Congrès

Retour sur le congrès 2017 : La gestion des documents produits et reçus par les services d’archives : problématique et urgence d’agir

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2017, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Cindy Badier.

William Yoakim (Université de Montréal), Cécile Gaiffe (Université de Montréal) et Marysol Moran (Groupe Serdy) ont été réunis dans une même conférence scindée en trois parties distinctes.

William Yoakim, armé d’un humour désinvolte, a ouvert le bal avec la présentation de son enquête universitaire sur la gestion des documents, produits ou reçus, par les services et les centres d’archives. À l’origine de cette enquête, il y a un livre : Diplomatique pratique ou traité de l’arrangement des archives et trésors des chartes, écrit par Pierre-Camille Le Moine en 1765. Il s’agit de la première monographie française traitant des archives, et proposant la gestion des documents par sujet. Cette lecture a donc été significative pour William Yoakim qui a alors décidé d’aller au-delà des outils de gestion documentaire, pour s’intéresser davantage à la méthodologie. Il a donc élaboré un questionnaire afin de savoir ce qu’il advenait des documents générés par, ou pour, les services et les centres d’archives, et utilisés pour créer des outils de gestion tels que nous les connaissons. Ce sont 90 responsables de services et de centres d’archives qui ont été contactés. De ces derniers, 40% ont retourné des résultats exploitables dans le cadre de cette enquête. Cependant, s’il a été impossible pour William Yoakim de définir le profil exact des répondants, il a pu nous informer avec certitude que l’utilisation du plan de classification semble plus acquise que le calendrier de conservation. L’enquête révèle également que la majorité des services et des centres d’archives interrogés reconnaissent ne pas bien préserver leurs documents. La préservation reste donc une lacune évidente qui vient renforcer la problématique liée à la mauvaise utilisation du calendrier de conservation.

Dans un second temps, Cécile Gaiffe nous a présenté les prémices de sa recherche doctorale. Cette dernière en est encore à l’état embryonnaire, et c’est pourquoi la conférencière nous a amené quelques pistes de réflexion basées sur un apport théorique. Cette recherche découle du fait que, selon Cécile Gaiffe, peu de connaissances sur l’information judiciaire, ainsi que sur son traitement par les greffes et les éditeurs juridiques, sont accessibles. Cela a pour effet d’empêcher une bonne compréhension du raisonnement juridique, ainsi qu’une indexation exhaustive des documents. De plus, étant actuellement dans un contexte de dématérialisation de l’information, de plus en plus d’éléments des différents dossiers judiciaires se retrouvent dans des bases de données. Force est de constater que la notion d’émancipation du support papier touche donc aussi le milieu judiciaire. Dans ce contexte hybride, l’indexation de l’information devient alors tout un enjeu, et nécessite des projets d’informatisation sollicitant des spécialistes de la gestion documentaire tels que les archivistes. La recherche de Cécile Gaiffe concerne donc l’information d’exploitation des tribunaux, et elle a décidé de faire du Québec son terrain d’étude. En effet, le Québec reste la province qui diffuse le plus de décisions judiciaires en ligne, et cela gratuitement. Selon Cécile Gaiffe, le Québec s’avère être un modèle en tant qu’éditeur juridique dynamique.

Crédit: Isabelle DIon

Par la suite, Marysol Moran nous a proposé une rétroaction sur un projet de préservation et d’accès aux archives audiovisuelles. Ainsi, elle a présenté aux archivistes différents outils et conseils pour mener à bien un projet de préservation d’archives audiovisuelles. Selon la conférencière, l’urgence d’agir pour la conservation des archives vidéo est inhérente au contexte actuel d’évolution permanente des différents supports. En effet, il est primordial d’assurer l’accès à cette information aux générations futures. Marysol Moran a donc participé à un important projet de numérisation pour des archives vidéo des années 1980, dont l’information ne serait bientôt plus transférable en raison des appareils de lecture qui deviennent de plus en plus obsolètes. La stratégie de préservation retenue a donc été la numérisation dans un fichier de conservation normalisé par l’ISO. Sur le long terme, une migration aux cinq ans devrait s’effectuer, ainsi qu’une conversion vers de futurs formats de fichiers afin de maintenir l’information au fur et à mesure que les supports se modifient. Dans le contexte de ce projet de numérisation, une équipe multidisciplinaire a été mise en place : directeur technique, archiviste, technicien en informatique, technicien à la numérisation et autre. Le projet s’est fait en plusieurs étapes ; de l’objectif de préservation à la migration, en passant par la conversion et le contrôle qualité. De plus, Marysol Moran recommande de documenter l’inspection physique et la manipulation des supports, ce qui contribuerait à maximiser leur durée de vie. La conférencière a également beaucoup insisté sur les procédures de numérisation des documents audiovisuels, dont l’étape primordiale reste la colorisation. Elle a illustré son propos par la diffusion d’images vidéo avant et après colorisation. Marysol Moran a terminé sa conférence en soutenant que, selon elle, le meilleur archivage pour des documents audiovisuels restait la technique Linear Tape-Open (LTO), un procédé d’archivage sur bande magnétique au format ouvert. Cette méthode reste actuellement l’option la plus abordable et la plus sécuritaire.

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