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Dématique et SAE (15) : La Fonction versement (2) – Préparation du lot par le Service producteur

Le sous-processus est sous la responsabilité du Service producteur, jusqu’au verrouillage du bordereau de transfert, la suite du sous-processus étant alors sous la responsabilité du Service versant.

FonctionVersement_Preparation_Synthese

Prérequis à l’opération :

  • le Service producteur et le Service Archives ont spécifié ensemble les conditions d’archivage, de versement (accord de versement) et de restitution associées aux données objet du processus d’archivage et ils ont établi ensemble un tableau de gestion recensant ces règles, ainsi que leurs responsabilités respectives, au sein d’une déclaration de pratique d’archivage (DPA)
  • le Service producteur a développé ou a fait développer les outils lui permettant d’extraire de l’application et de mettre en forme les données candidates à l’archivage.
Synthèse détaillée du sous-processus de préparation du lot

Synthèse détaillée du sous-processus de préparation du lot

1. Extraction du contenu d’information à archiver et des métadonnées associées et mise en forme de ces éléments

Le Service producteur spécifie dans l’application source les données devant faire l’objet de l’archivage.

Il extrait les fichiers objet de l’archivage de l’application source.

Il convertit, si nécessaire, ces fichiers dans un format répondant aux exigences de pérennité définies par le Service Archives (le format PDF/A étant préconisé par défaut) et il stocke ces fichiers dans un espace temporaire.

Il extrait les métadonnées métier correspondantes de l’application source.

Le paquet d’information versée (PIV) est constitué d’un fichier <XML> de transfert SEDA ou équivalent (bordereau de transfert) et d’un fichier <ZIP> ou <TAR.GZ> regroupant les pièces jointes. Les empreintes des pièces jointes sont dans le bordereau de transfert.

L’opération peut être réalisée soit manuellement, à l’aide de fonctions d’export mises à la disposition d’un administrateur, soit automatiquement par le système, sans intervention humaine.

2. Contrôle du lot

Le Service producteur vérifie que les fichiers objet de l’archivage générés sont produits dans les bons formats et soient exploitables par le Service Archives.

Il vérifie par sondage que les fichiers objet de l’archivage correspondent bien aux données devant faire l’objet de l’archivage (en contrôlant, par exemple, le nombre de fichiers produits).

Il vérifie par sondage que les bordereaux de transfert d’archives XML sont conformes aux exigences du Service Archives (conformité au profil d’archivage associé à l’accord de versement).

3. Référencement du transfert dans le système de gestion des versements du SAE

NB : Cette tâche n’est à effectuer que si le transfert du lot n’est pas entièrement automatisé (transfert manuel par réseau informatique).

Le Service producteur crée un nouveau bordereau de transfert d’archives.

Cette opération est réalisée conjointement :

  • par le Service producteur, pour la constitution du bordereau de transfert d’archives
  • par le Service Archives, pour la vérification de la conformité archivistique du bordereau de transfert d’archives

La création d’un bordereau de transfert d’archives est réalisée de différentes façons :

  • via l’interface homme-machine (IHM), permettant l’édition d’un bordereau de transfert d’archives en mode interactif
  • via une application tierce, disponible chez le Service producteur

NB : Un focus sera fait prochainement sur la constitution idéale d’un bordereau de transfert (basé sur le SEDA).

Le Service producteur enregistre le formulaire.

Le système affecte un identifiant unique (<ArchiveTransfer.TransferIdentifier>) au transfert, calculé lors du verrouillage. Cet identifiant de transfert peut être défini manuellement.

Le Service versant transfère le bordereau et les pièces jointes. Le bordereau de transfert d’archives est alors pris en compte et entre dans le circuit de traitement défini dans l’accord de versement. Le système sélectionne les fichiers et opère le transfert des données vers l’espace de stockage temporaire destiné aux fichiers versés.

4. Réception des transferts par le Service Archives

Une fois versés, le système met à jour le formulaire relatif au versement en précisant :

  • la date de réception du versement
  • le résultat du contrôle d’empreinte : succès ou échec

Le système envoie un message à l’opérateur d’archivage (OA) du Service Archives pour l’alerter du transfert de nouveaux versements. Le système transmet au Service versant un courriel d’accusé de réception.

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