Événement/Congrès

Retour sur le congrès 2015: expériences d’acquisitions!

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants, mis de l’avant au congrès 2015, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Sylvain Brousseau.


Le donateur et l’archiviste : expériences d’acquisitions
Hélène Fortier, archiviste-coordonnatrice et responsable des archives privées à BAnQ Vieux-Montréal
Valérie D’amour, archiviste à BAnQ Vieux-Montréal

Hélène Fortier et Valérie D’amours ont présenté à l’auditoire de la conférence nommée Le donateur et l’archiviste : expériences d’acquisitions certains principes de bases et certains conseils dans le processus d’acquisition d’archives. Cette chose qui peut sembler si simple à la base peut prendre un aspect des plus complexes pour qui ne prend pas ladite chose au sérieux.

En prenant le temps de décortiquer le processus utilisé à BAnQ, elles ont démontré l’importance de suivre un ordre logique et à quel point cela peut être payant pour l’acquéreur. L’évaluation de l’offre initiale, la rencontre avec le donateur et l’évaluation des archives proposées sont les premières étapes à être suivies. Par la suite, la présentation au comité consultatif sur les archives privées, la négociation et la signature de la convention de donation et le transport des documents doivent être complétés avant de terminer par le traitement et l’évaluation monétaire, le cas échéant.

La conférence a par la suite traité essentiellement du rôle de l’archiviste lors de la donation d’archives. L’importance d’être à l’écoute, d’éduquer et de respecter le rythme du donateur sont les constats démontrés lors de la présentation. Le rôle de l’archiviste est intimement lié à l’importance que le donateur attribue à ses documents. Les conférencières mentionnent : « Un donateur est conscient de la valeur [de ses documents] et il y a peu de chance que le donateur les jette, il faut parfois ralentir. »

Une approche adaptée et différente selon le donateur est alors préconisée. On utilisera par exemple une approche rassurante pour un donateur craintif, une approche rationnelle pour un donateur attaché à ses documents ou bien on libèrera d’un fardeau le donateur qui sera soulagé de remettre ses documents entre de bonnes mains.

La conférence se termine par un rappel important : il faut respecter le donateur, c’est grâce à lui que nos centres réussissent à rassembler autant de documents importants.

Liste des dernières acquisitions publiques et privées de BAnQ : http://www.banq.qc.ca/archives/entrez_archives/acquisitions_significatives_archives/index.html

Formulaires et documents sur l’acquisition d’archives privées offerts par BAnQ : http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/services_partenaires/formulaires/acquisition/index.html

 

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