Congrès

Retour sur le congrès 2017 : Session étudiante et tremplin vers le futur

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2017, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Nicolas Chantigny.

Nous en étions à la dernière journée du congrès et la salle accueillant BAC vous informe se vidait tranquillement pour laisser sa place à la Session étudiante. Mme Morgannis Graham, à qui l’on avait confié l’animation de l’évènement, présentait à tour de rôle les différents protagonistes concernés par l’évènement ainsi que les thématiques qu’ils aborderaient, tandis que les regards de la foule se braquaient peu à peu vers ces derniers. Quatre étudiants à la maîtrise et au certificat et quatre présentations aux orientations et aux enjeux inspirés des expériences qui leurs sont propres…

Pour ouvrir le bal, Michel Chartier de l’Université de Montréal dressa un bilan des innovations techniques connexes à l’ADN comme support d’archivage. En guise d’introduction, le conférencier a expliqué aux participants que les supports de stockage de l’information actuellement disponible connaissaient des obstacles quant à leur longévité de préservation. Selon ses dires, les divers supports susceptibles d’entreposer des données comportent des lacunes en fonction de la densité d’information qu’ils peuvent contenir et en corrélation avec leur durée de vie. Outre un disque de verre de quartz nanostructuré d’une capacité de 360 To et d’une résistance prévue de 13,6 milliards d’années, une des solutions possibles à ce problème repose sur l’archivage de l’information au moyen de l’ADN. Après une définition abrégée de la biologie moléculaire, M. Chartier a qualifié le chromosome « d’unité pouvant stocker une molécule d’ADN de façon extrêmement compacte ». Toujours en référence à ses propos, « c’est l’ordre ou la séquence des nucléotides dans la molécule d’ADN qui constitue une sorte de code qui permet de former un organisme et d’assurer son fonctionnement. On peut faire une analogie avec les lettres de l’alphabet, c’est-à-dire qu’on les place dans un certain ordre pour faire des mots et des phrases ».

Ainsi, la conceptualisation de l’ADN comme une sorte de langage a fait germer chez les scientifiques l’idée de l’utiliser comme un support d’archivage. Plusieurs méthodes publiées de 1999 à 2017 ont ensuite été survolées par Michel Chartier pour tracer l’historiographie de cette prouesse scientifique. Parmi les exploits, on note la consignation de divers types de données dans de l’ADN en utilisant tous les caractères présents sur un clavier d’ordinateur standard, la synthétisation de l’ADN contenant une partie du texte d’une comptine et les notes de musiques correspondantes, le codage de l’information tirée de cinq fichiers informatiques de formats différents dans des chaines d’ADN synthétiques (dont, entre autres, 154 sonnets de Shakespeare et un extrait du discours de Martin Luther King « I have a dream », formant au total 739 kilo-octets de données réparties dans plus de 153 000 chaines d’ADN qui comprennent 117 nucléotides chacune). Les avantages d’employer des brins d’ADN comme support de stockage ont finalement été énumérés par le conférencier. Leur usage et leurs fins ont fait leurs preuves, puisque la vie sur Terre existe depuis au moins 3,5 milliards d’années. On estime que la pérennité de ces supports équivaut à des millions d’années. De plus, l’ADN a la capacité de se reproduire elle-même et sa séquence de nucléotides peut contenir une quantité considérable d’information. Enfin, l’ADN peut se conserver dans certains contextes archéologiques et paléontologiques. Avec une touche d’humour, M. Chartier a terminé en ajoutant qu’il espérait avoir réussi à coder un nombre minimalement suffisant d’informations dans nos cerveaux!

Par la suite, Youri Chartrand, de l’Université de Montréal, s’est entretenu avec les participants du congrès à propos de son Retour d’expérience : Lise Watier. Préparer un don d’archives privées pour Bibliothèque et Archives nationales du Québec, qu’il a initié en décembre 2016. Cette présentation, se voulant comme un guide sur l’acquisition d’un don d’archives, était très pertinente pour les archivistes en herbe. En s’attardant au contexte entourant le processus de traitement de ce fonds d’archives, Youri Chartrand en a profité pour faire une courte description biographique de Lise Watier en tant que figure importante de la société québécoise. De la recherche préliminaire au sujet de cette vedette à la rencontre initiale avec elle, le conférencier a adopté un ton rassurant pour décrire ce processus d’entretien qui est parfois intimidant. Après une brève discussion avec Mme Watier concernant les phases du projet, le répertoriage du pré-inventaire s’avérait à être une étape enrichissante selon les dires de M. Chartrand. Effectivement, il s’agissait d’un moment privilégié avec la donatrice où l’archiviste a pu se consacrer entièrement à cet individu et vice-versa. M. Chartrand a conseillé aux participants de documenter le processus par une prise de notes constante et des enregistrements audiovisuels, de compléter l’inventaire et d’identifier les documents à restrictions. Il s’en suivit alors un survol de la classification, de la description et de l’évaluation adaptées pour ce fonds d’archives spécifique. Le conférencier précisa ensuite qu’il faut également tenir compte des documents non traités et de ceux qui se joindront au fonds dans l’avenir. Il encouragea, notamment, la désignation d’une mention dans la notice descriptive d’un document lorsque celui-ci est susceptible d’avoir une valeur de diffusion sûre quant à ses aspects esthétiques ou historiques. De plus, l’importance d’élaborer un document de présentation synthétisant le contenu du fonds fut aussi avancée par M. Chartrand, tout comme le fait qu’il est favorable de s’entourer de mentors et qu’il est nécessaire d’être flexible, de bien gérer son temps, de considérer la valeur émotive des archives et d’accepter les décisions des donateurs tout en étant diplomate, discret et coopératif.

Crédit: Isabelle Dion

En continuation, La modélisation des processus d’affaires au service de l’analyse diplomatique fut abordée par David Lesieur de l’Université de Montréal. Il commença avec une définition de l’analyse diplomatique et de ses origines françaises issues du 17e siècle pour se concentrer par la suite à la diversification de la discipline qui s’intéresse aujourd’hui à attester toutes les sphères de l’information consignée et non seulement celles détenant une valeur légale. En rapportant les propos de Luciana Duranti, M. Lesieur affirma que la diplomatique s’intéresse à quatre aspects déterminant la véracité de l’information consignée, c’est-à-dire la fiabilité, l’authenticité, l’exactitude, et l’authentification. Les liens avec l’archivistique étant palpables, il est normal que plusieurs notions soient familières pour les acteurs du domaine et que les outils d’analyse de la diplomatique soient utiles pour l’archiviste en permettant l’évaluation de la valeur des documents, qu’elle soit administrative ou légale. L’analyse diplomatique, toujours selon les dires du conférencier, servirait à élaborer des plans de classification et des calendriers de conservation tout en instaurant une traçabilité accrue des documents et de leurs potentielles modifications, assurant ainsi la préservation de leurs valeurs. Par après, en s’appuyant sur les écrits de Louise Gagnon-Arguin, M. Lesieur s’est attardé aux paramètres entourant l’analyse des documents, tels que le contexte de création des documents, mais également aux types de documents, à leur contenu, à leurs conditions de validité, à leurs fonctions, à leur conservation, etc. En citant S. Alter, David Lesieur a défini la modélisation des processus d’affaires comme étant « un ensemble coordonné d’activités visant à produire un résultat pour des clients internes ou externes et [qui est] exécuté par des acteurs humains ou automates et utilisant des ressources ». Les processus d’affaire se retrouvant partout, comme dans la création d’un site web ou dans l’ouverture d’un poste à pourvoir au sein d’une entreprise, le conférencier ajouta que la modélisation d’un processus d’affaires sert à décrire sa réalisation dans le but de comprendre son fonctionnement. Il s’agirait donc d’un outil de communication qui permettrait de partager les connaissances d’un système entre ses différents acteurs, leur offrant ainsi un langage commun. En calquant le processus d’affaire sur les travaux de l’Assemblée nationale du Québec, M. Lesieur et son coéquipier ont érigé une grille d’analyse et une documentation précises et basées sur les éléments mentionnés précédemment. Ce procédé visait à démontrer l’utilité de la modélisation des processus d’affaires au service de l’analyse diplomatique quant à la gestation de projets de loi et à la publication des documents législatifs. Pour ce faire, une étude en amont des ministères et des différents acteurs du gouvernement a été effectuée en s’attardant, entre autres, à la typologie des principaux documents employés ainsi qu’aux autorités responsables.

Pour couronner le tout, Tchintchin Rodolphe, de l’Université Laval se pencha sur Les archives des archives du Ministère du plan et du développement de la République du Bénin. Articulée autour de quatre axes, la présentation de M. Rodolphe était basée sur la situation des archives du Ministère en 2013, l’état des archives du Ministère en 2016, la situation des archives du Service des archives et les problèmes en parallèle avec leurs causes ainsi qu’avec les apports des solutions qui ont été suggérées. À l’aide de photographies, le conférencier démontrait l’ampleur du travail à effectuer en 2013 au sein du Ministère du plan et du développement de la République du Bénin. Gisant sur le sol dans certains cas, les documents étaient entassés et pêlemêles. Au mieux, ils se retrouvaient empaquetés dans des magasins et sans traitement préliminaire. L’état de préservation des archives était critique et un remaniement de la gestion documentaire s’imposait puisque ces dernières ne pouvaient aucunement être consultées. De fil en aiguille, une prise de conscience s’est produite au sein des instances gouvernementales. Elles ont mis sur pied un projet dénommé « mise en place d’un système performant de pré archivage ». L’ensemble des documents a été évalué et le coût total des travaux s’est élevé à 234 677 $. À la fin des procédures, les documents pouvant être sauvés ont été récupérés. Ils se sont retrouvés à être rangés dans des boîtes d’archives, pour être cotés et classés par la suite. Cependant, le constat final était peu reluisant. Le Service de gestion des archives ne s’étant pas inscrit dans la même dynamique, les documents gérés par cet organisme sont dans un état désastreux. La solution suggérée par M. Rodolphe passe par une volonté politique des autorités gouvernementales béninoises d’investir dans une saine gestion documentaire.

Les quatre thématiques tirées des conférences et issues d’horizons complémentaires dressèrent un portrait essentiel et de plus en plus varié du rôle de l’archiviste. Le quatuor, formé des étudiants et de leurs perspectives d’avenir, avançait dans la même direction ; celle visant à faire progresser la discipline archivistique. Nous n’avons aucun doute qu’en suivant leurs précieux conseils et qu’en se dotant des connaissances enrichissantes qu’ils ont présentés, l’aspirant archiviste de demain connaîtra une carrière florissante, telle une apothéose archivistique…

***

Pour en savoir plus :

Archives nationales du Bénin, http://www.dan.ilemi.net/

Duranti, Luciana, 2003, Pour une diplomatique des documents électroniques, http://www.persee.fr/doc/bec_0373-6237_2003_num_161_2_463631

Gagnon-Arguin, Louise, « Typologie des documents des organisations », 1998, Presses de l’Université du Québec

L’encyclopédie canadienne, Lise Watier, http://www.encyclopediecanadienne.ca/fr/article/lise-watier/

Chartier, Michel, L’archivage de données au moyen de l’ADN, http://archives21.ebsi.umontreal.ca/2017/05/31/larchivage-de-donnees-au-moyen-de-ladn-premiere-partie/

et

http://archives21.ebsi.umontreal.ca/2017/06/01/larchivage-de-donnees-au-moyen-de-ladn-deuxieme-partie/

Techniques de l’ingénieur, 2016, L’ADN et le quartz pour nos données pour l’éternité, https://www.techniques-ingenieur.fr/actualite/articles/ladn-quartz-stocker-nos-donnees-leternite-33538/

University of Southampton, 2016, Eternal 5D data storage could record the history of humankind, http://www.southampton.ac.uk/news/2016/02/5d-data-storage-update.page

 

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