Formation continue/Profession

Archiviste d’aujourd’hui : analyse critique

Par Jonathan David

Ce 1er mai, l’Association des archivistes du Québec publiera la seconde édition du guide Archiviste d’aujourd’hui. Tout comme son précédent, il a pour mandat d’accompagner l’archiviste dans sa gestion de carrière.

Oui, une carrière ne se constitue pas d’elle-même! Se gérer soi-même comme une entreprise autonome, voilà un sage conseil qui permet de reprendre le contrôle de nos pensées et actions au quotidien. Archiviste d’aujourd’hui vient donc à votre rescousse pour vous offrir une mise à jour, que vous soyez un nouveau guerrier ou un vieux vétéran! Car il n’est jamais trop tard pour « apprendre à apprendre » (p.121).  Même si les années nous apportent de l’expérience, elle peut également nous apporter quelques rides… tout va si vite aujourd’hui, disait ma grand-mère!

Ce livrel est ainsi une ambitieuse tentative pour dresser « le profil de compétences exigées chez les membres de notre profession (p.2) ». Mais au lieu de nous parler de théorie, celle que l’on a apprise lors de notre formation, les auteurs invités portent plutôt à notre regard l’importance de la communication en entreprise. De façon originale et complémentaire, chacun des textes couvre une facette de ce complexe jeu de pouvoir. Le facteur humain et le savoir-être seront donc au cœur des réflexions proposées ici.

Le facteur humain.

Dans le cadre de son travail, l’archiviste ne gère pas que des documents; il gère des relations et des conflits.

L’archiviste est au cœur de l’implantation et de la gestion de système complexe dont le bon fonctionnement nécessite une bonne coordination de la part de beaucoup de gens. Celui-ci doit nécessairement créer des liens avec différents professionnels de tous les horizons. Peu importe à qui il a affaire, l’archiviste se doit de soigner ses contacts dans l’organisme, et surtout, il doit savoir à qui aller poser chacune des questions auxquels il est confronté dans son travail quotidien. « Les ressources humaines sont à connaître et à évaluer dans le développement de chaque projet (p.17) ».

Si la collaboration est la clé du succès, « l’ouverture d’esprit est toujours une bonne compétence » (p.19). Un aspect important à prendre en compte est la diversité d’opinion. « Une équipe est intéressante quand elle accueille des employés aux qualités singulières (p.53) ». Sachez garder cette idée en tête, et rappelez-vous combien il serait ennuyant et peu innovant de travailler avec des gens qui ont tous les mêmes opinions et idées que vous! On ne doit pas craindre la singularité, mais bien apprendre à l’utiliser à son avantage.

De plus, prenez le temps de vous intéresser à ce que font les gens, même si à première vue, vous y trouvez peu de points en commun avec vos activités. « Le travail de chaque personne se solidarise autour de la reconnaissance de ses capacités, favorisant ainsi le développement d’un sentiment d’appartenance. (p.54) ». Si on investit des efforts pour bâtir une relation de confiance dès le début, on aura moins de difficulté dans notre travail au quotidien. Il s’agit aussi d’une mesure préventive; l’archiviste doit le plus possible travailler en amont afin de prévenir bien des problèmes plus tard lorsqu’il aura à gérer les dossiers. Si vous souhaitez conseiller les utilisateurs sur la manière dont ils produisent leurs documents, mieux vaut planifier comment vous vous y prendrez, c’est-à-dire avec quelle attitude et quels mots.

L’archiviste comme communicateur

Pour avoir un impact dans l’organisme, pour que ses projets soient réalisés, l’archiviste doit trouver des appuis dans l’organisation. Pour ce faire, il doit être impliqué, visible et actif. Et surtout être bien préparé, question d’être convaincant.

Pourquoi « valoriser l’information comme richesse de l’organisation » (p.5)?. Pourquoi mettre l’accent sur la performance et les résultats? D’abord pour convaincre les utilisateurs que leurs efforts sont utiles. Un bel exemple est démontré dans le livrel par rapport aux métadonnées :

« Le problème avec les métadonnées, c’est qu’il faut être discipliné pour les saisir. Ici, ce n’est pas tant le niveau de difficulté, mais une question de valeur donnée à l’information. Pour que l’utilisateur soit convaincu que ça vaut la peine de saisir des métadonnées, il faut qu’il reçoive un retour sur son investissement (p.27) ».

L’archiviste doit construire un récit qui fait la promotion de ses fonctions. Il doit vendre son projet et donner des raisons pour que les gens changent leurs habitudes et participent. Il doit construire et partager une vision globale et commune, mettre des outils en place pour viser « une compréhension mutuelle ». Il doit donner l’impression que la saine gestion des documents n’est pas qu’un simple caprice de fin de processus, mais bien une pratique ancrée dans la culture de l’organisation et qui offre une valeur ajoutée qui mérite le temps qu’on lui accorde. Il est le premier responsable pour mobiliser et motiver les utilisateurs.

Sur cette question, un de mes chapitres préférés est celui de Charles Cormier, Marketing : concevoir et vendre un produit ou un service. À première vue, le marketing semble bien loin des préoccupations de l’archiviste. Or, Charles Cormier fait une brillante démonstration sur comment certains de leurs concepts et outils peuvent aider l’archiviste dans son quotidien. J’en retiens que la croisière s’annonce par la manière, et qu’il est bien important d’investir temps et énergie pour planifier les méthodes que nous utiliserons pour bien présenter nos services à nos utilisateurs.

L’archiviste doit donc montrer un discours cohérent, bâtir un produit attrayant et crédible, créer une image de marque unique (p.76). Bref il doit se construire une réputation qui l’avantage en tout point, et tenter de tuer dans l’œuf les mouvements qui empêchent ou démotivent la bonne gestion des documents.

L’archiviste doit être visible. Pas juste au party de Noël; tout au long de l’année!

« Le meilleur moyen d’éviter des rumeurs qui pourraient nuire au projet, c’est de diffuser régulièrement des informations à tout le personnel (p.30) ».  Pour construire des relations harmonieuses, l’archiviste doit également démontrer un peu de retenu. Il doit planifier ces interventions et garder en tête les objectifs qu’il s’est donnés. En d’autres mots, il doit développer son intelligence émotionnelle :

« L’intelligence émotionnelle (IE), c’est la capacité de contrôler ses émotions ainsi que celles des autres, de faire une distinction parmi elles et d’utiliser cette information pour guider ses pensées et actions. (…) Une personne dotée d’IE a une très bonne conscience d’elle-même, possède une grande capacité d’introspection  (p.113) ».

Archiviste d’aujourd’hui propose une grande quantité d’outils pour vous aider à développer vos habiletés politiques. Mais si, au final, vous sentez que vous n’êtes pas fait pour travailler dans ce type de contexte – où les hiérarchies et relations de pouvoir jouent tout autant que l’excellence – un chapitre entier vous propose des témoignages d’archivistes qui ont lancé leur propre entreprise indépendante. On y présente en détail les avantages et les inconvénients d’un tel choix, mais sachez que vous y rencontrerez des défis similaires en matière de stratégies politiques : cela nécessitera de travailler fort et d’être persévérant dans vos efforts pour satisfaire votre clientèle. La compétition sera tout aussi grande et vous devrez vous réaligner constamment pour répondre aux différents contextes de vos interventions.

L’archiviste comme observateur

S’il souhaite avoir une petite chance d’atteindre ses objectifs, l’archiviste n’a d’autres choix que de prendre en considération le contexte dans lequel il évolue. Pour ce faire, il doit garder les yeux et les oreilles bien ouverts. Comme « la collaboration est toujours une expérience de la réciprocité (p.53) », l’archiviste se doit d’être à l’écoute des autres.

Lorsque l’archiviste possèdera une vision d’ensemble – des personnes et des relations dans l’organisme – , il pourra alors segmenter les utilisateurs, déterminer différents profils, et ainsi cibler ses interventions. Il pourra également mieux positionner son offre et développer des discours plus convaincants, selon la personne à qui il s’adresse.

L’implication dans le milieu : voilà le secret de la réussite (p.22). L’archiviste se doit de non seulement porter une attention au contexte global de l’entreprise, il doit également leur porter une oreille attentive aux besoins de l’ensemble de ses collègues. Autrement dit, il doit s’intéresser à sa clientèle, il doit travailler à la satisfaire.

« Les utilisateurs vont toujours rencontrer des difficultés. Il n’y a pas de logiciel parfait. La GID (…) c’est beaucoup plus une affaire d’émotions, d’habitudes et d’interactions entre les humains (p.26) ».

Savoir mesurer : les indicateurs de performance

On l’a déjà souligné, il faut connaitre son travail pour pouvoir le communiquer de façon convaincante. « Pour soi ou pour l’équipe, il faut savoir résumer ses actions, ses priorités et ses doutes (P.17) ». C’est pourquoi on considère souvent la planification comme l’élément essentiel du travail de l’archiviste. Celui-ci ne peut mettre en place un projet sans l’approbation de la direction. Pour se faire, il doit s’assurer que tous ces projets visent à améliorer l’efficacité et la performance de l’organisation.

Les indicateurs de performance aident à synthétiser son projet, ils facilitent sa communicabilité et travail à défendre la légitimité de notre travail. On doit adopter « un mode de gestion axé sur les résultats dans un souci d‘amélioration continue (p.82) ». Il faut s’assurer que les services offerts évoluent au même rythme que les besoins de notre clientèle (p.84) ». Le livre propose plusieurs objectifs, cible et indicateurs, afin que le lecteur soit outillé pour mesurer en temps réel et améliorer sa réactivité.

On y trouvera également des bonnes pratiques afin d’améliorer sa capacité de synthèse et la manière de défendre ses initiatives. Par exemple, la notion de risque peut apporter à l’archiviste des outils d’analyse fort important : risque d’être non conforme, risque légal, sinistres, vols, fraudes, risque pour la réputation, etc. (p.10). Il faut finalement s’assurer que les retombés de nos actons sont bien perçues à travers l’organisation. La mesure de l’expérience utilisateur et de leur satisfaction est également importante.

Il ne faut pas sous-estimer l’importance des indicateurs de performances. Même s’ils portent sur des expériences passées, ils impliquent déjà une action future : « Il porte à l’action, à la prise de décision (p.86) ».

La gestion du changement

Une autre pratique importante est à mainte fois soulignée à travers les différents textes est l’importance d’une mise à jour constante de ces outils de mesure. Comme les affaires évoluent dans le temps, notre analyse des processus d’affaires doit prendre en compte ces changements et des ajustements doivent être pris en suivant les différents mouvements.

Pour ce faire, l’archiviste n’a d’autres choix que de suivre la parade. Il est de sa responsabilité d’aller chercher les connaissances qui lui manque et d’assurer une veille informationnelle permanente. « Autant dire que l’archiviste moderne est, de manière permanente, en formation continue (p.26) ».   Il doit porter, par exemple, une attention particulière sur l’évolution des technologies de production ou de conservation des documents.

On attend de l’archiviste qu’il développe donc toute une brochette de compétences. Cela peut paraître effrayant aux premiers abords, mais il faut aussi ajouter ici qu’ « il ne s’agit pas de devenir des professionnels de chaque domaine, mais plutôt d’être capable de parler la même langue que nos interlocuteurs (p.29) ».

Bien entendu, tout cela implique que votre organisation est elle-même prête au changement. Ce guide propose également des pistes de réflexion en la matière. Votre entreprise  possède-t-elle « une culture favorisant l’innovation, la performance et l’excellence? (p.27) ». Vous trouverez dans le livrel différents moyens pour développer une culture du changement, préalable à tout projet d’implantation d’une GID. Car toute transformation se planifie!

Conclusion 

Ce guide réussit à fournir des outils et astuces clairs et pertinents qui permettront  à l’archiviste de devenir un leader dans son milieu. La bibliographie qui se trouve à la fin de chaque chapitre permet au lecteur, s’il le souhaite, d’approfondir un sujet qu’il maitrise moins.  Bien documenté et pertinent, ce livrel couvre un grand nombre d’aspect avec une belle fluidité de lecture entre chacun des chapitres. Comme on l’a souligné, l’archiviste d’aujourd’hui se doit d’être multidisciplinaire et la panoplie de sujets traités ici le prouve une fois de plus.

Archiviste d’aujourd’hui est le guide idéal pour se construire sa propre palette d’outils de gestion de carrière.

Les personnes qui cherchent dans ce livrel le portrait typique de l’archiviste idéal seront déçues d’apprendre qu’il n’en est rien. En fait, les réflexions portées ici nous proposent plutôt des conseils et outils pour SE construire en tant qu’archiviste et individu. Si vous êtes soucieux de vous améliorer continuellement, ce guide saura vous rejoindre! Il vise l’apprentissage de soi et donne des astuces pour mieux se connaitre et ainsi mieux communiquer. Il souligne l’importance de l’engagement dans son milieu, et donne des pistes de solutions pour améliorer son savoir-être.

Quelques éléments essentiels à retenir :

Rappelons que la tâche de l’archiviste est de « diriger le navire (…) [de] donner un sens à un océan d’informations (…) [et d’] offrir la possibilité aux marins d’atteindre leurs cibles (p.4) ».

« Savoir argumenter, savoir convaincre, savoir négocier, savoir trouver des appuis, savoir choisir ses alliés, savoir tirer parti de sa marge de manœuvre, ressortissent de l’art de mobiliser les sources de pouvoir à sa disposition (…) L’archiviste qui refuse de développer ces habiletés sous prétexte que ce ne sont qu’intrigues politiques, luttes de pouvoir ou que seul le mérite compte, fait une mauvaise lecture de la situation (p.47) ».

« Trop souvent la gestion de l’information est perçue comme un enjeu d’ordre technologique, alors qu’il s’agit d’un enjeu organisationnel (p.10) ».

« Il faut provoquer les choses et non attendre qu’elles se produisent (p.78) ».

« L’intelligence émotionnelle (IE), c’est la capacité de contrôler ses émotions ainsi que celles des autres, de faire une distinction parmi elles et d’utiliser cette information pour guider ses pensées et actions. (…) Une personne dotée d’IE a une très bonne conscience d’elle-même, possède une grande capacité d’introspection  (p.113) ».

Une réflexion sur “Archiviste d’aujourd’hui : analyse critique

  1. Pingback: Archiviste d’aujourd’hui, guide pratique – 2e édition | Regroupement des archivistes religieux

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