numérique

Le numérique est-il la réponse à tout nos problèmes ?

Par Antoine Billot*

Dans son Plan d’investissement, le Gouvernement [français] a décidé de consacrer un volet de 9 milliards d’euros pour le numérique. Le site web Numerama a dévoilé comment ils seront dépensés (1). Le numérique est dans une situation paradoxale : il fait peur et fascine à la fois. Aujourd’hui, la majorité des tâches qui sont demandés au travail se font sous forme numérique (traitement de texte, par exemple). Le président de la République est attaché à ce qu’il appelle « la construction de l’État numérique ». On sait qu’il est très attiré par les nouvelles technologies ce qui n’était pas forcément le cas de ses prédécesseurs. Cependant, il est nécessaire de prendre quelques précaution et de détruire certaines idées reçues sur le numérique pour éviter les problèmes.

Les idées reçues sur le numérique

Comme je le disais dans l’introduction le numérique est dans une situation paradoxale : il fait peur mais entraîne de la méfiance en même temps. En réalité, il est victime de son succès. Qui pourrait croire qu’il y a 20 ans les réseaux sociaux et les ordinateurs envahiraient notre vie professionnelle et privée ? C’est cette proximité importante entre les machines et l’Homme qui fait dire un peu tout et n’importe quoi.

Le numérique fait faire de l’économie

C’est faux. En réalité, le numérique est un investissement. Il a un coût car il faut avoir le bon matériel qui répond à nos besoins. Ce coût financier peut être estimé entre 50 et 150 000 euros, voire plus.  Tout dépend de la structure qui est concerné mais le budget d’un projet de numérisation est la principale contrainte car on doit concilier le coût du logiciel avec les besoins. Les structures administratives sont principalement gérées par des financiers. Les comptables feront très attention à ne pas faire de déficit. La rentabilité est devenu le principal mot d’ordre depuis quelques années.

A cela s’ajoute, les restrictions budgétaires qui sont annoncées par le gouvernement. On peut le regretter mais désormais, les administrations devront se débrouiller par leur propre moyens quitte à faire des partenariats public-privé ou à mutualiser les moyens entre les services.

Le numérique fait gagner de la place

Ce n’est pas tout à fait exact. Le numérique prend de la place sur les serveurs informatiques. On compte désormais le stockage de données en téraoctets (To). Il est donc important de réfléchir sur ce que l’on veut numériser pour éviter de se retrouver dans la même situation qu’avec un archivage papier. Le numérique peut être pratique dans le sens où il va aider à éliminer un grand nombre de documents. Mais tout ne sera pas détruit car certains documents papiers sont soumis à des contraintes juridiques qu’il faudra étudier avant de se prononcer sur leur sort final.

Le numérique dope la croissance économique

Pour comprendre cette idée, il est nécessaire d’étudier l’impact du numérique sur la croissance économique d’un pays (2). En réalité, il peut être très faible car tout dépend du secteur dans lequel il est employé.  La croissance économique d’un pays est principalement faite par sa politique économique (budget) et commerciale (industrie). Le numérique peut être un moyen pour faciliter certains tâches mais il n’est certainement pas l’alpha et l’oméga de toute politique économique.

Le papier va disparaître avec le numérique

Que l’on soit pour ou contre le tout numérique, c’est la principale idée qui ressort de XXIème siècle. Ce n’est pas du tout le cas. Selon un récent sondage, le papier est loin de disparaître de la surface de la Terre car 85% des Français préfèrent lire un livre papier plutôt qu’un livre numérique sur liseuse (3). Beaucoup s’inquiètent sur l’impact du numérique sur la santé et la protection des données personnelles est considérée comme une priorité.

Il ne peut être de meilleure preuve que l’invention de l’imprimante. Car en fait, la création de documents natifs numériques (comme un document Word, ou Office, par exemple) a fait augmenté la production du papier. C’est la raison principale de ce que l’on appel l’accroissement documentaire. Résultat: les centres d’archives et de pré-archivages se retrouvent complètement saturé parce que l’on a pas anticipé leur taille face à la production papier. Maintenant, on imprime même les courriers électroniques (au moins, ceux qui contiennent une décision importante). C’est dire que la feuille de papier a de beaux jours devant elle.

Par ailleurs, il sera impossible de tout détruire parce que l’on doit garder des documents importants comme des orignaux. Certains ont une valeur probante et font valoir des droits aux personnes. Elles préféreront peut-être les garder avec elles plutôt que les mettre sur ordinateur. Une numérisation ne peut concerner qu’une partie des documents papiers que l’on juge utile à numériser et à communiquer ou pas.

Mais cette affirmation révèle une inquiétude. Ci-dessus a été évoqué son impact sur la santé. Ce n’est pas rien : les yeux prennent de plein fouet la lumière de l’écran, on peut rester longtemps sur Internet et ne pas sortir s’aérer le cerveau. C’est ce que l’on appelle le « burn-out numérique ». A cela s’ajoute l’immensité de l’information qui est publiée sur le Net. Il serait peut-être, dans l’intérêt de tous, nécessaire d’organiser un grand débat national pour réévaluer l’utilisation du numérique dans notre société et d’étudier les usages de chaque consommateur.

Quelques préconisations pour qu’un plan de numérisation fonctionne

Questionnement au préalable

Avant d’entamer la numérisation d’un corpus documentaire, il est nécessaire de se poser certaines questions pour éviter les problèmes.

  • Que vais-je numériser ? Quels sont les documents que je vais choisir et pourquoi ?
  • A qui sont-ils destinés ? Au grand public ? Uniquement aux chercheurs ? Seulement à mes salariés ?
  • Quel est l’objectif recherché ? Une valorisation ? Un gain de place ?
  • Sont-ils librement communicables ? Quels documents ai-je le droit de numériser ou pas ? Y a-t-il un droit d’auteur, à l’image ?
  • Quel investissement technique et humain ? Quel logiciel ? Quel prestataire vais-je engager ?
  • Comment veiller à la sécurité des données ? Quels droits d’accès pour le personnel ? Quels niveaux d’accréditation ?
Une bonne politique documentaire numérique

La numérisation d’un corpus documentaire n’échappe pas à une procédure stricte. Déjà, les questions que l’on s’est posé auparavant sont un bon moyen pour débroussailler le chemin. Elles permettent d’évaluer les risques pour éviter les problèmes juridiques et de pérennisation du document. Nous le savons tous : le numérique est très volatile, c’est pourquoi de nombreuses précautions sont à faire.

  • Déterminer un corpus documentaire : généralement, si l’on veut le mettre en ligne, on choisit des documents qui ont un intérêt pour la recherche (historique, sociologique, linguistique ou autre). C’est la politique de sélection.t
  • Définir le processus de numérisation : en mode image, en mode texte (pouvoir chercher certains mots ou phrases). La qualité doit être au moins égale à celle du papier lors de sa numérisation. Il est important de prendre en compte le type de logiciel, de numériseur. Choisit-on un prestataire ou pas ?
  • Mise en ligne du document : bien penser au classement pour éviter de perdre l’usager, la description avec métadonnées est importante pour accéder à ce que l’on cherche.
  • Accès au document : dans le milieu professionnel, il faut veiller à leur sécurité. On peut réfléchir à leur accréditation. Est-ce que le personnel à accès à tous les documents ou pas ? Dans le milieux de la recherche, il est conseillés de faire un site internet très ergonomique pour guider le chercheur.
  • Conservation du projet : faire des mises à jour régulière sur l’évolution des logiciels. Le format peut impacter la qualité de la lecture. Réfléchir à ce que l’on fait du corpus une fois le projet terminé. Il ne faut pas seulement penser sur le moment mais à long terme.

On voit bien que le numérique ne peut répondre à toutes les attentes qui sont souvent utopistes. Mais il peut être un bon moyen de diffusion de l’information. Cependant, il n’échappe aux règles du droit ce qui est compliqué pour Internet car le média est sans frontière. On retrouve toute la chaîne archivistique de la collecte à la conservation. Toutes ces procédures sont à respecter pour qu’un corpus documentaire réponde aux besoins d’un public particulier et aussi aux attentes de la structure.

(1) http://www.numerama.com/politique/292215-numerique-comment-seront-depenses-les-9-milliards-deuros-dinvestissement.html

(2) http://www.solutions-numeriques.com/5-idees-recues-sur-la-transformation-digitale/

(3) http://www.archimag.com/demat-cloud/2017/10/04/face-num%C3%A9rique-papier-fait-r%C3%A9sistance

***

* Ce texte a paru préalablement sur le blogue de l’auteur, Les Archives et le Web.

À propos de l’auteur : Antoine Billot a étudié en Master Histoire et Document / parcours métiers des Archives à l’Université d’Angers. Ses recherches portent sur l’archives numériques et l’archivage d’Internet. Son mémoire porte sur La place des institutions patrimoniales françaises dans les échanges internationaux. La Bibliothèque nationale de France au sein du Consortium international pour la préservation de l’Internet (2003-2014). Actuellement stagiaire aux Archives régionales de Nantes, il tient également un blogue, Les Archives et le Web, carnet de recherche sur l’actualité autour des archives et du web

 

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