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Dématique et SAE (17) : La Fonction versement (4) – Contrôle et validation du versement

Ce sous-processus est sous la responsabilité du Service Archives.

Synthèse du contrôle et de la validation des versements

Synthèse du contrôle et de la validation des versements

Prérequis à l’opération :

  • les lots versés sont disponibles sur l’espace de stockage temporaire du système
  • un bordereau de transfert d’archives associé aux fichiers versés a été validé par le système
  • le système d’archivage électronique (SAE) dispose de logiciels lui permettant :
    • de contrôler automatiquement la conformité des lots versés (conformité au profil RNG, formats d’origine du contenu)
    • de consulter, si nécessaire, les fichiers XML et les fichiers des pièces jointes
Synthèse détaillée du contrôle et de la validation du versement

Synthèse détaillée du contrôle et de la validation du versement

1. CONTRÔLE DU VERSEMENT

Les contrôles sont réalisés par l’application au cours du processus de transfert :

  • conformité du bordereau de transfert d’archives au format du Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA)
  • conformité du bordereau de transfert d’archives au profil « métier » associé à l’accord de versement, au regard d’un schéma RelaxNG (RNG ou XSD), généré par l’Application de génération automatisée de profils électroniques (AGAPE) existant pour le flux versé
  • détection des virus
  • comparaison des empreintes des pièces jointes fournies dans le bordereau de transfert d’archives et des empreintes recalculées
  • détection du format des pièces jointes et comparaison avec les formats déclarés dans le bordereau de transfert d’archives
  • validation du format des pièces jointes
  • détection du transfert des pièces jointes
  • détection de pièces jointes non déclarées dans le bordereau de transfert d’archives
  • déclaration du Service versant dans le SAE, dates d’existence valides, type d’acteur SEDA
  • déclaration du Service Archives dans le SAE, dates d’existence valides, type d’acteur SEDA
  • déclaration de l’accord de versement (Service versant + Service Archives) dans le SAE, dates d’existence valides, actif
  • conformité du Service Archives et du Service versant déclarés dans le bordereau de transfert d’archives au regard de ceux déclarés dans l’accord de versement
  • déclaration du profil d’archives dans le SAE, dates d’existence valides, actif
  • conformité du profil d’archives déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement
  • respect des obligations définies dans l’accord de versement : fréquence et volume des transferts, format des fichiers autorisés
  • déclaration du Service producteur dans le SAE, dates d’existence valides, type d’acteur SEDA
  • déclaration du contrat de versement (Service producteur) dans le SAE, dates d’existence valides, actif
  • conformité du Service producteur déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans le contrat de versement
  • recherche des doublons

Les fonctions de contrôle et de validation sont assurées par des messages conformes au SEDA. Ces contrôles sont paramétrés, par accord de versement, dans la sphère d’administration du SAE, et permettent d’établir des contrôles automatiques sur :

  • présence obligatoire de la signature (optionnelle) sur le bordereau de transfert d’archives (le contrôle se fait sur la présence et non sur la validité de la signature)
  • pièces jointes :
    • conformité à la liste des formats autorisés définis pour l’accord
    • présence obligatoire des empreintes (optionnelle) des pièces jointes (le contrôle se fait sur la présence et non sur la validité de l’empreinte)
    • en cas de non-validité des pièces jointes, générer une alerte au lieu d’une erreur et considérer le transfert conforme (optionnel)
  • fréquence et volume des transferts :
    • nombre de transferts maximum pour une période (jours, semaines, mois ou années)
    • volume total maximum des documents pour un versement unitaire (ko, Mo, Go ou To)
    • volume total maximum des documents de tous les transferts (ko, Mo, Go, To)

Si ces fonctions sont activées, il est possible d’envoyer des courriels d’alerte sur les évènements suivants :

  • aucun versement pendant la période
  • dépassement du nombre maximum de transferts pendant la période
  • dépassement du volume maximum des documents par versement
  • dépassement du volume total maximum des documents versés
  • toute autre erreur détectée

On s’appuiera sur la base PRONOM, répertoire listant les différents formats de fichiers, ainsi que leurs versions, et maintenu par les Archives nationales britanniques. Un valideur de format recommandé est Format Validator du Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES). Cet outil est utilisé pour valider la conformité des pièces jointes lors de l’analyse des transferts entrants. Seuls certains formats de fichiers sont reconnus par l’outil de validation. L’outil de validation RelaxNG (RNG) recommandé est Jing.

2. TRAITEMENT DES TRANSFERTS CONFORMES AU SEDA

La validation d’un transfert conforme au SEDA consiste en un flux, totalement paramétrable dans le SAE. Le flux est traité de deux façons, selon le paramétrage :

  • traitement automatique, où le transfert est validé automatiquement par le SAE et est déposé dans les volumes de conservation sécurisée. Cette option est définie préalablement dans l’accord de versement.
  • traitement manuel par le Service Archives concerné. Ce traitement se fait de façon unitaire ou par lot. D’autres utilisateurs, notamment l’Opérateur d’archivage (OA), peuvent intervenir, selon la constitution du circuit de traitement requis.

Il doit être possible d’accepter le traitement, de le refuser (mettant dès lors fin au processus) ou de le ramener à une étape précédente, donc à un valideur antérieur, sur justification de la décision par un commentaire toujours optionnel. Le motif de refus est obligatoirement motivé par un motif ou par un code d’erreur défini.

En cas de refus de validation du transfert, le Service versant a la possibilité de modifier le bordereau en reprenant les étapes précédentes. Il suffit alors de dupliquer le bordereau de transfert d’archives. Il est toujours possible d’annuler les modifications et de revenir au bordereau originel.

C’est à partir de la dernière acceptation du flux de validation que les données et que les bordereaux soient déposés, simultanément, dans les deux volumes de conservation sécurisée.

3. TRAITEMENT DES TRANSFERTS NON CONFORMES AU SEDA

Prérequis : Un message d’erreur a été envoyé aux services concernés par l’accord de versement (producteur, versant, Archives).

Une fois l’erreur identifiée, le Service versant peut :

  • dupliquer le bordereau en vue de son édition :
    • l’utilisateur applique les modifications dans le bordereau
    • il réanalyse le transfert
    • si toutes les erreurs sont corrigées, le transfert devient conforme (sinon, cf. infra)
    • le Service Archives peut appliquer la procédure supra
  • estimer que l’erreur ne soit pas rédhibitoire et laisser le Service Archives traiter le transfert non conforme, par acceptation ou par rejet

Dans ce cas-là, le circuit de traitement attaché à l’accord de versement peut être utilisé, mais il est aussi possible de définir des circuits de validation plus complexes, en raison du caractère initialement non conforme au SEDA du transfert. La procédure supra s’applique alors, quel que soit le circuit utilisé.

Les erreurs suivantes entraînent automatiquement un rejet du transfert :

  • concernant le bordereau de transfert d’archives :
    • doublon du transfert
    • toute erreur sur un des acteurs SEDA
    • empreintes non transmises
  • concernant les pièces jointes :
    • pièce jointe absente
    • empreinte invalide pour une pièce jointe
    • pièce jointe non référencée dans le bordereau de transfert d’archives
    • pièce jointe déjà référencée dans le bordereau de transfert d’archives

 

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