Congrès

Retour sur le congrès 2017 : Les espaces numériques de travail. Quand collaboration et infonuagique s’associent

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2017, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Cindy Badier.

La conférence Espaces numériques de travail : l’UdeM à l’heure de la collaboration et de l’infonuagique, a été présentée par Taïk Bourhis, Joanna Frongillo, Chantal Joseph et Julie Parent de l’Université de Montréal (UdeM). Les conférencières, une gestionnaire de projet, deux archivistes et une conceptrice pédagogique-formatrice, ont abordé la gestion de projet, plus précisément l’aspect technologique, ainsi que la gouvernance documentaire à l’UdeM, la formation, et surtout la gestion du changement, qui prend de plus en plus d’ampleur dans un univers en constante évolution.

Crédit: Isabelle Dion

Le projet développé à l’UdeM s’est inscrit dans le cadre d’un projet institutionnel. Ce dernier a vu le jour en raison d’un besoin important de maintenir les documents numériques dans un espace de stockage performant, sécuritaire et sans contraintes d’évolution. En effet, l’espace de stockage préalablement en place faisait appel à des serveurs désuets, entraînant alors un certain manque d’espace de stockage, et l’UdeM ne possédait pas de solution institutionnelle pour une sauvegarde en cas d’accident. Le projet 1142 a donc vu le jour, et a été le fruit d’une importante collaboration entre les TI et les archivistes de l’UdeM. Le projet 1142 a abouti sur deux solutions complémentaires : un espace de partage permettant le travail collaboratif sur une plateforme institutionnelle nommée DOCUM, ainsi qu’un espace individuel, propre à chaque utilisateur, permettant la mobilité et la synchronisation des fichiers. Il s’agit d’une plateforme infonuagique institutionnelle nommée OneDrive Entreprise. Ces deux solutions vont ainsi permettre la centralisation des données, un meilleur repérage et une meilleure gestion de la sécurité des documents numériques.

DOCUM se présente comme un espace pouvant supporter tous types d’appareils et tous types de fichiers. Il présente aussi une arborescence en dossiers, personnalisée et propre à chaque unité. Par conséquent, l’utilisateur ne peut voir que les dossiers auxquels il a accès. Cette démarche apparaît essentielle, car elle permet de présenter une arborescence épurée, plus conviviale et plus sécuritaire pour l’ensemble des données informationnelles. DOCUM permet aussi l’envoi d’un courriel automatisé lorsque l’espace de stockage approche de sa saturation, ce qui a pour effet d’anticiper les problèmes d’espace. Concernant la sauvegarde de l’ensemble des documents, DOCUM fait une sauvegarde une fois par mois, et permet l’accès aux 31 dernières versions de chaque document. En cas d’incident informatique qui pourrait s’avérer désastreux, l’outil de migration délègue à une relève hors site. L’implantation de DOCUM nécessite évidemment un déplacement des documents de l’ancienne plateforme vers la nouvelle. Celle-ci se réalise la nuit, et évite les pertes de données en conservant toujours la source.

La plateforme OneDrive Entreprise, quant à elle, se présente comme un espace modéré, protégé par des mots de passe, et restant à l’UdeM pour des raisons de sécurité. Par exemple, il n’est plus possible pour un utilisateur de modifier lui-même son adresse courriel. Pour ce faire, il doit en faire la demande aux TI. OneDrive Entreprise propose un portail en ligne, un espace de stockage individuel, et se trouve jumelé à un outil de synchronisation des fichiers. De plus, il laisse possible le partage des fichiers tout en pouvant en restreindre l’accès. Il est important de noter qu’aucun document confidentiel ne peut se retrouver sur la plateforme publique. L’utilisateur reste donc responsable de son espace de stockage, et se trouve vivement encouragé à suivre une formation quant à la gestion de ses documents.

L’implantation de ces outils va clairement améliorer le partage de l’information entre les différents utilisateurs. De plus, elle va permettre une uniformité des processus de travail, mais surtout assurer la continuité des activités en cas de départ ou d’absence d’un employé. Elle permet ainsi d’assurer la pérennité des connaissances organisationnelles. Cependant, les changements récurrents opérés par Microsoft peuvent avoir certains impacts sur OneDrive, notamment en termes de configuration. De plus, la différence des environnements tels que Firefox et Explorer peuvent modifier les fureteurs. Cette réalité peut créer un inconfort auprès de certains utilisateurs, et reste actuellement le seul bémol à l’utilisation des nouveaux outils mis en place.

Par la suite, la dernière étape du projet reste la formation des employés. Cette dernière est garante de pérennité et d’une utilisation responsable des espaces de stockage. C’est pourquoi elle prend à la fois une tournure magistrale, puis pratique sous la forme d’ateliers. La force des ateliers a été de recourir à la participation des employés, les impliquant ainsi dans le processus en leur demandant de faire migrer eux-mêmes leurs dossiers de l’ancienne plateforme à la nouvelle. Cette méthode d’apprentissage permet une implantation de système réussie et collaborative.

De par ce projet, en janvier 2017, une nouvelle directive sur le stockage de l’information institutionnelle en infonuagique a vu le jour. Elle impose un stockage en fonction de la valeur des documents établie selon la catégorisation des documents, et définit également les modalités d’utilisation des espaces de stockage. La catégorisation des actifs informationnels repose sur les trois critères suivants : la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de l’information.

Finalement, la conférence s’est terminée sur un jeu-questionnaire, prouvant définitivement que l’interaction et la collaboration restent les meilleurs outils pour une gestion du changement réussie.

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