Théorie et principes

Dématique et SAE (8) : Le Contrôle scientifique et technique (CST)

Dans la sphère publique, des organismes dédiés sont en charge de la définition des règles archivistiques applicables à l’ensemble des administrations publiques, mais aussi d’organismes privés assurant des tâches publiques par délégation.

En outre, le Service interministériel des Archives de France (SIAF) délivre des agréments comme tiers-archiveur de données électroniques publiques actives et semi-actives (espérons cependant que les réussites de systèmes d’archivage électronique [SAE] régionaux, départementaux, de syndicats ou locaux – que je ne nommerai pas ici, afin de rester neutre et impartial et de ne susciter aucune jalousie par omission au profit des uns ou des autres – ouvriront ces agréments aux archives définitives) à des organismes privés, mais aussi publics (syndicats intercommunaux devenant de facto tiers-archiveurs pour le compte de leurs adhérents). Aussi contraignants qu’ils puissent paraître, ces agréments sont un excellent garde-fou dans un domaine où le moindre manque de rigueur et de vigilance peut entraîner perte de données, perte de l’intégrité de leur contenu et de leur validité, accès frauduleux aux données…

Au titre du contrôle scientifique et technique (CST) de l’État, le SIAF et, par délégation de compétences, les directeurs des Archives départementales (AD) ou des Archives régionales (AR) ont pour tâche de contrôler, par audits, le bon fonctionnement des SAE, tant fonctionnellement que techniquement. Il faut donc leur octroyer l’ensemble des droits relatifs à la vision de ce qui s’y passe et non les droits relatifs aux actions possibles. C’est là tout le sens de l’acteur Contrôleur défini par le Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA). Le Service contrôleur doit donc accéder :

  • à la liste des transferts entrants non conformes
  • à la liste des transferts entrants à traiter
  • à la liste de l’ensemble des transferts entrants
  • à la liste des demandes de communications
  • à la liste des demandes d’éliminations
  • à la liste des demandes de restitutions
  • à la listes de l’ensemble des transferts sortants
  • aux menus d’administration

Le CST doit aussi être réglementairement et impérativement intégré à divers processus :

  • dans le cadre des demandes de communications, il doit être intégré dans le cas de demandes de données non communicables, mais que le Service producteur puisse considérer, sur avis motivé, comme communicables au Service demandeur, sous réserve de validation finale par le CST
  • dans le cadre des demandes d’éliminations de données, le visa du CST est obligatoire avant toute destruction, après vérification que les durées d’utilité administrative (DUA) soient bien échues et que le sort final soit bien à détruire. Ce contrôle permet aussi au CST, sur avis motivé, d’imposer éventuellement, quand bien même les prérequis soient respectés, une conservation sine die voire ad vitam aeternam de données à titre intellectuel, scientifique, conservatoire, ou patrimonial, anticipant, entre autres, des besoins statistiques, de recherches…

Bien que le cadre légal impose ce CST à la sphère publique, le secteur public aurait tout intérêt à se doter de structures identiques, internes aux entreprises, pour ces mêmes raisons de sécurisation de gestion des données tout au long de leur cycle de vie. Naviguant désormais entre public et privé, de par mon expérience professionnelle, et plus encore dans quelque temps comme certains le constateront peut-être, je n’hésite pas à dire que le Public ait à transmettre sa pratique de rigueur des processus archivistiques au Privé, tandis que le Privé puisse inculquer un pragmatisme de gestion des systèmes d’information au Public.

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