan de projet (le résumé exécutif!)
  • La définition des acteurs et de leurs rôles
  • La planification du changement
  • Le plan de communication
  • La planification des ressources requises

 informationnelles  humaines  financières

La définition des acteurs et de leurs rôles

  • Quelles seront les décisions prises par le comité de gouvernance?
  • Quels seront les rôles et responsabilités de chacun?

 Exemple : faire ajouter les responsabilités documentaires dans la description des postes des employés

La création et le lancement d’un comité de gouvernance

  • Pour encourager l’implication de la haute direction
  • Pour avoir un comité qui a le pouvoir de prendre des orientations et des décisions stratégiques pour le projet
  • À lancer dès le début, dès l’approbation du projet

La création et le lancement d’un comité d’utilisateurs

  • Pour encourager la participation des futurs utilisateurs
  • Fait partie des activités de la gestion du changement
  • Permet de prendre le pouls des utilisateurs à intervalles réguliers
  • Attention: définir clairement leur mandat et ne pas leur donner de devoirs à faire!  Il faut que ça reste plaisant!

Le choix d’une stratégie de déploiement et d’un scénario d’implantation

Nous avons déployé par équipes de dix personnes à la fois, mais il y a plein d’autres possibilités:

  • Massivement? On forme tout le monde d’un seul coup et on démarre à un jour J
  • Par secteurs? Direction, coordinations, services, équipes
  • Par segmentation (statut d’emploi)? Cadres, professionnels, techniciens, agentes administratives
  • Évaluer les besoins de formation pour le logiciel et les nouvelles procédures : avant, pendant et après!

Le choix d’une équipe pilote

Les critères d’un bon choix de pilote:

  • Définition des attentes face à ce pilote: quels sont les objectifs et résultats attendus?
  • Petite équipe: plus de dix personnes, ça devient difficile!
  • Équipe dynamique qui n’a pas peur du changement. N’allez pas vous attaquer à l’équipe la plus résistante!  Vous ne pourrez pas réaliser vos objectifs même si vous apprendrez beaucoup sur les êtres humains…

Sans oublier… la planification des tests une fois votre outil choisi!

  • Montage d’un serveur de développement et de tests
  • Tests des fonctionnalités
  • Tests de la sécurité
  • Tests des configurations personnalisées

J’ai élaboré sur certaines étapes seulement, c’est que c’est un sujet tellement passionnant, j’aurais pu vous écrire un roman!   Mais n’hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou questions à ce sujet et il me fera plaisir de partager nos expériences avec vous.

Une réflexion sur “Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 6] – La planification

  1. Pingback: La gestion du changement dans le cadre d’un projet de GID [2] | Convergence

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