Congrès

Retour sur le congrès 2016 : les étudiants se font entendre!

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2016, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Maxime Roy.


Albane Pélisson – La cartographie des processus : Un outil à maitriser, Samuel Marcoux – L’approche objet en archivistique : La nécessité d’un deuxième angle de vue pour voir la profondeur d’un sujet, Christopher Gaudreau-Willey L’archiviste et l’individu : L’archiviste comme acteur non institutionnel, Josianne Mainguy – La collaboration entre les disciplines et entre les milieux : Le rôle des archivistes dans un contexte de mobilité de la main-d’œuvre. Communications présentées à la Session étudiante au 45e congrès de l’Association des archivistes du Québec, Centre des congrès de Québec, 16 juin 2016

Le 15 juin dernier, troisième journée du Congrès, un moment a été réservé à la relève en archivistique lors de la présentation Session étudiante. Quatre étudiants de l’Université Laval sont venus présenter des réflexions sur leurs travaux réalisés dans le cadre de leur formation universitaire. Ces réflexions portaient sur de nouveaux outils, de nouvelles approches en archivistique et également sur l’aspect de multidisciplinarité, un enjeu essentiel pour la relève dans le milieu de l’archivistique d’aujourd’hui.session_etudiante

La cartographie des processus : Un outil à maitriser. Albane Pélisson, étudiante à la maîtrise en histoire — archivistique à l’Université Laval

La première étudiante à s’avancer au micro fut madame Albane Pélisson, étudiante à la maîtrise en histoire, qui nous a fait part de ses réflexions sur les processus à l’intérieur d’un organisme lors de la présentation intitulée La cartographie des processus : Un outil à maitriser.

La cartographie des processus est une représentation graphique formalisée de tous les processus en une séquence organisée d’activités, soit chaque étape de chaque processus. Cette cartographie est un dérivé de la norme ISO 26122 Information et documentation — Analyse des processus pour la gestion des informations et documents d’activité et cette analyse est réalisée sous deux (2) angles, soit une analyse fonctionnelle et une analyse séquentielle. L’analyse fonctionnelle, comme son nom l’indique, est basée sur les fonctions de l’organisme tandis que l’analyse séquentielle est basée sur ses opérations.

L’avantage de la cartographie des processus en gestion documentaire est qu’elle est basée sur une norme internationale, donc utilise un langage universel et facilite ainsi la communication entre diverses unités au sein d’un même organisme (la haute direction, le service des archives, le service des technologies de l’information, etc.).

Suite au stage de madame Pélisson à la division des archives de la Ville de Québec, elle a pu faire quelques réflexions sur la cartographie des processus. En voici quelques-unes :

  • Permet de documenter les activités de la division des archives ;
  • Permet d’identifier les liens entre les documents et les systèmes impliqués dans les processus ;
  • Devient un outil de communication avec un impact visuel très fort, car cela permet de représenter la complexité d’un processus de travail en un document imagé au lieu d’un long document linéaire ;
  • Améliore la communication entre les diverses unités de travail, car elles utilisent le même langage pour décrire le même processus ;
  • Au sein de l’équipe de gestion documentaire, cela a permis de s’entendre sur une vision commune afin de faciliter le transfert de connaissance .

Il y a toutefois quelques limites à la cartographie des processus :

  • La complexité de la réalisation de l’analyse elle-même et de l’étude de la représentation graphique :
    • Cela va prendre du temps pour la réalisation ;
    • Il faut avoir des objectifs précis en tête quand on se lance à la réalisation d’une cartographie des processus ;
    • Il faut déterminer le niveau de détails que l’on veut dès le départ ;
    • Il peut être difficile d’obtenir les informations désirées et requises pour sa réalisation ;
    • La collaboration des autres personnes peut également être difficile à obtenir puisqu’ils ont leur travail à faire.
  • La cartographie des processus va créer une illusion de contrôle, mais il faut se rappeler que les processus sont évolutifs ;
  • Il ne faut pas se fier au fait que tous les documents reliés aux processus seront identifiés comme étant partie du processus.

Pour des exemples de complexités de la représentation graphique d’une cartographie des processus, simplement à faire une recherche d’images sur Google.

L’approche objet en archivistique : La nécessité d’un deuxième angle de vue pour voir la profondeur d’un sujet. Samuel Marcoux, étudiant à la maîtrise en histoire — archivistique à l’Université Laval

Ensuite vint le tour de monsieur Samuel Marcoux, également étudiant à la maîtrise en histoire, de nous présenter ses réflexions sur la conservation des objets en archivistique lors de la présentation intitulée L’approche objet en archivistique : La nécessité d’un deuxième angle de vue pour voir la profondeur d’un sujet.

Ces réflexions font suite à un séminaire en muséologie au sein de la communauté des Religieux de Saint-Vincent-de-Paul, qui a permis à monsieur Marcoux de venir faire un pont entre la gestion des objets muséaux et la conservation des archives définitives, ce que l’on peut appeler les documents-objets. La majorité des archivistes dans le milieu religieux de la grande ville de Québec avec qui il a collaboré lors de ce séminaire gèrent beaucoup d’objets dans leurs salles d’archives. Ils occupent donc un double rôle d’archiviste et de conservateur.

Un objet, tant en muséologie qu’en archivistique, devient une extension directe de la personne qui a créé cet objet ; l’objet fournit des renseignements sur son producteur. Ce sont tous des objets personnels qui ont une histoire à raconter, tant l’objet lui-même qu’avec ses relations avec le producteur et les autres objets ayant appartenus à ce producteur. Ces objets-souvenirs viennent donc occuper une place intellectuelle, logique dans un centre d’archives ou un musée.

La conservation d’un objet vient créer un lien entre la spécialisation de la muséologie et de l’archivistique et également avec la conservation de la culture sous forme matérielle. Grâce à sa multidisciplinarité, c’est une expertise à développer pour les archivistes de la relève.

L’archiviste et l’individu : L’archiviste comme acteur non institutionnel. Christopher Gaudreau-Willey, étudiant à la maîtrise en histoire — archivistique à l’Université Laval

Monsieur Christopher Gaudreau-Willey, également étudiant à la maîtrise en histoire, est venu nous présenter, lors de la présentation L’archiviste et l’individu : L’archiviste comme acteur non institutionnel, ses réflexions sur le rôle de l’archiviste ; pas seulement un rôle au sein de la société et des organismes, mais également pour les individus.

Une question qui revient souvent est « Qu’est-ce que fait un archiviste ? ». Cette question provient du fait que la profession d’archiviste est méconnue du public notamment à cause de son passé lié à l’Histoire, un autre domaine académique, et que l’archivistique était liée directement avec les activités du gouvernement et non avec la population que le gouvernement sert. Il est donc important pour l’archiviste de prendre sa place, de se faire connaître au sein d’une organisation et à ses membres afin de faire connaître la profession.

Avec l’arrivée des technologies de l’information, surtout les dernières années avec les réseaux sociaux et le Web 2.0, il est important de positionner notre rôle de professionnel au sein de l’organisation et de ses membres. Le Web 2.0 réfère à l’ensemble des techniques, des fonctionnalités et des usages du Web afin de simplifier les interactions entre les développeurs et les internautes. Pour l’archivistique, cela a entraîné une multiplication d’individus comme producteurs et diffuseurs d’informations. Cette multiplication peut causer des problèmes dans la constitution d’un fonds d’archives privé alors que l’information et les documents qui pourraient s’y retrouver ont été diffusés partout sur le Web.

En s’assurant que le rôle d’archiviste soit connu du public, on s’assure non seulement que notre profession est reconnue à sa juste valeur, mais que nos méthodes et notre éthique de travail seront aussi connues de tout le monde.

La collaboration entre les disciplines et entre les milieux : Le rôle des archivistes dans un contexte de mobilité de la main-d’œuvre. Josianne Mainguy, étudiante au baccalauréat multidisciplinaire (Archivistique, droit, management) à l’Université Laval

Pour terminer cette session étudiante, madame Josianne Mainguy, étudiante au baccalauréat multidisciplinaire (Archivistique, droit, management), nous a parlé de la mobilité de la main-d’œuvre au sein d’un organisme public et son impact sur notre rôle d’archiviste lors de la présentation La collaboration entre les disciplines et entre les milieux : Le rôle des archivistes dans un contexte de mobilité de la main-d’œuvre.

Un actif très important de chaque organisation est sa mémoire organisationnelle, soit l’ensemble des connaissances et du savoir-faire au sein de cette organisation. Il est important pour un archiviste de pouvoir sensibiliser les dirigeants de l’organisation à la conservation de cette mémoire, surtout dans un contexte élevé de la mobilité de la main-d’œuvre.

Un exemple de perte de la mémoire organisationnelle pour un organisme public est que seulement un départ à la retraite sur deux sera comblé. De plus, la mobilité de la main-d’œuvre dans le secteur public réfère à la possibilité pour un employé de faire application facilement dans un autre organisme. Également, il y a de plus en plus de postes qui sont donnés à contrat afin d’éviter de créer un poste permanent.

Ces départs et le peu de remplacement, dû entre autres à la volonté du gouvernement de réduire la fonction publique, entraînent donc une perte de la mémoire organisationnelle. De plus, puisque la majorité des organismes publics au sein desquels un archiviste peut travailler doivent gérer un budget de plus en plus petit, il est important pour un archiviste d’être capable de faire plus de travail et de projets tout en ayant un besoin moindre de ressources.

Cette gestion de la mémoire organisationnelle a entraîné de nouveaux défis pour la relève en archivistique, en plus de la gestion des archives reliée à leur poste d’archiviste. Pour terminer, voici quelques aptitudes qui seront utiles à la relève en archivistique :

  • La capacité d’adaptation aux changements ;
  • L’implication dans son milieu (en société et dans une organisation) ;
  • Les communications ;
  • La multidisciplinarité.

 

 

 

 

Une réflexion sur “Retour sur le congrès 2016 : les étudiants se font entendre!

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