Théorie et principes

Le principe de provenance à l’épreuve des TIC : le témoignage d’une archiviste

Dans les premiers mois de l’année 2014, j’ai sollicité cinquante archivistes québécois afin de recueillir leurs avis sur les principes de l’archivistique contemporaine. L’objectif visé par cette démarche était de représenter le point de vue du milieu professionnel du Québec sur la pertinence des principes fondamentaux à l’ère des technologies de l’information et des communications (TIC). Les résultats de cette modeste enquête ont été présentés lors des 14e Journées des archives de Louvain-la-Neuve (Belgique) le 25 avril 2014. Le texte de cette présentation sera publié dans les actes de ces Journées, actes qui seront disponibles au printemps 2015. Bien entendu, cette enquête ne prétend pas à l’exhaustivité, le rêve que caresse tout intellectuel qui se penche sur une problématique, mais les réflexions de mes collègues, j’en suis convaincu, s’avèrent un excellent indicateur de la pensée archivistique telle qu’elle est véhiculée au Québec en ces temps de mutation technologique.

Pour compléter ce texte à paraître, j’ai proposé à quelques collègues de publier leurs témoignages sur ce blogue. Aujourd’hui, je vous présente les réflexions personnelles de Cynthia Couture, de l’Université du Québec à Montréal, sur le principe de provenance. Je la remercie d’ailleurs d’avoir accepté de briser la glace… et d’avoir permis la diffusion de ses propos sur ce blogue. Les réflexions d’autres collègues seront publiées dans le cours des prochains mois.

Voici une version partielle de la question à laquelle madame Couture a eu la gentillesse de répondre dans le cadre de cette enquête :

  • « Dans l’environnement numérique dans lequel nous baignons depuis quelques années, ce principe a-t-il encore sa place dans nos pratiques ? Les notions de provenance et de fonds sont-elles toujours opérationnelles dans le cadre de l’élaboration et de la mise en œuvre de systèmes de gestion intégrée des documents et des archives dans nos organisations ? Bref, la nature même des documents numériques nous oblige-t-elle à repenser ce principe fondamental de notre discipline ? »

Cynthia Couture

Pour citer Michel Duchein [1] à propos du principe de provenance : « Il est plus facile de l’énoncer que de le définir et de le définir que de l’appliquer ». Chacun peut donc avoir son idée sur le sujet et de nombreux débats sont probablement encore à venir.

Il n’en reste pas moins que le principe de provenance constitue toujours l’assise théorique, le « fondement » de notre profession, tout simplement parce son application, qui implique de conserver les documents selon leur provenance, et dans l’ordre dans lequel ils ont été créés, permet de préserver de façon optimale le contexte de création de ces documents et nous permet d’en comprendre le sens. L’importance de ce contexte de création est de plus en plus pris en considération dans nos administrations, du simple fait que l’on se rend compte à quel point il est essentiel, par exemple pour la reddition des comptes. À preuve toute l’importance accordée aux métadonnées ces dernières années.

Comme toute chose, il faut seulement le faire évoluer en tenant compte des nouvelles réalités. Dans le contexte actuel, il faut donc seulement en adapter l’application en tenant compte des particularités reliées aux documents numériques, mais également de l’évolution de nos pratiques en matière d’organisation de l’information, et notamment des principes mentionnés dans la norme ISO 15489 sur la gestion des documents.

J’illustrerai mon propos par deux exemples que je considère comme une évolution du principe ou des ajouts au principe de base qui ont pu être constatés concrètement lors de l’application concrète dudit principe :

1er degré du principe de respect des fonds : privilégier une approche maximaliste

Une approche de nature plus maximaliste me semble davantage appropriée dans la constitution du fonds d’archives. On considérera l’institution dans l’ensemble comme un fonds d’archives, plutôt que de considérer chacun des services comme créateur de son fonds d’archives (ce qui serait plus minimaliste comme approche).

L’approche maximaliste est toute indiquée pour réaliser l’implantation d’un système de classification institutionnel conforme à la norme ISO 15489, qui implique que la classification doit être fondée sur les activités d’un organisme, plutôt que sur les services ou les individus. Cette structure commune sera par la suite adaptée en fonction des besoins de chacun des services.

2ème degré du principe de respect des fonds : importance de l’intervention en amont

L’importance de conserver les documents dans l’ordre dans lequel ils ont été créés est devenu un élément important, voire essentiel, dans les administrations, tout simplement parce que cet ordre permet de comprendre de façon optimale le contexte de création des documents et leur donner tout leur sens.

L’avènement des documents numériques, la décentralisation de leur création et de leur conservation, le tout ajouté à la croissance exponentielle du volume de documents créés et conservés, ajoutent un élément supplémentaire au principe, en indiquant que non seulement ils doivent être conservés à leur emplacement d’origine mais en plus, pour préserver ce contexte essentiel, il faut intervenir en amont, soit avant même que les documents ne soient créés, pour permettre ultimement de comprendre et témoigner (souvent à des fins légales, mais également à des fins administratives ou historiques) de l’activité qui a engendré leur création.

En résumé, le principe de provenance demeure à mon avis tout à fait d’actualité et la pratique de son application concrète a même permis de le faire évoluer et d’y ajouter des éléments supplémentaires.

 

[1] Duchein, Michel (1977). « Le respect des fonds en archivistique : principes théoriques et problèmes pratiques ». La Gazette des archives, 97 : pp. 71 96

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