GID

La réussite des projets de mise en place des systèmes de gestion intégrée des documents : points critiques

Par Siham Alaoui, responsable de la bibliothèque et du service d’archives, Interlangues –Institut supérieur de traduction (Rabat, Maroc)

Dans un environnement marqué par l’utilisation massive des technologies, les organisations produisent une grande variété des documents sur support analogique et numérique. En raison de la croissance exponentielle de cette masse documentaire et sa décentralisation dans les différents services, il s’avère désormais difficile de maîtriser la gestion de ces documents. Sans méthodes de gestion documentaire efficaces, le rôle des documents dans la prise de décision et dans l’amélioration des performances individuelles et organisationnelles est peu mis à profit.

En raison d’une conscience de ces défis, les organisations québécoises mettent en place des dispositifs technologiques dédiés à la gestion documentaire. Figurent parmi ceux-ci, les systèmes de gestion intégrée des documents (SGID). Leur caractère intégré (composition d’un plan de classification, d’un calendrier de conservation et d’une solution logicielle) leur confère une capacité à gérer les documents, peu importe le support, tout au long de leur cycle de vie (i.e. depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation permanente). D’un point de vue archivistique, les SGID remplissent un rôle de mémoire : ils transforment les intrants (i.e. documents non traités) en extrants (i.e. documents traités) grâce à l’interaction entre les composantes documentaires de tels systèmes. Ces processus de nature archivistique contribuent à la constitution de la mémoire organique et consignée, témoin des réalisations organisationnelles au fil du temps.

L’implantation des SGID en milieu organisationnel québécois s’inscrit dans un courant légal et réglementaire régissant la pratique archivistique québécoise. La loi sur les archives (R.L.R.Q., A 21-1) oblige les organisations publiques et privées à se doter des outils de gestion (i.e. plan de classification et calendrier de conservation) pour gérer et préserver leur mémoire institutionnelle. La loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (R.L.R.Q., c.1-1) établit le principe de l’équivalence fonctionnelle des documents numériques. Selon ce principe, ces derniers doivent satisfaire un ensemble d’exigences de fiabilité, d’intégrité et d’authenticité afin de se prévaloir du même potentiel probatoire et juridique dont les documents analogiques jouissent. Enfin, la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (R.L.R.Q., A.2-1) traite de la question du maintien de l’accessibilité des documents publics aux citoyens. Conscientes de ces dispositions législatives, les organisations québécoises réalisent de plus en plus de projets d’implantation des SGID.

Si l’idée de mettre en place des SGID semble la plus propice pour pallier les problèmes de gestion documentaire, l’intégration de ces systèmes en milieu organisationnel québécois ne va pas sans problèmes: plusieurs projets sont voués à l’échec, en raison d’un ensemble de considérations liées à la culture organisationnelle et aux perceptions des utilisateurs à l’égard de ces systèmes.

La culture organisationnelle

La culture organisationnelle est l’ensemble des perceptions et valeurs partagées par l’ensemble des membres de l’organisation. Dans le cas de l’implantation des SGID, cette culture doit être propice à cette mise en place. Concrètement, il importe que la culture organisationnelle possède les propriétés suivantes :

  • La valorisation du rôle de l’information : l’existence d’une culture informationnelle, en tant qu’un ensemble d’idéologies, de croyances et de pratiques visant à valorisant le rôle de l’information dans la prise de décision est un pilier de la réussite des projets de GID. Dans une organisation, si les responsables et les employés valorisent le rôle de l’information organique et consignée (i.e. documents) dans le développement individuel et collectif, ils auront plus tendance à s’adhérer à l’implantation du SGID en tant que changement technologique. Les croyances liées à la valeur des documents dans le soutien des tâches seront mobilisées dans la mise en place des SGID ;
  • L’orientation vers le changement : une organisation qui jouit des valeurs orientées vers le changement est plus apte à réussir son projet de GID. Plus précisément, une organisation qui fait preuve d’une agilité et adaptabilité remarquables est plus apte à modifier les structures organisationnelles visées par le projet (e.g. organisation des services, ajout d’une nouvelle unité de travail, modification des procédures et politiques organisationnelles, recrutement des nouvelles ressources humaines, acquisition du matériel nécessaire, etc.). Il s’agit d’un facteur très important à prendre en compte dans la réussite des projets de GID ;
  • L’apprentissage organisationnel : une organisation ouverte aux changements continus doit instaurer un certain climat d’apprentissage organisationnel. Cela se fait par le biais des formations continues offertes par les archivistes et les gestionnaires des documents aux utilisateurs non spécialistes. Ces formations feront en sorte que les utilisateurs acquièrent les habiletés nécessaires à l’utilisation effective des SGID soit promue dans l’organisation.

Tous ces facteurs pourraient être renforcés grâce au rôle de la haute direction qui approuve les plans d’action et de communication liés aux projets de GID. Aussi, l’implication des gestionnaires est également vitale : ceux-ci, de par de leur position d’intermédiaire entre la haute direction et les employés de première ligne, tendent à opérationnaliser le changement technologique par des mesures pratiques que les employés sont invités à adopter. Il est également digne de mentionner que l’archiviste joue un rôle déterminant dans ces projets : il suggère les modules documentaires nécessaires et se soucie de la qualité des fonctionnalités du SGID.

Les perceptions individuelles des utilisateurs

Les perceptions des utilisateurs à l’égard du SGID implanté jouent un rôle clé dans l’acceptation de ceux-ci. L’utilité et l’ergonomie de ces systèmes sont des considérations primordiales du succès des SGID. Plus concrètement, il importe de veiller à la facilité d’utilisation du système (e.g. navigation) ainsi que la qualité des fonctionnalités documentaires offertes (e.g. gestion du cycle de vie, qualité de l’archivage, etc.).

En définitive, une réussite des projets de GID et une utilisation effective des SGID soutiendront sans doute la valorisation de la mémoire institutionnelle organique et consignée. En outre, la bonne exploitation des SGID favorisera, pour les organisations administratives québécoises, une meilleure transparence administrative, en offrant un accès équitable aux documents publics par les citoyens. Cela fera en sorte que le climat de confiance instauré entre les administrations et les citoyens constitue un meilleur exercice de la démocratie et une promotion d’un Etat de droit.

Lois citées:
Gouvernement du Québec (2001). Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Repéré à : http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/C-1.1
Gouvernement du Québec (1983). Loi sur les archives. Repéré à : http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/A-21.1
Gouvernement du Québec (s.d.). Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Repéré à : http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/A-2.1

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