Congrès

Retour sur le congrès 2017 – Archivistes : [Brand]issez* votre expertise!

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2017, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Christine Turgeon.

Le changement de paradigme de la discipline archivistique, attribuable à la place grandissante du numérique dans les organisations est au centre des préoccupations des archivistes. Depuis plusieurs années, on en parle comme un phénomène à prévoir, on l’aborde d’un point de vue théorique, toutefois il faut se rendre à l’évidence que nous sommes arrivés au moment charnière de la profession où des moyens concrets peuvent être mis en place pour assurer sa pérennité. Mes collègues reporteurs et moi avons déjà abordé le sujet dans nos comptes rendus précédents. Plusieurs angles ont été explorés, mais Cédric Champagne et Cynthia Couture, respectivement directeur et directrice adjointe du Service des archives et de gestion des documents (SAGD) de l’Université du Québec à Montréal (UQAM), nous ont partagé leur parcours en tant que gestionnaire d’un service interne d’archives dans un contexte numérique.

Ils ont abordé les besoins des divers intervenants de l’organisation, les stratégies et les outils choisis pour y répondre et leur vision de l’archiviste moderne dans ce contexte stratégique. Plutôt que d’y voir la mort annoncée d’une profession, nos conférenciers ont choisi d’y voir une opportunité et de profiter de ce contexte pour redéfinir les services et stratégies, ainsi que le rôle et l’image de leur service d’archives institutionnel pour qu’il devienne un acteur indispensable de la révolution numérique. Un repositionnement au service du gestionnaire en quête de productivité et au service des responsables des technologies de l’information qui sont à la recherche d’une expertise en gestion documentaire. Voyage au cœur d’une expérience.
Depuis 2011, le SAGD de l’UQAM a mis en place un programme de gestion intégrée des documents (GID) afin de remplir adéquatement son mandat qui se définit par deux orientations principales. « D’une part [il consiste] à fournir aux unités des systèmes permettant une gestion dynamique de leurs documents administratifs et offrir conseil, expertise et soutien dans l’application de ces systèmes, en vue d’améliorer l’efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle de l’Université. D’autre part, son mandat est de rendre accessible à la communauté universitaire et à la clientèle externe les documents témoignant de l’histoire de l’université et des archives privées répondant aux besoins de l’enseignement et de la recherche universitaires. » Si les services dits « plus traditionnels » tels que le plan de classification, le calendrier de conservation, l’entreposage de documents, la destruction de documents confidentiels, la micrographie et les archives privées sont intégrés depuis longtemps aux pratiques courantes de l’organisation, ils ne suffisent plus aux besoins organisationnels et l’expertise numérique du SAGD est méconnue. Pourtant, les problèmes rencontrés par les différents intervenants (utilisateurs, gestionnaires et équipe informatique) sont directement reliés à la gestion documentaire. De plus, divers obstacles obligent le SAGD à faire preuve de dynamisme pour affirmer sa position en raison notamment de la décentralisation des activités universitaires.

Néanmoins, et parce que le milieu universitaire en est un d’innovation, la planification stratégique 2015-2019 de l’UQAM proposait, entre autres de favoriser l’accessibilité et l’usage des outils technologiques, d’accroître la collaboration et le partage des ressources, d’améliorer l’organisation du travail, de faciliter la diffusion des données et des résultats de recherche, d’améliorer les services technologiques destinés aux fonctions de soutien administratif, de bonifier les systèmes d’information et de promouvoir l’utilisation du logiciel libre. Il fut primordial pour le SAGD d’aligner stratégiquement ses activités avec les objectifs organisationnels. En outre, ces axes de la planification stratégique lui offraient un terrain de jeu pour repositionner son image dans ce contexte numérique. Ainsi, la gouvernance de l’information cesse d’être périphérique à la stratégie de l’organisation et devient centrale dans la prise de décision.
Qu’entend le SAGD par un repositionnement? En fait, il souhaite affirmer son expertise dans le domaine de la gouvernance informationnelle pour lui permettre de jouer un rôle décisif et stratégique pour l’institution et ainsi la soutenir dans la réalisation de sa mission.

Du contexte numérique, parlons-en. Vous n’êtes, sans aucun doute, pas étrangers à ses conséquences. Pour reprendre les mots de nos conférenciers, en voici une courte liste qui caractérise particulièrement leur milieu :

• Augmentation de l’utilisation des technologies et explosions des fichiers numériques (ils sont partout!)
• Multiplication et diversification des espaces de stockage
• Augmentation des volumes de stockage
• Développement d’une culture de partage et de collaboration
• Manque d’uniformité
• Mobilité du personnel
• Risque de perdre des informations stratégiques

Dans une organisation, ces effets se traduiront par divers besoins selon les intervenants consultés. Pour sa part, l’utilisateur perd un temps précieux à rechercher des documents qu’il ne retrouve pas (et ici, c’est quand on exclut le moment où il choisit de tout simplement recréer le document perdu!), il veut pouvoir communiquer et partager rapidement de l’information avec ses collègues. Le gestionnaire, lui, souhaite pouvoir retrouver rapidement, et en tout temps, l’information dont il a besoin pour assurer la productivité de son unité. Sous prétexte qu’il s’agit de documents numériques, tous deux se tourneront souvent spontanément vers l’équipe informatique qui, bien que connaissant l’outil, voudrait mieux organiser et gérer l’information et coordonner les différents accès.

Le SAGD de l’UQAM a vu les opportunités se dessiner à l’horizon. Il a profité de l’occasion pour faire valoir son expertise numérique, encourager la gouvernance informationnelle, maximiser les processus d’affaires tout en assurant la préservation du patrimoine numérique et en favorisant la collaboration entre les différents acteurs de l’organisation. Les conférenciers ont d’ailleurs mis l’accent sur l’importance de la multidisciplinarité pour se faire reconnaître. Il s’agit de belles stratégies, mais concrètement, comment peut-on les mettre en place?

Le SAGD a mis en place plusieurs outils pour atteindre leurs objectifs. Les conférenciers nous ont présenté les répertoires normalisés de partage de fichiers, le wiki institutionnel, la catégorisation des actifs informationnels et le logiciel de GID. Pour le SAGD, la première étape d’une implantation d’un système de GID est la création de répertoires normalisés de partage des fichiers. À l’UQAM, où l’on veut installer une culture de partage et de collaboration, cela se traduit par l’utilisation d’un même répertoire pour tous les employés d’une même unité : tous les documents s’y trouvent, sauf, bien entendu, ceux qui contiennent de l’information sensible. Il s’agit d’un outil facile à instaurer et simple à utiliser parce que les employés le connaissent déjà, la gestion de changement en est donc facilitée. De plus, il permet au SAGD de répondre rapidement aux besoins des unités et ainsi faire reconnaître leur travail. Ces répertoires communs sont fondés sur la structure de classification institutionnelle. Auparavant, celle-ci était vue comme un obstacle dans les unités, alors qu’aujourd’hui les utilisateurs apprécient cette référence objective qui leur permet de retrouver facilement les fichiers partagés. Étant donné cette utilisation croissante dans le travail quotidien des unités, il est primordial de s’assurer que la structure de classification représente adéquatement ces activités.

Ensuite, un vice-recteur aux systèmes d’information a demandé au SAGD de s’occuper de la création et de la gestion des espaces wiki. Il s’agit d’un outil qui permet de partager et diffuser rapidement de l’information qui n’est pas structurée sous la forme d’un document. En plus de créer et de gérer les espaces wiki, le rôle du service consiste à offrir des interventions « clé en main » et de la formation pour les utilisateurs. Ceci lui permet de démontrer son expertise en gestion de l’information en plus de faire évoluer son image : le dynamisme numérique à la fine pointe des nouveautés. Par ailleurs, ce mandat a permis au SAGD de renforcer les liens avec l’équipe informatique qui héberge les wikis sur leurs serveurs. Nous en avons déjà parlé, il est essentiel de développer un lien de confiance avec cette équipe dans le contexte actuel.

À cet égard, la consolidation de ce partenariat a permis au SAGD de se joindre à l’équipe informatique pour la réalisation de la catégorisation de l’information institutionnelle. Cette activité consiste en fait à établir le niveau de sensibilité de chaque type d’information selon la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité. Cette catégorisation permet ensuite de mettre en place les mesures de sécurité et de conservation nécessaires à la protection de l’information.

Finalement, en 2016, le Secrétariat général mandatait le SAGD pour l’implantation du logiciel de GID, Constellio. Ce logiciel libre, auquel adhère une communauté de plus en plus grande d’organismes publics québécois, est interopérable et permet entre autres la gestion du cycle de vie et la classification des documents. Plusieurs applications du logiciel sont des atouts majeurs tels que la voûte sécurisée, l’audit des activités, la gestion des versions, des accès et du partage. Ce logiciel a une grande flexibilité qui permet au SAGD de l’adapter aux besoins d’affaires spécifiques de l’UQAM.
Bref, toutes ces activités et ces outils ont permis concrètement à faire évoluer l’image du service. En plus de mettre en lumière ses compétences numériques, elles ont permis de faire évoluer son rôle de gestionnaire des documents vers celui qui peut aussi gérer de l’information et du contenu. Le SAGD de l’UQAM a su, à travers la révolution du numérique, se positionner de façon à devenir un acteur indispensable aux changements dans l’organisation. Sa complicité avec l’équipe informatique lui permet de développer les collaborations et le soutien nécessaires pour le développement de nouveaux projets. D’ailleurs, de projets, le SAGD de l’UQAM foisonne. Ils concernent, entre autres, la voûte pérenne, la gestion du stockage et de la sauvegarde des données numériques institutionnelles ou la gestion des données de recherche. Le SAGD est partout et on fait de plus en plus appel à lui pour des projets concernant la gestion de l’information numérique. Pourquoi? Parce que les gestionnaires du service ne restent pas inactifs.

Les conférenciers ont terminé sur un discours d’une grande éloquence où, à l’instar de toutes ces grandes entreprises qui cherchent à dorer l’image de leur produit en recourant aux principes du marketing, il a été établi qu’il est temps pour l’archiviste de faire valoir ses compétences et son expertise numérique. Il est vital qu’il devienne un agent de changement de son organisation, qu’il déconstruise l’image du vieux barbu caché derrière ses boîtes poussiéreuses. Nous devons comprendre que cette ère est terminée, définir les prémisses de ce qui nous attend et agir. Nous devons continuer à développer notre expertise, communiquer, partager nos connaissances et devenir des leaders dans les projets de gouvernance informationnelle. Il faudra être partout à la fois, sur les médias sociaux, dans les réseaux d’alliés et participer aux comités pluridisciplinaires.

La multidisciplinarité est la clé et le numérique est devenu un nouveau lieu de rencontre. Nous devons faire évoluer nos compétences de coopération, de collaboration, de négociation, d’innovation, de communication et de leadership.

Il nous faut être dans l’action et ne pas regarder le navire passer. L’ère du numérique est une chance pour nous, une occasion de nous redéfinir et de nous repositionner comme un élément clé du changement. À go, allons-y!

***

*Par manque d’originalité et parce que nous avons trouvé le jeu de mots rigolo, nous reprenons le slogan lancé par les conférenciers. En toute transparence, nous leur attribuons le copyright.
*Notre reporteur remercie Cédric Champagne, qui a pris le temps de réviser ce texte

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