Dématique et SAE (3) : GED vs. SAE ?

De nombreux pendants peuvent être faits entre archivage traditionnel et archivage électronique, démontrant, là encore clairement, que nous soyons bien dans une continuité nécessairement soumise à évolution. Ainsi, la diplomatique est-elle plus que jamais présente afin de vérifier la validité des formats de fichiers, de l’intégrité des données, de la validité des signatures électroniques… La cryptographie elle-même n’est en rien nouvelle dans ses principes. Les systèmes de clés ne sont jamais que les héritières des chartes parties et le chiffrement de données est vieux comme l’Histoire.

Il est intéressant de constater que les différences archiviste vs. documentaliste…

DOCUMENTALISTE	ARCHIVISTE
Dossiers de copies	Dossiers d’originaux
Mise-à-jour des dossiers	Respect des fonds
Toutes origines	Notion de producteur
Toutes provenances	Notion de versement
Pas de règles de gestion	Notion de conservation
Valeur uniquement informationnelle	Valeur probatoire et patrimoniale

… se retrouvent dans l’opposition système de gestion électronique de documents (GED) vs. système d’archivage électronique (SAE).

SYSTÈME DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)	SYSTÈME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE)
Permet la modification des documents (gestion des versions)	Empêche la modification des documents
Permet la destruction des documents par leurs auteurs	Empêche la destruction de documents, en dehors d’un contrôle strict soumis à validation
Peut comporter la gestion de délais de conservation	Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des délais de conservation
Peut comprendre une structure organisée de stockage sous le contrôle des utilisateurs	Comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement pour la conservation et le stockage, gérée par l’administrateur du système
Est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires	Peut faciliter les tâches quotidiennes, mais est surtout destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents à valeur probatoire de l‘organisme

Mais plutôt que de les opposer, il est de l’intérêt de la bonne gouvernance de l’information de les associer étroitement, surtout sur un cycle de vie des données qui puisse être très long, voire infini. Et en cela, la théorie des trois âges reste d’actualité, par des stratégies de conservation légale et patrimoniale des données fluctuantes au cours du cycle de vie. On y ajoutera même un pré-âge correspondant à la vie du document avant sa finalisation, qui corresponde réellement, selon moi, au démarrage de l’état d’archive, celle-ci ne devant par la suite pas pouvoir être modifiée et modifiable, seul moyen d’en assurer son intégrité.

Prenons une donnée dont la durée d’utilité administrative (DUA) soit de soixante ans, avec un sort final « à conserver » ad vitam aeternam. Hors, d’un point de vue légal, le risque majeur se produirait dans les cinq premières années. Un SAE spécifique à chaque âge s’avère donc des plus pertinents. Pour schématiser, une GED sera utilisée pour le travail collaboratif, le document n’étant pas encore forcément finalisé, et pour une consultation plus aisée de la copie de la donnée. Le (ou les) SAE servira à la conservation à valeur probatoire des originaux et à la conservation patrimoniale.

C’est donc au seul SAE que la présente étude portera les semaines à venir.