Formation

Compte-rendu de la formation conjointe AAQ-ARMA, « La numérisation »

Ce billet a également été publié en version courte dans La Chronique du mois de mai 2014.

Le mardi 25 mars dernier avait lieu, au Nouvel Hôtel & Spa, à Montréal, une formation portant sur la numérisation présentée par l’Association des archivistes du Québec (AAQ) et l’Association of Records Managers and Administrators, section Montréal (ARMA). Pour l’occasion, monsieur André Gareau, directeur du Service des archives et de gestion des documents de l’UQAM, et messieurs Patrick Beauchemin, directeur des technologies, et Sébastien Bernier, chargé de projets de chez Trigonix, sont venus présenter deux conférences :

  • Guide de gestion d’un projet de numérisation;
  • Numérisation : perspective d’un fournisseur expert.

Guide de gestion d’un projet de numérisation

C’est avec plaisir que nous avons écouté monsieur André Gareau nous exposer en détail les principaux éléments qui seront présentés dans le très attendu Guide de gestion d’un projet de numérisation, publications collaboratives d’universités québécoises, réunies au sein de la CRÉPUQ*.

Comme indiqué par monsieur Gareau, il ne s’agit pas d’un guide pour numériser, mais bien d’un outil qui illustre les démarches à entreprendre. Le guide inclut des grilles d’évaluation, des exemples, des référentiels techniques et d’autres éléments pertinents pour la gestion de projet de numérisation.

Parallèlement, le Guide clarifie les éléments à prendre en compte qui sont parfois mal évalués. En effet, la numérisation est souvent considérée comme une solution miracle : « C’est simple, on va chez Bureau en gros et on met les pages dans le numériseur… ». Monsieur Gareau rappelle que ce n’est pas aussi simple : « On est passé d’un modèle technologique lourd, couteux et compliqué à un modèle beaucoup plus accessible. Aujourd’hui, les appareils sont plus simples d’utilisation et sont à la portée de tout le monde dans les unités ». Conséquemment, on y voit naître un nouveau phénomène : la réalisation de projets de numérisation qui sont souvent effectués à partir d’appareils qui ne possèdent pas les fonctionnalités requises, qui ne respectent pas les normes (légales ou archivistiques) et qui ne sont pas approuvés par la direction ou le service d’archives et de gestion documentaire.

Le conférencier souligne que pour tous projets de numérisation, il faut d’abord veiller à définir qui va numériser; qu’est-ce qui va être numérisé et pour quelle finalité; quels processus de travail seront touchés; à quel endroit les documents seront préparés, numérisés, consultés; quelles seront les méthodes utilisées, le budget alloué (eh non, ce n’est pas gratuit!); à quelle date le projet débutera t-il et à quelle date sera-t-il terminé. Pour se faire, les archivistes doivent mettre en valeur leur expertise pour guider, conseiller et encadrer les services dans l’accomplissement de ces projets.

Monsieur Gareau ajoute que, bien qu’il y a quelques années à peine, il était impensable de faire de la numérisation de substitution, aujourd’hui, en matière de gestion documentaire, cela est devenu un enjeu stratégique. La notion de document est redéfinie et les archivistes ont un grand rôle à jouer au sein de leur organisme. Il faut collaborer avec les services, approuver ou refuser des projets. Mais attention, on ne doit pas devenir « la police de la numérisation »! Nous nous devons de donner une valeur ajoutée à notre offre de service en favorisant la réussite des projets.

Le conférencier nous indique que le Guide de gestion d’un projet de numérisation sera bientôt disponible. Pour ma part, j’ai bien hâte de faire dédicacer ma copie par monsieur Gareau au prochain congrès de l’AAQ!

Numérisation : perspective d’un fournisseur expert

Pour leur présentation, les deux invités de chez Trigonix ont complété avec brio les éléments abordés lors de la première conférence.

La conférence a débuté par une présentation sommaire de Trigonix. Puis, les conférenciers ont discuté des éléments à penser avant de se lancer dans un projet de numérisation, des erreurs à éviter et de la préparation pour les appels d’offres. Enfin, les aspects techniques de la numérisation (mode colorimétrique, résolution, indexation, limites technologiques, etc.) ont également été abordés.

6 questions à se poser avant d’amorcer un projet de numérisation :

  1. Comment les documents sont-ils constitués et utilisés?
  2. Que voulons-nous en faire une fois qu’ils seront numérisés?
  3. Quelle est notre infrastructure technologique pour nous supporter dans notre projet?
  4. Quelle quantité de documents est visée par la numérisation (faire des statistiques représentatives en estimant le nombre de pages à partir d’un échantillonnage aléatoire** et en calculant le coefficient de variation)?
  5. Quel type d’indexation est approprié pour notre projet de numérisation : automatique avec code à barres; avec la reconnaissance optique de caractères; manuelle avec liaison à une banque de données; manuelle avec entrée de 3-4 caractères et la suggestion de données; complètement manuelle (pour la numérisation de petit volume).
  6. Aurons-nous besoin d’avoir accès aux dossiers durant la numérisation? Si oui, quelle sera la procédure de requête (définir à l’avance qui fait quoi).

6 conseils pour réussir un projet de numérisation :

  1. Éviter d’amalgamer nos besoins et prendre son temps pour choisir les différentes technologies à acquérir : numériseur, logiciel, ordinateur, ressources externes, etc.
  2. Faire attention à la pensée magique et aux belles promesses de vente des fournisseurs de numériseurs. La technologie a évolué énormément, mais il ne faut pas trop s’y fier. Par exemple, la détection automatique des pages blanches ne réalise pas toujours un travail parfait. Il faut éviter de laisser les logiciels effacer automatiquement ces pages et privilégier le travail humain afin d’éviter la perte d’information. De même, le travail de contrôle de la qualité et de l’intégrité devrait également être fait par l’oeil humain. Également, on fait attention au retrait automatique des trous de perforation, car cela peut effacer certaines informations textuelles se trouvant à proximité. Il est donc préférable de les laisser, car nous risquons de perdre l’intégrité des documents et conséquemment, rendre impossible la numérisation de substitution.
  3. Ne pas appliquer le calendrier, mais plutôt se contenter de retirer les documents facilement identifiables qui représentent de gros volumes lors de l’épuration avant la numérisation.
  4. Bien choisir les paramètres techniques en fonction de l’utilisation souhaitée des fichiers (par exemple, une plus grande résolution pour la conservation permanente des fichiers, une résolution entre 400 et 600 ppp si nous souhaitons ajouter la ROC plus tard, etc.). Comme on ne sait pas comment sera la technologie dans le futur, vaut mieux numériser avec la plus grande qualité possible, puisqu’on ne peut pas revenir en arrière. Au besoin, on peut créer des fichiers de qualité moindre à partir de ces fichiers, mais l’inverse est impossible.
  5. Sensibiliser les usagers au fait que la qualité de la numérisation ne repose pas toujours sur la numérisation. Souvent, les documents originaux ne sont pas de bonne qualité. Pour se protéger, on ajoute un contour noir autour des images pour que les gens comprennent que nous ne sommes pas responsables des informations manquantes. Au besoin, on ajoute un filigrane pour indiquer que les documents sont illisibles ou on laisse une trace dans les métadonnées.
  6. Éviter de remettre en circulation les dossiers papier numérisés pour éviter le dédoublage.

7 conseils pour la rédaction d’un appel d’offres :

  1. Éviter le manque de clarté ou les termes flous, avoir des critères clairs et être cohérent. Il faut être précis et ne pas supposer que certains éléments vont être implicitement compris. Penser à structurer le texte et à ajouter des documents complémentaires comme des grilles d’évaluation.
  2. Démontrer que nous avons une démarche structurée, des personnes ressources pour nous épauler, des délais clairs et des modalités écrites.
  3. Penser à fournir une liste des documents à numériser avec l’appel d’offres.
  4. Offrir la possibilité de voir les documents à numériser.
  5. Éviter de demander un prix selon des paramètres indéterminables.
  6. Consulter le système d’appel d’offres du gouvernement pour en voir des exemples.

Nous remercions chaleureusement nos généreux conférenciers pour cette formation, qui, j’en suis certaine, a contribué à enrichir la collectivité archivistique!

*La CRÉPUQ est aujourd’hui devenu le Bureau de Coopération Interuniversitaire (BCI). 
**Les conférenciers spécifient que les échantillons de moins de trente ne sont pas fiables.

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