Théorie et principes

Dématique et SAE (9) : Les acteurs

La conception et l’administration d’un système d’archivage électronique (SAE) requiert la synergie entre de nombreux acteurs, aux compétences métiers très diverses, mais aux complémentarités incontournables. Nous considérerons conjointement les cas d’archivage internalisé et ceux d’archivage externalisé.

Le Service d’archives (SA) ou de tiers-archivage (STA) est naturellement au cœur de l’organisation, avec deux composantes hiérarchiques. Il assure la sensibilisation à l’archivage électronique et la coordination du projet, ainsi que la formation des utilisateurs.

  • L’Autorité d’archivage (AA) ou de tiers-archivage (ATA) est responsable de l’ensemble des prestations rendues par le SAE. Cette fonction est exercée par un Archiviste expert en dématique®, ayant la responsabilité des données des SAE sous son autorité (ou gérés contractuellement dans le cadre de tiers-archivage). Il est rappelé que le changement de statut des données (d’archives actives ou semi-actives en archives inactives), tout au long de leur cycle de vie, puisse conduire à un transfert de celles-ci vers d’autres SAE, impliquant un changement d’AA ou d’ATA et la déresponsabilisation juridique de l’ancien dépositaire. Il en va de même dans les cas de restitutions partielles ou définitives. N’intervenant pas directement sur les opérations, l’AA ou l’ATA a techniquement recours à ses OA ou à ses OTA pour la mise en œuvre de tout ou partie du SAE. En tout état de cause, c’est l’AA ou l’ATA qui soit responsable.
  • L’Opérateur d’archivage (OA) ou de tiers-archivage (OTA) désigne l’Archiviste exploitant tout ou partie du SAE, dans sa mise en place et dans sa mise en œuvre, conformément aux exigences édictées par l’AA ou par l’ATA. Cette entité opère dans un cadre hiérarchique. Il exerce directement les tâches archivistiques courantes (conversions de formats, changements de durée d’utilité administrative [DUA], de sort final ou de durée de communicabilité…).
Exemple d'organisation relationnelle d'un service de tiers-archivage (Navaho SAS)

Exemple d’organisation relationnelle d’un service de tiers-archivage (Navaho SAS)

Le Chef de projet informatique est chargé de mettre en œuvre le SAE, de l’interfacer avec les infrastructures internes et externes et de l’intégrer au système d’information (SI) de l’organisme. Evoquons aussi, pour le maintien technique et pour la sécurité des infrastructures : l’Ingénieur système sécurité et réseaux (ISSR), le Directeur des opérations (DOp), les ingénieurs système, les responsables des centres de données…

Le Service juridique s’assure de l’exhaustivité des contrats passés avec des prestataires quant à leurs clauses de responsabilité, de confidentialité, de sécurité, d’intégrité, d’accès, d’assurances et de réversibilité.

Le Responsable qualité et environnement (RQE) gère les documents types et les formulaires et il aide à clarifier les processus et à rédiger les procédures. Il met au point, avec les services concernés, des procédures de contrôle, conformes aux normes de qualité et d’homologation légales, et il définit le type de contrôles et de tests à effectuer régulièrement.

Le Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels ou le Correspondant informatique et libertés (CIL), pour la France, veille en toute indépendance, en dehors de toute hiérarchie, au respect de la réglementation sur la protection des données à caractère personnel (DCP) et à l’accès sécurisé et contrôlé aux données.

Le Chef de produit réalise le suivi de la solution de SAE au sein de l’éditeur ou de l’opérateur, de sa conception à son exploitation, et assure les développements correctifs ou évolutifs.

Le Chef de projet réalise le suivi de la solution de SAE au sein de l’organisme utilisateur ou auprès dudit organisme dans le cas de tiers-archiveurs, du déploiement du SAE à sa mise en exploitation, assurant l’intégration des spécificités fonctionnelles et techniques définies par l’organisme ou par le client.

Le Gestionnaire de service (dans le cadre de l’externalisation de l’archivage) réalise et assure l’assistance et le support technique auprès des clients, en vue de prévenir et de résoudre des problèmes techniques, d’exploitation et d’entretien, par le traitement de questions et par l’apport de solutions techniques, selon des impératifs de qualité et de délais. Il prend le relais du Chef de projet au moment de la mise en exploitation du SAE.

L’Administrateur désigne l’utilisateur assurant l’exploitation fonctionnelle de l’ensemble du SAE, ainsi que la gestion des utilisateurs du SAE, au sens de leurs droits d’accès.

Les Utilisateurs de l’organisme agissent à divers titres, en tant que :

  • Service producteur (SP) : entité ayant initialement reçu ou produit les données transférées et qui en soit « propriétaire ». Le SP est, chronologiquement, la première AA, dès lors que l’on se situe au niveau des archives actives. Ensuite, le SP devient, en principe, le SV. Si le SP a disparu ou si certaines de ses missions ont été confiées à d’autres services, c’est le service ayant récupéré ses missions qui soit considéré comme SP et qui endosse, à ce titre, les obligations et les responsabilités y afférent.
  • Service versant (SV) : entité qui verse un paquet de données sur le SAE.
  • Service demandeur (SD) : entité tierce autorisée à consulter des données produites par un autre service, dans le respect de la législation applicable en matière de communication d’archives ou par dérogation.

Le Contrôle scientifique et technique (CST) désigne l’entité habilitée, par les textes législatifs et réglementaires en vigueur, à contrôler les Archives publiques. La fonction de contrôleur est ainsi exercée par le service contrôlant la manière dont les AA ou dont l’ATA s’acquittent de leur mission (création, transfert, conservation, communication, administration). Les contrôleurs bénéficient d’un accès obligatoire aux SAE et sont impérativement intégrés dans les circuits de validation des demandes d’élimination et pour les demandes de dérogation de communication de données. Ce type d’entité devrait être intégré de la même façon dans le domaine privé, via le RQE notamment.

L’Usager désigne l’utilisateur extérieur autorisé à consulter des données produites par un organisme, via des portails d’accès public, dans le respect de la législation applicable en matière de communication d’archives et d’accès aux données administratives.

Il va de soi que, bien que non indiqué ici, un acteur incontournable est la Direction générale ou les plus hautes instances de l’organisme, sans l’appui actif et inconditionnel desquels les projets de SAE soient amenés à échouer !

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s