Gouvernance et culture organisationnelle/Outils de gestion

5 compétences pour favoriser la gestion du changement

Par  Ornella Doumba, collaboratrice pour Convergence

Résumé critique : 5 compétences pour favoriser la gestion du changement dans le livrel Archiviste d’Aujourd’hui ; 2014. Vol1. par Catherine Fournier.

J’étais récemment à une conférence sur l’Infonuagique donnée par M. Charles Cormier, et les échanges entre les intervenants, tous provenant de milieux de travail différents, m’ont interpellée sur ce sujet qui reste encore d’actualité : la gestion du changement.
Ces échanges ont guidé ma réflexion tout au long de la rédaction de ce résumé critique sur le texte de Catherine Fournier : 5 compétences pour favoriser la gestion du changement dans le livrel Archiviste d’Aujourd’hui édition No1.

Le livrel est offert gratuitement aux membres de l’AAQ et disponible ici.

Avec l’infonuagique, les professionnels de l’information que nous sommes se retrouvent une nouvelle fois confrontés aux technologies de l’information et au poids des TI dans les choix de solutions de gestion numérique dans nos entreprises respectives. Lors de la conférence, le débat portait initialement sur « pour » ou « contre » l’infonuagique, mais très rapidement les interventions des uns et des autres ont révélé une réalité : nos arguments sur la gestion saine et sécuritaire des documents ne font pas toujours le poids face aux questions de rentabilité et d’efficacité de solutions telles qu’Office 365, pour ne citer que celle-ci.

La question fut donc posée pour la énième fois : comment gérer ces périodes de changements organisationnels ? Quel est notre rôle, quelle place devrions-nous prendre lorsque notre entreprise s’engage dans de tels projets d’implantation ? Comment imposer notre vision et la faire peser ? Le texte de Catherine Fournier (2014) y apporte des éléments de réponse qui m’ont paru des plus pertinents. Elle y évoque 5 compétences dans des contextes de changement tels qu’une transition vers l’infonuagique :
– Avoir confiance en soi : ne pas avoir peur d’échouer, car en apprenant de nos erreurs, on devient meilleur !

– Savoir s’adapter : sortir de sa zone de confort. Comme Mme Fournier, pouvoir adapter le vocabulaire archivistique et sa théorie à son auditoire [de manière à] ce que les gens comprennent bien et qu’elle puisse retenir leur attention » (p.86)

– Faire preuve d’intelligence émotionnelle : travailler cette capacité d’introspection et « se connaître en profondeur : ses forces et ses faiblesses [afin de] mieux gérer différentes situations difficiles telles que le changement […] » (p.87).

– Savoir utiliser, comprendre et créer : la littératie numérique
Pour un archiviste, il est indispensable de pouvoir comprendre et utiliser les technologies de l’information puisque « l’information est au cœur de son travail ». « Il ne devrait pas hésiter à profiter des nombreuses ressources et formations disponibles, même gratuitement sur le Web ». (p.88)

– Être un leader : « qui parle d’influence, parle de leadership […]. Le leader agit comme un guide qui mobilise les gens vers un objectif commun » (p.87)

Parmi ces compétences, celle qui m’a le plus interpellée est la deuxième : savoir s’adapter.
De notre propre capacité d’adaptation

Sommes-nous réellement capables nous-mêmes de nous adapter au changement ou faisons-nous partie du problème ? Peut-être qu’à trop vouloir revendiquer notre place et appliquer à la lettre nos théories, nous nous éloignons du besoin réel de nos usagers? Peut-être faisons-nous ainsi preuve d’inflexibilité ?
Catherine Fournier écrit d’ailleurs à ce sujet : « Fait indéniable : si nous souhaitons participer à un projet de changement, nous devons nous-mêmes améliorer notre rapport au changement ». Bingo ! Et de continuer « par expérience, nous pouvons parfois découvrir que nous sommes des personnes résistantes aux changements» (p.86). Oui, cela est vrai pour la plupart du monde, mais je crois ne pas me tromper en disant qu’en tant que corps professionnel, nous, archivistes sommes parfois sur la défensive vis-à-vis de notre environnement. Nous voulons tellement défendre nos principes et le respect de la législation sur la gestion des documents, que nous pouvons oublier d’écouter, et de ce fait, manquer l’objectif. Pour s’améliorer dans ce sens, Fournier évoque l’intelligence émotionnelle, cette capacité à contrôler ses émotions ainsi que celle des autres » (p86-87). « C’est ce qui nous permet de mieux comprendre les gens autour de nous pour bâtir de meilleures relations avec eux». Certes, mais il est une question essentielle à se poser : le faisons-nous pour servir notre cause, pour nous rendre visibles et utiles ? Est-ce par égo, par passion (si vous êtes comme moi, vous considérez la gestion des documents comme un Saint-Graal) ? Où est-ce pour servir la mission de l’entreprise ?

S’adapter à la mission de l’organisme

Fait intéressant, lorsque M. Cormier a posé la question de savoir quel est notre but au sein de l’entreprise, nous avons répondu tour à tour : « faire appliquer les principes de bonne gestion documentaire », « assurer une saine gestion des documents », « élaborer des procédures et directives », etc. Cependant, aucun de nous, sinon M. Cormier lui-même, n’a mentionné la mission de l’entreprise. Or, elle est centrale à notre action quotidienne ; c’est ce pour quoi nous avons été embauchés; pour accompagner la mission, et s’assurer, entre autres à travers nos politiques et procédures, que l’entreprise atteint bel et bien ses objectifs. Intégrer cela, à mon avis, est l’une des clés favorisant une meilleure adaptation et des échanges plus fructueux. Pour illustrer justement ce propos sur la capacité de l’archiviste à s’adapter, Mme Fournier présente dans son texte un exemple simple où elle a dû un jour substituer son jargon professionnel à des termes qui s’adaptaient plus à la réalité de ses auditrices (un groupe de femmes d’affaires). Et Tada ! Cela a permis de piquer leur intérêt et de faire un meilleur rapprochement entre leurs besoins et les solutions que leur proposait l’archiviste en face d’elles.
Tout comme l’auteure, et plusieurs d’entre nous, j’en suis sûre, j’étais confrontée à cette capacité d’adaptation. Fraîchement diplômée en archivistique, j’étais extrêmement rigoureuse sur l’emploi des principes de base, notamment en classification. Amenée à dresser un plan de classification pour un client (un organisme parapublic), je voulais absolument utiliser les méthodes apprises et les imposer, puisque pour moi, elles constituaient les meilleures pratiques. Ce n’est qu’en réalisant que les usagers butaient constamment sur le système que j’avais mis en place, que j’ai dû mettre de l’eau de mon vin, et accepter le compromis en intégrant davantage leurs propositions à la structure du plan. Nul besoin de mentionner que cela les a rassurés et les a amenés à mieux s’approprier le système, ce qui au final s’avère être bien plus utile à l’organisme qu’un plan qui serait excellent du point de vue archivistique, mais inutilisable.
Accepter le compromis, c’est donc accepter de faire avec les moyens qui nous sont donnés, tout en adaptant nos méthodes afin de concilier le besoin réel (accompagner la mission) et la conformité en matière de gestion documentaire. La gestion du changement commence donc par un changement de notre propre perception de ce qu’attendent les autres de nous. La seule chose qui est attendue de nous, comme de tout employer, c’est que nous soyons des collaborateurs hors pair capables d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs. À nous de faire preuve de créativité, d’intelligence émotionnelle, mais surtout de leadership pour prendre de l’avance quand on peut, et lâcher du lest quand il faut. Comme le dit si bien Mme Fournier, « le leader sait comment mobiliser avec succès tous les éléments de son environnement pour y arriver ».

Conclusion

Bien que la liste des compétences listées par Fournier ne soit pas exhaustive, elle reste très pertinente et utile dans la pratique. Une chose est certaine, c’est qu’il n’y a pas de réponse parfaite, mais toujours un peu plus de témoignages et d’expériences personnelles qui continuent d’enrichir le débat et renforcer nos capacités professionnelles. L’AAQ prévoit d’ailleurs, le 7 décembre prochain, une conférence sur la gestion du changement ; comme quoi nous n’avons pas fini d’en parler. J’invite tout un chacun à revisiter cette réflexion très intéressante de Catherine Fournier, et je vous invite le 7 décembre pour davantage de discussions sur le sujet !

Une réflexion sur “5 compétences pour favoriser la gestion du changement

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