Événement/Congrès

Retour sur le congrès 2015: un archiviste à une commission d’enquête!

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants, mis de l’avant au congrès 2015, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par François Lafond.


Le rôle de l’archiviste au sein d’un organisme éphémère comme une commission d’enquête
Christian Bolduc

Dans la vie d’un archiviste, il arrive parfois que la nécessité de bien gérer le cycle documentaire se manifeste ailleurs que dans des organismes durables. Dans sa conférence, Christian Bolduc nous a présenté le rôle que joue un archiviste dans une commission d’enquête telle que la Commission Charbonneau. Ayant participé à cette organisme en tant qu’archiviste conseil, M. Bolduc a livré le témoignage de cette expérience aux congressistes : défis, réussites et embûches étaient bien évidemment au rendez-vous.

Après avoir dressé un bref historique des cas où un archiviste a joué un rôle important dans la gestion des documents d’une commission d’enquête, M. Bolduc a pris quelques instants pour souligner la gestion documentaire plutôt particulière propre aux commissions d’enquêtes et aux organismes éphémères. Dans un organisme d’aussi courte durée, les documents sont effectivement produits à une grande vitesse, et disposés ou conservés tout aussi rapidement. La place d’un archiviste dans quelque chose d’aussi court et rapide est donc difficile à situer.

Par la suite, M. Bolduc s’est concentré sur le cas de la Commission Charbonneau. Au moment de son embauche et même dans les premiers mois de travail, celui-ci s’était fait dire qu’elle ne durerait que très peu de temps et que, même s’il y avait des documents à gérer, il n’y en aurait pas beaucoup. Or, la Commission a duré plus d’un an et impliqué 1 400 personnes, 7 500 communications, 260 jours d’audience, 2 700 documents, 300 témoins et 66 000 pages de transcription des audiences furent produites. Il s’agissait donc d’un travail de longue haleine. Pour un archiviste devant gérer ce flux énorme d’informations, le rythme de travail est très rapide. L’équipe de travail n’est également pas stable, puisque tous les employés sont engagés par cooptation; la cooptation étant la désignation d’un nouveau membre d’un organisme par les membres qui en font déjà partie.

L’un des principaux défis de cet emploi s’est situé au niveau du classement des documents, puisque ceux-ci sont encadrés par les règles ministérielles, mal adaptées pour une commission. Il fallait donc réadapter les règles de classement pour aider les employés à retrouver l’information principale du document rapidement. Aucun outil de gestion documentaire n’était assez efficace pour suivre le rythme de la commission, posant la question à savoir si un modèle général des outils de gestion devrait être élaboré pour les commissions d’enquête.

M. Bolduc a insisté sur un point qui s’avéra être le fil conducteur de sa présentation : le rôle d’un archiviste dans une Commission d’enquête est de « se mêler des affaires des autres ». En d’autres mots, pour aider les employer à trouver les documents et leur contenu le plus rapidement possible il faut aller à la rencontre des employés, s’imposer rapidement dans la gestion des dossiers et passer à l’action. Les mots d’ordres d’un archiviste dans un organisme éphémère sont donc la rapidité d’action, l’efficacité et la rigueur.

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