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Dématique et SAE (18) : La Fonction versement (5) – Mise à disposition & Intégration des informations descriptives

Ces sous-processus sont sous la responsabilité du Service Archives.

1. MISE À DISPOITION DU SYSTÈME DE CONSERVATION SECURISÉ DES FICHIERS

Prérequis à l’opération :

  • les fichiers XML sont disponibles sur l’espace de stockage temporaire du système
  • un bordereau de transfert d’archives associé au lot versé a été validé par le système, puis validé par le Service Archives après contrôles dans le cas de problèmes de non-conformité

L’application de gestion des versements recherche le bordereau de transfert d’archives associé aux versements à archiver et consulte celui-ci.

Il valide le dépôt effectif des versements.

Il met les fichiers XML et les fichiers au format d’origine à la disposition du système de conservation sécurisée.

Le système de conservation sécurisée prend en charge le versement.

L’application de versement reçoit du système de conservation sécurisée les avis de réception comme quoi les fichiers ont bien été pris en charge.

L’application de versement modifie le statut du bordereau de transfert d’archives (nouveau statut : « Traité / Accepté »).

Elle affecte des cotes à chacun des fichiers versés lors du transfert.

Elle enregistre la date du dépôt, ainsi que les références de localisation associées fournies par le système de conservation sécurisée.

Le système transmet au Service producteur et au Service versant un accusé de réception les informant que le dépôt de l’archive versée ait été effectué. Les cotes des archives, des objets d’archive et des documents sont transmises dans la réponse du système d’archivage électronique (SAE).

Les données versées sont dès lors disponibles dans le registre des entrées du SAE pour :

  • le Service producteur
  • le Service Archives
  • tout autre Service demandeur, sous réserve de communicabilité de l’archive ou d’autorisation par le Service producteur

2. INTEGRATION DES INFORMATIONS DESCRIPTIVES DANS LA BASE ARCHIVES

Prérequis à l’opération :

  • les archives sont disponibles sur l’espace de stockage temporaire du système
  • un bordereau de transfert d’archives associé aux fichiers versés a été validé par le système, puis validé par le Service Archives après contrôles dans le cas de problèmes de non-conformité, le statut du bordereau de transfert d’archives est « Traité / Accepté », il contient la ou les références fournies par le logiciel de gestion de conservation sécurisée après le dépôt
  • le Service Archives dispose d’un logiciel lui permettant d’extraire automatiquement les métadonnées contenues dans les fichiers XML

a. EXTRACTION DES INFORMATIONS DESCRIPTIVES

Le Service Archives valide le dépôt vers la base archives des métadonnées comprises dans les fichiers XML associées à un transfert.

Le système de versement extrait automatiquement des fichiers concernés les métadonnées (dont les références fournies par le logiciel de gestion de conservation sécurisée) et met ces informations à disposition de la base archives sur un répertoire temporaire.

Le système de versement modifie le bordereau de transfert d’archives correspondant en renseignant la date de dépôt à la base archives.

Le système de versement avertit la base archives de l’existence de nouvelles données à importer.

b. IMPORTATION DES INFORMATIONS DESCRIPTIVES DANS LA BASE ARCHIVES

La base archives réceptionne la notification du système de versement.

Elle procède à l’importation des données correspondantes au sein de la base.

Elle produit un rapport d’importation qu’elle transmette au système de versement.

Le système de gestion de la base archives transmet au système de versement un accusé de prise en charge.

L’agent du Service Archives complète éventuellement le nouvel enregistrement (compléments pouvant être apportés tout au long du cycle de vie de l’archive).

Le système de versement modifie le statut du bordereau de transfert d’archives correspondant (nouveau statut : « Traité / Accepté » – indexation dans la base archives effectuée).

Le système de versement supprime les fichiers associés à l’archive de l’espace temporaire destiné aux versements en cours de traitement.

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