Événement/Congrès

Congrès : comment s’y préparer et en retirer le maximum de profits

Par Catherine Dugas et Martin Leblanc*

Vivre son premier congrès professionnel – à titre d’étudiant ou de professionnel dans un nouveau milieu – est un évènement souvent marquant. Il s’agit là d’une occasion en or pour rencontrer et discuter avec des collègues venus d’un peu partout, que ce soit dans un but de perfectionnement, pour se tenir à jour sur l’état des pratiques dans la profession, ou tout simplement pour socialiser avec des gens qui partagent les mêmes passions.

Comme toute première expérience, le congrès peut s’avérer être une source de stress pour certains. La question du réseautage dans ce genre d’environnement est particulièrement sensible pour la plupart des non-initiés, et c’est bien normal. Mais pour tirer pleinement profit de ce type d’évènement, il faut d’abord neutraliser ces éléments potentiellement anxiogènes, et un peu de préparation permettra d’éviter des petits inconvénients qui peuvent paraitre des murs insurmontables dans le feu de l’action. Voici donc des petites astuces qui permettront de minimiser les risques et de maximiser les possibilités d’occasions qui vous seront avantageuses lors d’un congrès.

 

« Feeling the squeeze ». Crédit: Neil Tackaberry. Licence Creative Commons

Avant :

-Identifiez votre but en allant à cet événement. Réseauter? Rencontrer des gens qui travaillent dans un milieu spécifique? Être inspiré par des idées novatrices? En sachant ce que vous attendez de l’événement, vous pourrez mieux concentrer vos énergies durant celui-ci.

-Mais il y a un conseil primordial à suivre : dormez autant que vous pouvez les jours avant le congrès! La meilleure façon d’en profiter est d’être reposé et surtout d’avoir une journée de repos assuré après!

Pendant :

-Portez des souliers confortables. C’est bien de vouloir avoir l’air professionnel, mais vous allez passer beaucoup de temps à marcher et être debout donc assurez-vous de pouvoir survivre la journée!

-Habillez-vous en pensant « oignon ». Les salles de conférences peuvent être frigorifiques avec l’air climatisé et les salles de dîner étouffantes ou vice versa. Soyez prêts pour toutes éventualités.

-Apportez-vous une bouteille d’eau!

-Notez ce que vous ne connaissez pas. Faites des listes (À lire, À rechercher, À essayer, etc.) pour les nouveaux concepts/idées/mots clés que vous découvrez. Révisez vos listes à tête reposée après le congrès.

-Apportez plus de carte d’affaires que vous croyez nécessaires!

-Donnez votre nom! Même si vous avez déjà rencontré la personne, se rappeler des noms de tous est assez difficile dans ce contexte. Portez si possible votre nom près de votre visage plutôt que sur une corde pour faciliter les choses.

-Prenez le temps de discuter et partager avec les gens et non seulement d’échanger des cartes et de rencontrer tout le monde.

-Ne restez pas seulement avec des gens que vous connaissez, sortez de votre zone de confort et faites les premiers pas en vous présentant à d’autres collègues. Pour ceux qui ne sont pas très à l’aise de partir une conversation, préparez-vous quelques questions à poser. Et surtout, écoutez les réponses!

-Choisissez les séances que vous ne voulez pas manquer, mais soyez flexible. Le réseautage entre séances peut être plus bénéfique que de voir toutes les conférences!

Après :

-Prenez contact avec les gens que vous avez rencontrés, ceux qui vous ont donné leur carte d’affaires. Envoyez-leur un courriel, ajoutez-les sur LinkedIn ou Twitter.

-N’hésitez pas à personnaliser votre message. Par exemple, au lieu d’utiliser le message de connexion par défaut sur LinkedIn, adaptez-le à votre destinataire. Faites brièvement référence aux discussions que vous avez eues avec celui-ci. Cela l’aidera à vous replacer plus facilement, car il a lui aussi rencontré beaucoup de gens pendant le congrès.

-N’oubliez pas de respecter les engagements pris auprès de collègues ou de fournisseurs. Si vous avez dit à une personne que vous lui feriez parvenir une information ou que vous lui téléphoneriez, n’oubliez pas de le faire!

-Triez tous les dépliants de fournisseurs, documents et cartes d’affaires accumulés. Gardez tout ce qui vous intéresse et qui vous sera utile. Éliminez immédiatement les autres pour éviter de vous encombrer et de questionner leur pertinence plus tard. (Une occasion de mettre en pratique vos notions d’évaluation des archives!)

-Relisez les notes que vous avez prises pendant le congrès. Complétez-les au besoin, car vous oublierez l’information d’ici quelques jours ou semaines. Classez et conservez-les dans un endroit facilement accessible afin de pouvoir y accéder le moment venu.

-N’hésitez pas à utiliser les nouvelles connaissances et informations acquises lorsque possible dans vos études et/ou votre travail. Vous pouvez également rédiger une liste de celles-ci afin de les garder en mémoire.

-Si vous avez noté des suggestions de lecture, des sites web à consulter, des pistes de recherche sur un sujet qui vous intéresse ou autre, n’oubliez pas d’y donner suite.

-Vous avez des questions ou commentaires à propos d’un sujet discuté pendant le congrès? Parlez-en à votre entourage ou dans un groupe de discussion (ex. : le groupe LinkedIn de l’AAQ et les groupes Facebook et LinkedIn d’ARÉDIQ).

-Restez à l’affût des informations diffusées par les organisateurs, conférenciers et participants sur leur site web, blogues, les médias sociaux (surtout Facebook, LinkedIn et Twitter) et dans les revues archivistiques (ex. : la revue Archives, La Chronique et les Actes de congrès de l’AAQ). Parfois, des comptes rendus, articles et informations complémentaires y sont publiés. Qui sait, peut-être en rédigerez-vous un!

Quoi faire si vous n’avez pas pu assister au congrès?

Même si vous n’étiez pas présent au congrès ou seulement pendant une ou deux journées, vous pouvez tout de même consulter les informations qui ont été diffusées par les organisateurs, conférenciers et participants pendant celui-ci et après.

-Vérifiez ce qui a été dit sur les médias sociaux de l’organisation responsable de l’événement. Sur Twitter, un mot-clic (hashtag) est souvent utilisé pour centraliser les gazouillis (tweets) de l’événement en un seul lieu. Par exemple, celui du congrès 2016 de l’AAQ était #AAQ2016.

-Parlez du congrès avec vos collègues présents. S’il y a des conférences et activités qui vous intéressaient particulièrement, demandez-leur s’ils y ont assisté et ce qu’ils en ont retenu.

Bonne préparation et bon congrès à tous!

 

***

 

*Ce texte, légèrement modifié par Jonathan David, provient de deux publications rédigées par Catherine Dugas et Martin Leblanc pour le réseau AREDIQ[1].

[1] https://groupearediq.wordpress.com/2014/05/21/preparer-a-un-congres/

https://groupearediq.wordpress.com/2014/06/03/quoi-faire-apres-un-congres/

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s