Formation/Profession

Dématique et SAE (10) : La Formation des archivistes

Le retard, en France comme au Québec, est considérable en matière de dématérialisation des procédures administratives, de bout en bout du cycle de vie des documents (données nativement numériques ; conversion en formats pérennes des documents finalisés, tel le PDF/A ; validations par signature électronique de chacune des parties, internes ou externes, via des parapheurs électroniques ; transfert des lots scellés et horodatés dans des SAE de conservation à valeur probatoire, assurant intégrité des données et sécurité des accès ; élimination des lots à durée d’utilité administrative [DUA] échue sur chacun des supports de stockage redondés ; conservation ad vitam aeternam sur des SAE de conservation à valeur patrimoniale).

Ce retard se retrouve d’autant plus dans une communauté archivistique ayant jusqu’alors plus eu le souci de la numérisation d’archives historiques pour diffusion, voire pour préservation de l’information. Démarches certes louables, mais peut-être luxueuses en finalité… En effet, il faut tendre à la dématérialisation sans aucun passage papier (ou autre) des données d’activité, favorisant réduction des coûts (stockage), des durées des procédures, gestion plus souple tout au long du cycle de vie et même sécurisation plus forte (à condition de respecter l’état de l’art et de faire évoluer les solutions régulièrement). C’est donc en amont, dès la création des données, que doivent se positionner les archivistes (comme ils ont pu le faire, pour le format papier, au sein des missions des Archives nationales [MAN] près les ministères, en France, à partir des années 1980), repositionnement plus central où l’archiviste a à définir des processus et apporte toute sa rigueur naturelle à un environnement qui ne souffre d’aucune faille sécuritaire. L’archiviste se retrouve dès lors analyste fonctionnel et qualiticien, avec des portées environnementales, voire sur la sécurité des systèmes d’information (SSI), apports précieux à une époque où les certifications sont vecteurs de crédibilité pour les entreprises ou pour les organismes.

Cela étant, des formations n’ayant en définitive lieu que l’avant-dernière voire la dernière année de cursus ne sauraient prétendre à former des archivistes hybrides maîtrisant pleinement l’état de l’art face aux populations qu’ils soient désormais amenés à côtoyer professionnellement (décideurs, informaticiens, techniciens, juristes, commerciaux, clients et usagers). Après analyse de toutes les formations des deux pays évoqués supra et pour une harmonisation des cursi québécois et français, le découpage suivant pourrait être applicable sur cinq ans, avec un Baccalauréat de trois ans (Licence) consacré aux fondamentaux de la documentation, de l’archivistique, de l’informatique, du Droit, de la gestion de service et de la pratique administrative (très développée au Québec, ce qui soit heureux)…

2 années généralistes

  • Histoire :
    • histoire antique
    • histoire médiévale
    • histoire moderne
    • histoire contemporaine
    • histoire du Québec et du Canada
    • histoire des institutions
  • Documentation :
    • catalogage
    • indexation
    • recherche documentaire
  • Informatique :
    • outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations…)
    • utilisation d’Internet (recherches en ligne, initiation à la conception et à la gestion de sites Internet)
  • Pratique administrative :
    • gestion de service
    • droit administratif
    • gestion comptable
    • initiation à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE, qualité, environnement)

1 an de spécialisation archivistique

  • Histoire des archives
  • Paléographie
  • Fondamentaux archivistiques :
    • collecte
    • classement
    • conservation
    • communication
  • Droit des Archives
  • Normes de description :
    • ISAAD/G
    • EAD
    • ISAAR/CPF
    • EAC

… suivi d’une Maîtrise en deux ans (Master en bon français de France…) apportant une spécialisation poussée des nouvelles technologies de l’information et des communications et de l’archivage électronique.

1 an de spécialisation sur les NTIC

  • Informatique :
    • principes de codage
    • GED et SAE
    • numérisation
  • Techniques de stockage :
    • les différentes technologies de stockage
    • détail des technologies et classement par type
  • Confiance numérique :
    • cryptographie
    • signature électronique
    • horodatage

1 an de spécialisation sur l’archivage électronique (avec réalisation d’un projet en rapport)

  • Fondamentaux de la dématique :
    • acteurs et processus
    • définitions et positionnement de l’archivage électronique
    • contraintes liées à la dématérialisation et à l’archivage électronique
    • organisation des données
    • méthodologie et architectures techniques génériques
  • Normes et certifications
    • le monde de la normalisation
    • les métadonnées
    • référentiel et méthodes de certification
  • Aspects juridiques :
    • éléments de base
    • les liens juridiques, techniques et organisationnels
    • les données à caractère personnel (DCP)
  • Gestion de projets :
    • comment aborder un projet de dématérialisation ou d’archivage numérique
    • comment conduire un projet d’archivage
    • détail de la politique d’archivage (PA) et des déclarations de pratique d’archivage (DPA)
    • comment et pourquoi gérer une solution d’archivage (SAE)
    • conduite du changement dans les projets de dématérialisation
    • le positionnement des tiers-archiveurs
  • Aspects économiques :
    • rationalisation des coûts
    • mutualisation des moyens et des ressources
    • comment vendre le projet (pas de gains, mais des coûts de chicane évités)
  • Prise en compte du risque :
    • analyse du risque
    • sécurité des systèmes et des infrastructures
    • assurances

Un tel cursus permettrait d’acquérir l’ensemble des bases aux techniciens archives qui s’arrêteraient au Baccalauréat de trois ans, les destinant à être d’excellents opérateurs d’archivage (OA) ou opérateurs de tiers-archivage (OTA), ainsi que de mieux armer les cadres archivistes, titulaires d’une Maîtrise, pour affronter la dématique® et se l’approprier, devenant quant à eux de solides autorités d’archivage (AA) ou autorités de tiers-archivage (ATA).

C’est fort de l’acquisition de ces nouveaux savoirs numériques et de ceux qui lui soient originellement propres que l’archiviste de formation puisse en outre s’engager dans une myriade de carrières plus innovantes les unes que les autres. Au carrefour de l’information, il s’engagera tour à tour ou consécutivement dans la transmission, l’exploitation, la conception ou la qualité des données.

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