Congrès

Retour sur le congrès 2016 : Accès à l’information : des documents aux données

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2016, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Jonathan David.


Catherine Nadeau – La gestion des données : pour une consommation digeste de l’information ! Marie-Claire Dufresne – Silos d’information dans les organisations. Communications présentées à la Session étudiante au 45e congrès de l’Association des archivistes du Québec, Centre des congrès de Québec, 15 juin 2016

Le 45e congrès de l’AAQ avait pour mission de développer la notion de « consommation de l’information ». Mais si cette thématique semble à première vue axée sur l’utilisateur de l’archive, encore faut-il que cette information soit préalablement utilisable, ou pour reprendre le terme de Catherine Nadeau, elle doit être digeste. Ce travail de « prédigestion », qui est exécuté sans tambour ni trompette par l’archiviste, ne dépend pas seulement de son expertise ou de son bon vouloir, mais autant sinon plus de beaucoup de facteurs contextuels ; il est directement relié à la nature de l’organisme et à ses différentes activités productrices de documents. Mais il est également relié au degré de connaissance de l’archiviste à propos de ses utilisateurs potentiels. Car ce qui est au cœur des enjeux d’accès et de diffusion, ce qu’on nomme la « valorisation » de ses archives, c’est en dernière analyse la satisfaction du « client ». Que ce soit un historien, un artiste, ou un fonctionnaire, l’utilisateur doit trouver rapidement et avec précision l’information qu’il recherche.

Pour mieux comprendre ces enjeux d’accès et de diffusion, nous proposons un retour sur deux conférences particulièrement éclairantes : Catherine Nadeau nous présentera d’abord les différentes étapes pour démarrer un projet de gestion des données dans le but de faciliter de futures utilisations ; Marie-Claire Dufresne nous présentera ensuite les différents aspects organisationnels et technologiques pour la diffusion adéquate de l’information à l’interne, dans un organisme, en présentant notamment les avantages et les inconvénients de l’utilisation des silos d’information.

Les documents d’activités produits par les différents organismes sont de plus en plus des fichiers numériques, ce qui soulève toute sorte d’enjeux reliés à leurs proliférations ou à leur repérage. Mais le document, en tant que support d’informations structurées, est-il lui-même en profonde mutation ? Du moins, les activités de plusieurs organismes engendrent dorénavant des données, ces « petites particules d’information » qui sont parfois générées automatiquement, parfois à l’aide d’un utilisateur.

powerpoint Caherine Nadeau

On peut déjà prévoir que la collecte et la conservation de données poursuivront leur ascension dans les prochaines années, ne serait-ce que par ce qui a trait aux différents projets de « ville intelligente », soit l’idée d’une amélioration de la qualité de vie du citoyen par la collecte de données sur ses différents actes et déplacements (compteur intelligent, autobus intelligent, caméras sur les policiers, etc.). La logique première est ici identique à la plupart des programmes qui collectionnent les données : améliorer la connaissance du client ou de l’utilisateur pour ensuite améliorer son offre de produits et services, et avoir ainsi toujours une action d’avance sur celui-ci.

On doit ainsi s’attendre à un raz-de-marée de données dans les prochaines années, et l’archiviste, avec son expertise en gestion de l’information, devrait forcément être de la partie. C’est donc dans cet esprit que Catherine Nadeau nous propose 7 volets pour démarrer un projet de gestion des données : (1) alignement avec la stratégie d’affaires (définir les objectifs en respectant les limites contextuelles) ; (2) organisation (définir les rôles et responsabilités) ; (3) gouvernance (responsabilisation, contrôle et monitoring) ; (4) Processus (définition des cadres et procédures) ; (5) métriques (outils de suivi, contrôle de la qualité) ; (6) Architecture (sécurité, accès, synchronisation et interopérabilité) ; (7) plateforme (qualité, rapidité et maturité des logiciels).

modele

Comme on a pu l’entendre au cours du congrès, notamment lors de la conférence BANQ vous informe, la « découvrabilité » sera le principal défi de la prochaine génération. On peut la définir comme étant « la capacité d’une information à sortir de la masse ». Cela passe d’abord par une solide gestion des métadonnées, donc par un travail en amont de la production des documents. Catherine Nadeau, qui était venue partager son expertise à propos du « Big Data » au congrès de 2014, imputait alors à l’archiviste ce rôle préventif qui consiste à anticiper les sources possibles de « bruits » ou d’information indésirables ou inutiles. Elle y avait alors présenté les différentes difficultés auxquels il est confronté.

big-data-big-rle-pour-larchiviste-21-638

Il est à noter que la plupart de ces difficultés sont reliées à l’évolution rapide des contextes de création ou de réception. Il semble que ce qui s’est perdu lors de ce passage du support à la particule d’information, c’est justement cette qualité intrinsèque du document qui était la persévérance de son assemblage dans le temps.

La présentation de Catherine Nadeau est finalement une invitation à l’archiviste pour qu’il s’implique davantage dans la gestion des données, puisqu’elle semble représenter le prochain mode de production des organismes. L’expertise de l’archiviste, à l’instar des informaticiens, permet plus efficacement de structurer autant les processus de création que les instruments d’accès, de partage ou au contraire de non-accès et de sécurité des documents numériques ou des données. Car l’apport de l’évaluation, fonction qui est déjà au centre de la discipline archivistique, s’avère, être encore plus importante lorsqu’on parle de donnée et de « big data ». Pour preuve, l’argument de vente premier des différentes firmes ou des différents logiciels qui se proposent pour la gestion de donnée des entreprises est celui des bénéfices potentiels d’une saine évaluation, avec des slogans du type « give big data big meaning » ou encore « turning big data into big ideas and big bucks » (slogans tirés d’un dossier paru dans The Times, 2013). Le « big Data » est effectivement présenté dans la plupart des cas comme étant la nouvelle ruée vers l’or, et on y retrouve ici l’idée que leur valeur, loin d’être seulement dans le contenu de l’information, est également tout autour, c’est-à-dire dans son travail de valorisation. Le contexte de la donnée, tout comme l’archive, est nécessaire à la construction d’une narration qui permet aux différents utilisateurs potentiels de repérer et d’utiliser l’information. C’est donc sur ce point que nous retrouverons à l’œuvre l’indispensable expertise de l’archiviste.

La deuxième conférence que nous souhaitons présenter ici rejoint la première au niveau de la question de l’accès — ou du non-accès — à l’information, mais cette fois-ci à l’interne, dans son organisme producteur, entre les différents postes de travail. L’accès aux documents, ne serait-ce que ceux qui sont indispensables au déroulement des activités quotidiennes des employés, est parfois une activité complexe. À titre d’exemple, la conférence de Marie-Claire Dufresne s’est transformée en véritable causerie lorsqu’elle demanda au public quelles sont les personnes qui ont été personnellement victimes de difficultés concernant le partage de l’information. C’est ainsi que, forte de son expérience au Cirque du Soleil, Mme Dufresne est venue présenter l’essentiel de son article publié plus tôt cette année dans l’excellente revue de l’Association, Archives, à propos des silos d’information. Rapidement, elle démontre son parti-pris pour la réduction de l’utilisation de cette théorie, car avec l’avancement des technologies, elle est dorénavant un frein au développement d’un véritable esprit d’entreprise. L’a-t-elle toujours été ? Dufresne reste tout de même courtoise et présente les qualités de l’utilisation de ces silos : un silo pour un groupe restreint favorise le sentiment d’appartenance à l’intérieur du département, facilite l’accès pour les employés qui sont au premier plan et donne un sentiment de sécurité. Rappelons que l’entreprise choisit de créer des silos dans le but de créer des espaces collaboratifs, des communautés de pratiques, des groupes de travail.

Jerry Ash propose déjà en 2005, dans Security and Silos, d’utiliser l’image du silo à grain comme métaphore de la méthode. La première critique majeure viendra de Matthew Gardiner en 2011, qui soulèvera la problématique de la perte de temps et d’argent causé par un tel système : la duplication des tâches, politiques et processus concernant la gestion de l’information, mais également la prolifération de celle-ci, au sein d’une même entreprise. C’est dans cette direction que la critique de Dufresne pointe ; elle blâme le système des silos parce qu’ils produisent la décentralisation — ou l’éparpillement — de l’information, et donc par ce fait, produit l’effet contraire à son but premier : faciliter tant la gestion que l’accès. Prenons seulement quelques problèmes techniques dans la pratique quotidienne ; en plus des difficultés de maintenir l’inventaire des différents silos à jour, la communication interdépartementale est déficiente.

source -blogs.informatica.com-

Par exemple, si un département souhaite travailler avec un document d’un autre silo, il en fera probablement une copie, ce qui, au final, multiplie inutilement les documents. De ce point de vue, l’argument de la sécurité du système est finalement renversé ; la multiplication des versions est un ennemi de l’intégrité des documents d’origine. On l’aura compris, Dufresne opte pour la réduction des silos d’information. Mais sur le terrain, deux obstacles s’opposent à ce changement : le premier étant technique (sécurité, outil, utilisation), et le second comportementale (attitude des employés à changer leurs méthodes de travail).

Finalement, ces deux présentations permettent de distinguer les différents enjeux de l’accès à l’information, tant interne qu’externe à l’organisme qui la produit. Elles permettent également une réflexion sur l’évolution des usages des archives, que ce soit documents ou données. Pour conclure sur une réflexion plus critique concernant cette évolution rapide des différents mécanismes de collecte de données, automatique ou non, prenons l’exemple des données personnelles, qui sont devenues le nouvel eldorado des multinationales. En moins de quinze ans, Google est devenu la plus grosse entreprise du monde, avec une valorisation boursière de 544,7 milliards de dollars en 2016, près de deux fois celle du géant pétrolier Exxon Mobil. La vente de données serait-elle plus profitable que la vente d’énergie ? Faut-il rappeler que chaque minute, deux millions de mots-clefs sont soumis à Google (Dugain et Labbé, 2016,

google data centers. source- google.com intl fr about datacenters

L’homme nu. La dictature invisible du numérique). Pour ces mêmes auteurs, le « big data » n’a pour objectif ultime rien de moins que d’en finir avec le hasard. « Le niveau de connaissance sur chacun sera bientôt tel que l’on pourra prédire nos comportements, y compris les plus répréhensibles. La surveillance de tout être humain sera la règle. (Ibid.) » Nous y sommes presque : des compagnies d’assurances accordent déjà des rabais à leurs clients qui acceptent de porter un bracelet connecté ou d’installer des capteurs sur leur automobile. « L’homme nu trouvera difficilement la force de résister dans une société où santé, longévité, sécurité seront le prétexte officiel à sa transparence. (ibid.) » Comme le dit si bien Fabien Deglise dans un article du devoir cette semaine :

« S’il y a bien une chose sur laquelle le présent ne manque pas de clarté, c’est bien sûr sa fascination pour la transparence (…) En entrant dans des espaces à la charnière du temps, la transparence devient cette solution simple que l’on convoque comme remède pour appréhender les problèmes émergents. La caméra sur des policiers pour enrayer le profilage, c’est ça ! La publication des contrats publics pour déjouer la corruption, c’est toujours ça. La transparence déprécie et avilit les secrets, ceux qui fondent et nourrissent les manigances, les manipulations, les corruptions, les injustices, les abus de pouvoir (…) Elle promet cette hygiène sociale en chassant la complaisance et les aveuglements volontaires. Elle se porte en vecteur d’anéantissement des obstacles qui nuisent à la libre circulation des idées, des biens, des humains, unique façon de sortir des carcans, d’enrayer l’asservissement des masses, de libérer la pensée, de renouer avec la liberté d’agir et d’être finalement soi. C’est une glasnost, politique russe de l’ère Gorbatchev, désormais mondialisée ».

Dans ce développement rapide d’outil pour mesurer les faits et gestes de la population, l’expertise de l’archiviste risque d’être une fois de plus indispensable ! Pensons notamment aux différentes règlementations nationales et internationales concernant les droits d’accès à l’information ou du respect de la vie privée. Il ne s’agit pas seulement de l’utilisation commerciale des données personnelles ; il y a également l’importante question du piratage d’informations sensibles. L’archive se résumera-t-elle un jour à un entrepôt de Google en Arctique, question de refroidir les serveurs (et pas juste eux) ?

 

Pour en savoir plus : présentation PowerPoint complète de Catherine Nadeau :

Pour aller plus loin sur le « big data » : dossier publié dans The Times, par le créateur de contenu « Raconteur » : http://raconteur.net/big-data-2013

Pour une perspective plus critique sur l’avenir du « big data » : Dugain, Marc et Labbé, Christophe (2016). L’homme nu. La dictature invisible du numérique. Robert Laffont, Paris.

Pour lire l’article « Les nouvelles mythologies 3 » de Fabien Déglise (11 juillet 2016) : http://www.ledevoir.com/societe/actualites-en-societe/475207/chroniquefd-les-nouvelles-mythologies-3

Pour lire l’article Marie-Claire Dufresne : « Réduire les silos d’information » (contenu payant) : http://id.erudit.org/iderudit/1035724ar

 

Une réflexion sur “Retour sur le congrès 2016 : Accès à l’information : des documents aux données

  1. Pingback: Reporteurs étudiants 2016 – La totale! | Congrès annuel de l'AAQ

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s