Profession/Vie d'archiviste

Vie d’archiviste : Marie-Claude Mailly

Chef d’équipe Archives / Centre Jeunesse du CISSS des Laurentides


Quel est votre parcours professionnel?

Parcours académique

J’ai un DEC en sciences humaines et trois certificats universitaires (certificat en archivistique, certificat en gestion de l’information numérique et certificat en administration).

Cheminement professionnel

Je travaille dans le réseau de la santé et des services sociaux depuis 2000.  J’ai travaillé aux archives en CLSC, CHSLD, en déficience intellectuelle et en protection de la jeunesse.

Avez-vous exercé d’autres métiers avant de devenir archiviste?

J’ai occupé divers emplois tels commis de bureau, secrétaire, technicienne en ressources informationnelles (contractuelle) avant d’être archiviste puis technicienne en documentation.

Pourquoi avoir choisi cette profession? Quelle était votre motivation, qu’est-ce qui vous attirait dans le métier?

J’ai pris quelques cours en histoire au Cégep (histoire de la 2e guerre mondiale, histoire du Québec) et cela a piqué ma curiosité et je me suis dirigée vers le domaine des archives.

J’ai surtout évolué dans la gestion des documents administratifs du secteur de la santé et des services sociaux. Mon travail m’a permis de consulter et  traiter des documents récents autant que des documents historiques (ex. : vieux documents du Conseil d’ administration de1959). Je trouve que c’est intéressant car cela nous en apprend beaucoup sur la transformation du réseau et les problématiques de cette époque.

Plus tard (2008), j’ai joint une équipe multidisciplinaire pour participer à un appel d’offres lié à l’achat d’un logiciel GID. Ce travail d’équipe m’a permis de faire un saut vers le monde de la gestion des documents numériques.  Ce projet m’a également permis de découvrir un autre aspect de mon métier en me faisant connaître une toute nouvelle dimension des archives.

J’espère sincèrement que la GID trouvera preneur dans la nouvelle structure du réseau des services santé et services sociaux avec la création du CISSS dans la région des Laurentides.

Quelle est votre routine habituelle?

J’entre au bureau, je prends mes messages téléphoniques et mes courriels (sorties de dossiers, questions sur la tenue de dossier usager, la confidentialité des informations….).  Je regarde toujours mon agenda pour voir la teneur de ma journée comme l’heure de mes diverses rencontres car comités, formations et rencontres font partie de mon quotidien.

Les formations sont diverses : plan de gestion des archives (traçabilité des dossiers sortis avec les systèmes d’information en place,  gestion intégrée des documents appelée GID (politique, procédures, guides de pratique (théorie, logiciel)) en plus de différents outils et concepts GID tels que le calendrier de conservation, le nommage, les niveaux de sensibilité des documents (accès).  J’ai de plus participé à la rédaction et la diffusion de nombreux documents d’encadrement notamment pour la tenue des dossiers usagers ou pour un plan des mesures d’urgence aux archives.

Nouvellement nommée chef d’équipe, je dois voir à ce que les demandes soient répondues rapidement ainsi qu’à la restructuration des tâches des ressources aux archives dans le but d’assurer un maintien dans la gestion des archives (destruction hebdomadaire, traitement au fur et à mesure).

Racontez-nous une journée atypique

Un vendredi de printemps, 15h, la fin de semaine arrive. La journée s’achève et soudain… une coulée d’eau se faufile sous la porte des archives et s’étire jusqu’au couloir. Ah non, une inondation ! L’eau coule du plafond, directement sur les boîtes. Les gestionnaires étant absents, l’équipe doit se mobiliser afin de protéger efficacement les documents et de coordonner l’évacuation et le traitement des documents visés par le sinistre. La journée se termine à 19h30 mais l’équipe a très bien travaillé ! Morale de l’histoire : un plan des mesures d’urgence en bonne et due forme.

Avez-vous des anecdotes ou des situations cocasses qui vous sont arrivées au travail?

C’est la période estivale et le personnel est réduit. Des appels sont  parfois transférés par erreur aux archives. Nous recevons toutes sortes d’appels : accès à l’information, demandes de dossiers usagers ou administratifs. Ce jour-là j’ai reçu un appel d’une dame qui venait de parler à plusieurs interlocuteurs et qui était très paniquée car personne ne réussissait à comprendre son besoin. « Archives bonjour  » dis-je et elle me dit d’une voix chevrotante :  « Je voudrais avoir copie de la facture que vous avez envoyée ». Je lui demande son nom pour voir quelle facture elle voulait. J’étais certaine de parler à une cliente du réseau.  Elle a dit, nerveuse : « Oui, oui vous savez, la facture que j’ai reçue, je l’ai perdue, mais je dois l’avoir quand ils vont venir livrer.

Livrer ?J’ai commencé à avoir des doutes sur l’origine de l’appel ! De quel genre de livraison voulait-elle parler ? « Vous savez mon nouveau réfrigérateur en solde dans votre brochure ! »J’ai demandé quel numéro elle avait composé pour me rendre compte que le numéro de téléphone de notre établissement n’avait qu’un seul numéro différent de celui… du magasin Sears de notre quartier… Je lui ai suggéré de composer le bon numéro et la pauvre dame s’est confondue en excuses…

Avez-vous connu des changements marquants au sein de votre profession au cours des dernières années? Lesquels?

J’ai dû, par mon travail, m’impliquer peu à peu dans la gestion des archives médicales (dossier de l’usager).

De plus, l’arrivée des projets GID dans le réseau a apporté beaucoup de changements dans la gestion des documents.  La primauté accordée à l’original numérique, la facilité de sa transmission, les questionnements en lien avec les formats de conservation, les métadonnées, la sécurité, l’accès à l’information sont tous des sujets que je trouve passionnants dans le domaine de la GID.  La gestion du changement qu’implique la GID auprès des utilisateurs demeure un défi stimulant ainsi que la gestion de projets.

Que faites-vous pour maintenir à jour vos connaissances et votre expertise?

Je participe à des formations sur la GID, l’accès à l’information,  j’assiste au Congrès de l’AAQ et je discute et partage avec mes collègues des autres établissements du réseau. Le certificat en gestion de l’information numérique m’a grandement aidée à apprivoiser la GID.

Qu’est-ce que vous voudriez partager avec quelqu’un qui désirerait entreprendre des études en archivistique?

Il faut faire preuve d’ouverture d’esprit, de propension à la technologie et de persévérance au quotidien. Il faut croire en nos capacités, notre profession et les avantages d’une gestion moderne des archives.  C’est l’avenir et on ne peut passer outre le monde numérique car celui-ci est bel et bien une réalité.

Comment décrivez-vous votre métier à des non-archivistes ?

Je lui dis que je travaille à la bonne gestion du patrimoine documentaire de mon établissement.  Je lui explique ce que sont des archives soit des documents qui ont un cycle de vie qui débute à la création et se termine à la destruction ou l’archivage. Les documents d’archives sont autant des documents cliniques qu’administratifs qui ont des délais de conservation, des formats et des niveaux d’accès distincts. L’établissement gère ce patrimoine documentaire en autres grâce à plusieurs documents d’encadrement dont la plus importante s’avère la politique de gestion intégrée des documents (GID). C’est un travail qui demande de la créativité, de la persévérance et de la rigueur.

Selon vous, quel est l’apport des archivistes à la société ?

L’archiviste peut apporter une réponse au passé et un aperçu de l’avenir. Il est garant de l’histoire de nos établissements et de la mémoire de l’Histoire, peu importe le domaine. Que ce soit par la conservation de statistiques, d’un modèle type de dossier usager (échantillonnage), de procès-verbaux d’un conseil d’administration, d’inauguration d’un nouvel établissement et de la fermeture d’un autre, tous ces documents témoignent des décisions prises, du contexte de celles-ci et de l’apport de chacun dans le quotidien de la vie au Québec…


Le projet Vie d’archiviste vise à présenter une série de portraits d’archivistes provenant de différents milieux et d’illustrer leur parcours et leur travail quotidien. L’AAQ désire ainsi présenter la diversité dans les profils possibles d’archivistes. Les documents et connaissances que nous gérons et préservons sont souvent mis de l’avant, c’est à notre tour maintenant! Vous souhaitez participer? Écrivez-nous à communicationaaq@gmail.com.

Le comité des communications désire remercier les archivistes qui se sont généreusement prêtés au jeu et notre photographe Cyndie Chouinard pour ses magnifiques photos.

 

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