Congrès/Infonuagique

Retour sur le congrès 2016 : les courriels et l’infonuagique

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2016, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Marie-Elaine Mathieu.


Jean-Marc Rietsch, L’archivage des courriels et Basma Makhlouf Shabou, Les solutions infonuagiques en Suisse. Communications présentées au 45e congrès de l’Association des archivistes du Québec, Centre des congrès de Québec, 14 juin 2016

Lors de la deuxième journée du congrès, Jean-Marc Rietsch et Basma Makhlouf Shabou ont été réunis afin de présenter aux congressistes des conférences en lien avec l’archivage numérique. Monsieur Rietsch a d’abord pris la parole pour aborder le thème de l’archivage des courriels. Ensuite, madame Makhlouf Shabou a présenté le projet de recherche auquel elle a participé, Records in the Cloud (RIC), dans lequel différentes solutions d’infonuagique ont été analysées.

L’archivage des courriels

Monsieur Jean-Marc Rietsch est un expert en dématique et en préservation de données numériques. Sa présentation nous a rappelé à quel point les courriels prennent une place importante dans notre quotidien. Il nous a parlé de la complexité qu’engendre l’archivage des courriels et des solutions possibles tout en appuyant ses propos avec un exemple concret, celui du projet d’implantation d’un système d’archivage à la Chambre des Notaires de Paris.IMG_20160614_H800

La gestion des courriels est un problème complexe. En effet, les courriels augmentent autant en nombre qu’en volume. À ce sujet, monsieur Rietsch souligne que l’absence d’un « code de route » mène à une mauvaise utilisation des boîtes aux lettres électroniques et que certaines pratiques, comme travailler sur un document directement à partir du courriel, contribuent à l’accroissement du volume. En plus, l’utilisation du courriel comporte son lot de risques, comme l’atteinte aux droits de la propriété intellectuelle et l’envoi d’informations confidentielles, risques qui doivent coexister avec la souplesse que recherchent les utilisateurs quand il est question de gérer leurs boîtes aux lettres électroniques. D’une part, les directions informatiques doivent jongler avec ce casse-tête et augmenter sans cesse la taille des serveurs et des boîtes aux lettres électroniques. D’autre part, l’organisation perd le contrôle sur les échanges et sur les informations transmises. Même si la solution pratique pour contrer ces risques et faire face à ces enjeux a d’abord été de limiter le nombre de courriels et la taille des boîtes aux lettres électroniques, depuis le début des années 2010 on parle plutôt d’externalisation, phénomène qui inclut l’infonuagique et le recours à un prestataire de service externe.

La suite de l’exposé de monsieur Rietsch nous a permis de mieux comprendre les étapes à suivre et les précautions à prendre lorsque vient le temps de choisir un fournisseur de services d’infonuagique. Les fournisseurs doivent être dignes de confiance et répondre à toutes nos exigences en termes de preuve, de conservation, d’intégrité, d’accès, de restitution, etc. L’analyse préliminaire, la sélection de fournisseurs, la vérification de la performance des solutions offertes en regard de nos besoins et la vérification de la conformité aux attentes font partie des étapes à suivre avant de choisir un fournisseur. En plus, il ne faut pas oublier que la solution choisie devra permettre un archivage pérenne et réversible, assurer la confidentialité, permettre les migrations, etc.

Finalement, monsieur Rietsch a présenté quelques faits concernant la plate-forme mise en place à la Chambre des Notaires de Paris, laquelle devait permettre la gestion de plus de 10 000 boîtes courriel. L’objectif du projet visait à maîtriser l’information échangée, désengorger les boîtes aux lettres, assurer le respect de la sécurité, assurer la traçabilité des courriels et respecter la conformité judiciaire. Tous les courriels envoyés et reçus sont maintenant archivés. Au niveau des droits d’accès, le notaire peut maintenant accéder à tous les courriels des collaborateurs. Cette solution permet de réduire les risques liés aux courriels, d’avoir un meilleur contrôle sur les informations transmises et d’offrir de la souplesse aux utilisateurs. Les gains apportés par l’archivage des courriels sont la sécurité des données, l’accessibilité à l’information par la centralisation des recherches, l’amélioration des sauvegardes et des changements de serveurs de messagerie de même qu’une meilleure maîtrise du système d’information.

En conclusion, Jean-Marc Rietsch a mis l’accent sur le fait qu’une saine gestion des courriels valorisera le patrimoine informationnel de l’entreprise, lui permettra d’innover et de profiter de la transformation numérique.

Les solutions infonuagiques en Suisse

La présentation de madame Basma Makhlouf Shabou s’inscrit dans le cadre d’un projet de recherche conduit par la University of British Columbia (UBC) en collaboration avec d’autres institutions. Le projet Records in the Cloud (RIC) vise l’étude des services d’infonuagique en lien avec l’archivistique.

IMG_20160614_L800La conférencière a premièrement présenté les objectifs et la méthodologie du projet RIC. Ce projet vise à examiner les problèmes de gestion, opérationnels, légaux et techniques qui entourent l’entreposage et la gestion des documents dans l’infonuagique ; à déterminer quelles politiques et procédures un fournisseur de services d’infonuagique devrait posséder afin d’assurer la gestion des documents et à développer des directives pour aider les organisations à évaluer les risques et les bénéfices offerts par les fournisseurs de services d’infonuagique. La méthodologie utilisée s’appuie sur la pluridisciplinarité des collaborateurs. Ils ont procédé à l’analyse des services offerts par plusieurs fournisseurs de même qu’à l’analyse des technologies qui supportent ces services. Ils ont également étudié l’aspect légal et réglementaire entourant la gestion documentaire dans plusieurs pays. Finalement, ils ont envoyé des questionnaires et mené des entrevues avec les utilisateurs des services d’infonuagique et les fournisseurs.

La première étape du projet, qui s’est déroulée entre 2012 et 2014, a permis de mieux approfondir le sujet d’étude. L’équipe s’est intéressée à la définition de l’infonuagique et aux aspects légaux et réglementaires qui entourent ce domaine. Les réponses aux questionnaires envoyés ont permis quant à elles de mieux comprendre les pratiques des utilisateurs. Parmi les exemples présentés par la conférencière, on retient que plusieurs utilisateurs choisissent une solution infonuagique à cause des coûts et des possibilités d’entreposage. Cependant, peu sont ceux qui semblent bien connaître les services offerts par les fournisseurs et les problèmes rencontrés. Au niveau international, l’équipe de projet a reçu la réponse de six fournisseurs : un en Chine, un aux États-Unis et six en Suisse. La deuxième phase du projet s’est donc orientée vers les spécificités des services d’infonuagique en Suisse.

Les objectifs et la méthodologie de la deuxième partie de l’étude sont sensiblement demeurés les mêmes. L’accent a par contre été mis sur les enjeux économiques, les caractéristiques légales et réglementaires et les défis techniques et technologiques. Aussi, la recherche a été menée seulement auprès des fournisseurs de services et non auprès des utilisateurs. L’analyse documentaire a permis la production d’une bibliographie annotée sur la pratique de l’infonuagique en Suisse, les entrevues ont été enregistrées et transcrites et la sélection des fournisseurs était représentative des différents types de services d’infonuagique en Suisse.

Les résultats de l’étude présentés par madame Makhlouf Shabou nous démontrent les orientations poursuivies par les fournisseurs. Nous remarquons que les fournisseurs ne se sentent pas concernés par le processus de gestion des données lequel, à leur avis, incombe plutôt aux utilisateurs. Aussi, les fournisseurs semblent compter beaucoup plus sur l’image de la Suisse que sur le coût de leurs services pour recruter de nouveaux clients. La réputation de la Suisse comme un endroit neutre et discret serait l’aspect qui incite les utilisateurs à choisir leurs services. Le prix des services est déterminé par les tendances internationales et le marché, qui est très compétitif. Pour conserver leurs clients, les fournisseurs fondent leur approche sur la fidélisation en offrant du soutien, de la formation, des périodes d’essai non facturées, etc. Aussi, comme les fournisseurs investissent dans des centres de données hautement protégés et comme des lois fédérales encadrent l’infonuagique en Suisse, l’idée de discrétion et de sécurité est renforcée, ce qui offre aux clients une valeur de confiance. Comme bémol, madame Makhlouf Shabou note que les fournisseurs sont plus réticents lorsque vient le temps de parler de la récupération des données lorsqu’un client décide de ne plus recourir aux services. Aussi, ils ne sont pas en mesure d’offrir des certitudes techniques pour prouver que, lors de l’élimination de données, celles-ci sont effectivement éliminées.

En conclusion, madame Makhlouf Shabou nous rappelle l’importance d’aborder le service d’infonuagique dans une perspective multidimensionnelle. Il faut considérer plusieurs aspects, dont les pratiques organisationnelles et les enjeux culturels, économiques, légaux et réglementaires. On remarque que ses propos rejoignent ceux de Jean-Marc Rietsch qui nous mentionnait qu’au moment de choisir un fournisseur de services d’infonuagique, il faut s’assurer que celui-ci réponde à nos exigences légales, réglementaires économiques et archivistiques. En ce sens, les résultats obtenus par madame Makhlouf Shabou nous laissent un peu perplexes quant au respect des exigences archivistiques. Lorsque vient le temps de choisir une solution de gestion de nos courriels ou de nos documents, il faut prendre le temps de s’informer et d’étudier les différentes propositions afin de choisir celle qui répond le mieux à nos besoins et qui permettra l’archivage pérenne de nos documents.

Pour un complément d’information :

Jean-Marc Rietsch : http://www.fedisa.eu/fedisa2007/info.php3?page=CONSEIL

Basma Makhlouf Shabou : http://www.recordsinthecloud.org/

 

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