Le comité de gouvernance d’un projet de GID
Dans mon billet sur la planification du 26 mars dernier, je vous parlais de l’importance du comité de gouvernance dans un projet de GID. Rappelons pourquoi :
- Pour encourager l’implication et l’engagement de la haute direction
- Pour avoir un comité qui a le pouvoir de prendre des orientations et des décisions stratégiques pour le projet
Afin d’avoir une chance d’atteindre ces objectifs, le comité de gouvernance devrait être idéalement formé de personnes qui sont membre du comité de direction de l’organisme. Ainsi, les membres seront à même d’approuver les décisions prises dans le cadre du projet.
Avoir le soutien de la haute direction, qu’est-ce que cela veut dire?
Un comité engagé croit non seulement au projet, mais également à la philosophie du projet. Un projet de gestion intégrée des documents, c’est un changement de culture organisationnelle. Un tel changement doit être accompagné du leadership du comité de gouvernance. En bon français, il faut faire du top down. Les employés vont participer plus ou moins activement aux différentes étapes du projet, mais le changement culturel lui, devrait être amorcé du haut vers le bas. Pourquoi? Parce que si les gestionnaires ne croient pas au projet, cela devient un obstacle majeur puisque ce sont eux qui ont la mission d’être les leaders des mouvements évolutifs, des changements et de l’innovation dans les équipes de travail de l’organisme.
Comment faire de votre comité de gouvernance un comité impliqué?
À l’Agence des Laurentides, à la demande du président-directeur général, Marc Fortin, et de la coordonnatrice de la gestion de l’information, Mélanie St-Martin, nous avons lancé un comité de direction sans papier. Ce comité était la première équipe officielle dans l’implantation de la solution de GID. Les résultats? En trois semaines, les directeurs étaient autonomes et ce comité fonctionne maintenant sans papier depuis octobre 2012.
Quand est venu le temps de faire l’implantation par direction, les directeurs eux-mêmes étaient des utilisateurs depuis plusieurs mois. Voyez-vous l’avantage stratégique?
Le rôle du comité de gouvernance
Un rôle de décideurs, mais surtout, un rôle d’influence. Quelles décisions auront-ils à prendre?
- Approuver le cadre de référence du projet
- Réviser et approuver la politique de gestion intégrée des documents ainsi que les sous-politiques et procédures qui en découlent
- Informer et sensibiliser les employés des développements du projet à chaque rencontre du personnel
Cartographie des acteurs [1]
Il peut être utile de faire au préalable la cartographie des acteurs afin d’identifier ceux qui seront des leaders positifs pour le projet, ceux qu’il faudra convaincre et finalement, ceux dont il faudra chercher à diminuer l’influence négative.
- Acteurs porteurs: les sponsors, les relais
- Les partagés: ceux qui hésitent, à convaincre
- Les non concernés: ne se sentent pas visés
- Les opposants, les détracteurs: sont contre le projet
Donc, un comité à lancer dès l’approbation du projet pour augmenter de manière significative les indicateurs de succès!
[1] Tiré et inspiré par Méthode de conduite du changement / Autissier et Moutot. 2010.
Convergence AAQ 
Pour l’avoir expérimenté, un comité de gouvernance d’un projet de GID est essentiel dans le bon déroulement du projet mais j’ajouterais qu’en plus d’avoir une comité ayant un pouvoir décisionnel, de notre côté nous avons aussi opté pour un comité supplémentaire constitué d’employés des différents secteurs afin d’avoir l’heure juste de ce qui se passe sur le terrain. Cela a eu un grand impact puisque autrement les commentaires ne venaient jamais jusqu’à moi. Les principaux effets ont été de diminuer la grogne et la résistance et ainsi créer une « culture GID » à l’intérieur de l’entreprise. Ce n’est pas encore parfait mais l’on est sur la bonne voie. Merci pour vos articles sur la gestion du changement qui n’est pas assez abordée et qui est tellement représentatif de la réalité des archivistes d’aujourd’hui.
Merci pour votre commentaire! Vous avez raison a propos de la gestion du changement, elle n’est pas assez prise en compte!