Courriels/Gouvernance/Politique

La destruction automatique de courriels

ArobaseCet été, les employés du constructeur automobile Daimler en Allemagne pouvaient choisir de revenir de vacances et retrouver leur boîte de courriel pratiquement vide. Cette nouvelle a circulé abondamment en Europe, notamment dans le Financial Times et le BBC Magazine.

Dans le but de soutenir un programme de recherche du gouvernement allemand ayant pour but d’identifier des moyens d’équilibrer et concilier travail et vie personnelle, le constructeur automobile allemand Daimler a décidé de mettre en place une mesure pour le moins innovatrice qu’elle a intégrée dans sa politique de gestion des courriels : l’autodestruction des courriels reçus lorsqu’un employé est en vacances.

La mesure qui, on conviendra, peut faire frémir plus d’un archiviste se précise… Un employé qui par en vacances a la possibilité d’appliquer cette mesure en avisant ses correspondants, dans le texte de réponses automatiques du message d’absence du bureau et en activant les règles à cet effet pendant ladite période. Le message d’absence qu’une personne recevra serait donc semblable à celui-ci:

Je suis actuellement en vacances. Je ne peux lire votre courriel. Votre courriel sera autodétruit. En cas d’urgence, veuillez s’il vous plaît communiquer avec Hans ou Julia, ou me transmettre ce courriel à nouveau à mon retour au bureau. Danke Schoen.

Cette mesure optionnelle est offerte aux quelques 100 000 employés allemands de Daimler, un des plus gros manufacturiers du secteur de l’automobile. Ceux qui choisissent cette option reviennent donc de vacances avec une boîte de courriel vide, ou presque. Selon le porte-parole de Daimler, 99% des personnes qui ont reçu le message automatisé d’absence après avoir envoyé un courriel à un employé de Daimler ont dit ne pas être offusqués par cette mesure.

Ainsi donc, Daimler suit les traces de la mesure mise en place par Volkswagen en 2011 d’appliquer sa politique de fermeture des systèmes de messagerie Blackberry en dehors des heures de travail. Les employés reçoivent donc uniquement des courriels entre des plages horaires fixes.

Ces mesures ont un seul but, l’équilibre entre le travail et la vie personnelle. Monsieur Wilfried Porth, membre du conseil d’administration de Daimler, indiquait au Financial Times « Nos employés devraient se reposer pendant leurs vacances et ne devraient pas consulter ou lire de courriels reliés au travail ». Les résultats d’une enquête publiée dans le Daily Mail indiquent que plus de la moitié des gens consultent leurs courriels pendant leurs vacances.

La destruction des courriels reçus constitue une avenue parmi d’autres. Nos collègues des TI pourraient envisager de simplement bloquer les courriels entrant d’une personne en vacances; un employé pourrait aussi simplement mettre en place une règle redirigeant les courriels à un collègue. Mais il pourrait y en avoir d’autres. Chaque solution comporte ses avantages et ses inconvénients qu’il faut mesurer afin de retenir celle qui convient le mieux à l’organisation. Ce n’est pas nécessairement la meilleure.

Une tendance serait-elle sur le point de prendre place? En tant qu’archiviste, recommanderiez-vous une telle pratique pour l’inclure dans la politique de gestion des courriels de votre organisation?

2 réflexions sur “La destruction automatique de courriels

  1. Pingback: Convergence change de peau | Convergence

  2. Pour ma part, je trouve cette idée brillante (avec quelques bémols). En effet, je vois des gens de retour après 3-4 semaines de vacances qui peinent avec des centaines de courriels à trier; ils en ont souvent pour des heures, parfois des jours! De quoi hésiter à partir en vacances! Pire, d’autres encore prennent leurs messages durant leurs vacances afin de ne pas trop en avoir à leur retour. Quelles vacances! On traîne son travail jusque dans ses vacances. Pas tellement reposant.
    Il y a une foule de propositions que les archivistes peuvent indiquer lors de la mise en place de leur politique sur la gestion des courriels dans les organisations. Cela pourrait facilement en faire partie.

    Natalie B.

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