Préservation et conservation

Dématique et SAE (12) : Évolution des intervenants dans un contexte de tiers-archivage

Il s’agit ici de présenter les fonctions des composantes ou des entités sur lesquelles repose et s’organise l’archivage électronique sécurisé. Le descriptif qui suit vise à présenter les intervenants sous l’angle fonctionnel dans un processus d’archivage électronique. Juridiquement, une ou plusieurs fonctions peuvent être mises en œuvre par une même personne juridique. Les illustrations sont dans un contexte français.

1. L’Autorité d’archivage (AA) et l’Autorité de tiers-archivage (ATA)

L’Autorité de tiers-archivage est responsable de l’ensemble des prestations rendues par le Service de tiers-archivage électronique. En conséquence, l’Autorité de tiers-archivage est la clé de voûte de l’archivage électronique sécurisé. L’Autorité de tiers-archivage a techniquement recours à des Opérateurs de tiers-archivage pour la mise en œuvre de tout ou partie du SAE.

AutoriteArchivage

Il est rappelé que le changement de statut des données selon leur âge (archives actives, archives semi-actives, archives historiques) conduise à un transfert de celles-ci vers une autre Autorité d’archivage ; ce qui implique un changement d’Autorité d’archivage. Dans ce cas, l’Autorité d’archivage initiale est regardée comme un Service versant.

2. L’Opérateur d’archivage (OA) et l’Opérateur de tiers-archivage (OTA)

L’Opérateur de tiers-archivage désigne l’entité exploitant tout ou partie du SAE dans sa mise en place et dans sa mise en œuvre, conformément aux exigences édictées par l’Autorité de tiers-archivage. Cette entité opère dans un cadre hiérarchique. En tout état de cause, quelle que soit l’organisation opérationnelle adoptée, ce sont l’autorité d’archivage ou l’Autorité de tiers-archivage qui sont responsables.

3. Le Service producteur (SP)

Le Service producteur désigne l’entité ayant initialement reçu ou produit l’archive et en étant propriétaire. Le Service producteur est chronologiquement la première Autorité d’archivage dès lors qu’on se situe au niveau des archives actives. Ensuite, le Service producteur devient, en principe et en sus, le Service versant. Si le Service producteur a disparu ou si certaines de ses missions ont été confiées à d’autres services, le service ayant récupéré ces missions est considéré comme étant le Service producteur et c’est lui qui endosse à ce titre les obligations et les responsabilités afférentes. Par ailleurs, le Service producteur et le Service Archives peuvent être assurés par une même personne juridique. Tel est le cas, par exemple, au sein d’un même département. Ces deux fonctions peuvent également être distinctes. Il en va ainsi, par exemple, dans le cas d’un établissement public à compétence intercommunale (EPCI), chargé de la gestion du service Archives de plusieurs communes, ces dernières étant des Services producteurs distincts.

4. Le Service versant (SV)

Le Service versant désigne l’entité transférant un paquet d’informations à une Autorité d’archivage, via le SAE.

ServiceVersant

L’Autorité de tiers-archivage peut être Service versant. Ceci est notamment le cas dans l’hypothèse où le changement d’âge de l’archive de semi-active en historique implique un changement d’Autorité d’archivage par transfert en archivage historique.

5. Le Service contrôleur (SC)

Le Service contrôleur désigne l’entité habilitée par les textes législatifs et réglementaires en vigueur à contrôler les Archives publiques. La fonction de Service contrôleur est ainsi exercée par les Archives départementales de tutelle des collectivités territoriales (CT) adhérentes du SAE, qui contrôlent la manière dont l’Autorité de tiers-archivage s’acquitte de sa mission (conservation sécurisée, communication des données, versement en archivage définitif, administration).

ServiceControle

Dans le cadre de l’archivage électronique, le Service contrôleur bénéficie d’un accès au SAE.

6. Le Service demandeur (SD)

Le Service demandeur désigne toute entité (physique ou morale) tierce autorisée à consulter les données conservées par l’Autorité de tiers-archivage, dans le respect de la législation applicable en matière de communication des archives. Le Service producteur, le Service versant et le Service Archives ne sont pas considérés comme Service demandeur dans le cas de consultation d’archives reliées à des accords de versements (contractualisant Service versant + Service Archives) et à des contrats d’archivage (ajoutant le Service producteur à cette contractualisation) dont il est lui-même partie contractante.

7. Schéma récapitulatif

Le schéma infra synthétise les différents intervenants dans le processus d’archivage électronique.

SAE_Intervenants

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