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Gestion de la performance : Documentez le dossier des employés

PerformancePar Cynthia Martin, Consultante en ressources humaines chez VIACONSEIL

Le succès de la gestion de la performance nécessite de réaliser plusieurs étapes avec rigueur. Parmi celles-ci, il y a l’importance de bien collecter l’information reliée au rendement de l’employé tout au long de l’année, puisque c’est généralement la période pour laquelle l’employé sera évalué.

Comme vous le savez, la mémoire est une faculté qui oublie. En documentant la performance de l’employé dès le début de l’année, vous pourrez ainsi éviter, par exemple, de l’évaluer uniquement en fonction de son rendement des dernières semaines ou de faire une évaluation trop subjective étant donné le manque d’information concernant les faits.

Cela peut sembler lourd à première vue, mais sachez qu’il sera beaucoup plus rapide et simple d’effectuer l’évaluation du rendement de vos employés le moment venu si vous avez déjà toute l’information en main.

Que devriez-vous noter?

Il est important de noter des exemples spécifiques de comportements, qu’ils soient positifs ou négatifs.

Notez les faits précis, la date, les personnes présentes, etc. Ces détails vous permettront d’appuyer vos arguments et de demeurer objectif lors de la rencontre d’évaluation avec l’employé. Vos notes peuvent même être utiles dans le cas où vous auriez à gérer un employé difficile.

Voici un exemple de prise de notes :

« Le 12 septembre en soirée, monsieur X a oublié de remettre 2 items au client X. Le client X a dû revenir au magasin afin d’obtenir tous les items qu’il avait achetés. Monsieur Y et madame Z ont été témoin de cette erreur et du retour du client au magasin. Cet oubli peut avoir un impact négatif sur la fidélisation des clients et la réputation du magasin. »

Méthodes de collecte d’information

Vous vous demandez quelle est la manière la plus simple et efficace de prendre des notes régulièrement? Sachez que l’important est d’utiliser la méthode de compilation des données qui semble la plus appropriée à vos yeux.

Voici donc quelques suggestions afin de documenter la performance de vos employés :

  • Créez des dossiers dans vos courriels pour chaque employé : classez-y des courriels pertinents et envoyez-vous des notes en lien avec des comportements
  • Utilisez un cahier spécifiquement pour y prendre des notes sur le rendement des employés
  • Faites-vous un rappel avec Outlook et assurez-vous de noter du feedback sur vos employés au moins à chaque trimestre
  • Créez un fichier Word ou Excel avec une colonne par employé où vous noterez les comportements

Bien sûr, vous pouvez laisser place à votre créativité! Vous êtes la meilleure personne pour déterminer la méthode qui convient le mieux à vos besoins.

Par Cynthia Martin, Consultante en ressources humaines chez VIACONSEIL

# ressources humaines # VIACONSEIL

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