GED

Dématique et SAE (3) : GED vs. SAE ?

De nombreux pendants peuvent être faits entre archivage traditionnel et archivage électronique, démontrant, là encore clairement, que nous soyons bien dans une continuité nécessairement soumise à évolution. Ainsi, la diplomatique est-elle plus que jamais présente afin de vérifier la validité des formats de fichiers, de l’intégrité des données, de la validité des signatures électroniques… La cryptographie elle-même n’est en rien nouvelle dans ses principes. Les systèmes de clés ne sont jamais que les héritières des chartes parties et le chiffrement de données est vieux comme l’Histoire.

Il est intéressant de constater que les différences archiviste vs. documentaliste…

DOCUMENTALISTE

ARCHIVISTE

Dossiers de copies

Dossiers d’originaux

Mise-à-jour des dossiers

Respect des fonds

Toutes origines

Notion de producteur

Toutes provenances

Notion de versement

Pas de règles de gestion

Notion de conservation

Valeur uniquement informationnelle

Valeur probatoire et patrimoniale

… se retrouvent dans l’opposition système de gestion électronique de documents (GED) vs. système d’archivage électronique (SAE).

SYSTÈME DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

SYSTÈME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE)

Permet la modification des documents (gestion des versions)

Empêche la modification des documents

Permet la destruction des documents par leurs auteurs

Empêche la destruction de documents, en dehors d’un contrôle strict soumis à validation

Peut comporter la gestion de délais de conservation

Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des délais de conservation

Peut comprendre une structure organisée de stockage sous le contrôle des utilisateurs

Comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement pour la conservation et le stockage, gérée par l’administrateur du système

Est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires

Peut faciliter les tâches quotidiennes, mais est surtout destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents à valeur probatoire de l‘organisme

Mais plutôt que de les opposer, il est de l’intérêt de la bonne gouvernance de l’information de les associer étroitement, surtout sur un cycle de vie des données qui puisse être très long, voire infini. Et en cela, la théorie des trois âges reste d’actualité, par des stratégies de conservation légale et patrimoniale des données fluctuantes au cours du cycle de vie. On y ajoutera même un pré-âge correspondant à la vie du document avant sa finalisation, qui corresponde réellement, selon moi, au démarrage de l’état d’archive, celle-ci ne devant par la suite pas pouvoir être modifiée et modifiable, seul moyen d’en assurer son intégrité.

Prenons une donnée dont la durée d’utilité administrative (DUA) soit de soixante ans, avec un sort final « à conserver » ad vitam aeternam. Hors, d’un point de vue légal, le risque majeur se produirait dans les cinq premières années. Un SAE spécifique à chaque âge s’avère donc des plus pertinents. Pour schématiser, une GED sera utilisée pour le travail collaboratif, le document n’étant pas encore forcément finalisé, et pour une consultation plus aisée de la copie de la donnée. Le (ou les) SAE servira à la conservation à valeur probatoire des originaux et à la conservation patrimoniale.

C’est donc au seul SAE que la présente étude portera les semaines à venir.

Cycle de vie

Une réflexion sur “Dématique et SAE (3) : GED vs. SAE ?

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s