Fonction : Diffusion/Gouvernance et culture organisationnelle

L’archiviste face au manque de reconnaissance dans une organisation. Comment mieux se positionner?

Par Ornella Doumba, collaboratrice pour Convergence

À quoi bon élaborer et implanter des outils si les gens ne s’en servent pas ?! N’est-ce pas un de vos cris de cœur des fois, quand, pour la énième fois, vous réalisez qu’un employé ou qu’une unité administrative dispose de ses documents sans jamais consulter le calendrier de conservation ou qu’ils classent tous leurs documents dans leur \ : U sans aucun égard pour le plan de classification ? En général, on n’aime pas se faire dire comment classer « ses » documents de travail, parce que nos documents c’est  notre affaire  et nous sommes les seuls à savoir comment s’y retrouver. Pourtant, dans une perspective de gestion saine, commune et harmonieuse du patrimoine documentaire, il est évidemment recommandé de gérer ses documents selon les outils institutionnels que nous, professionnels de l’information, mettons en place. Cependant, les collègues ne l’entendent pas toujours de cette oreille, et nous pouvons aisément nous laisser décourager par cette attitude.

Posons –nous les bonnes questions :

Quelles questions se poser quand soudainement nous sommes pris dans le blues du gestionnaire de documents et qu’on a l’impression que le monde est contre nous :

  • Est-ce que les outils que j’ai élaborés collent effectivement aux besoins de mes collègues, principaux usagers ?
  • Est-ce que mes formations et explications sont suffisamment vulgarisées ? Quel langage leur parlerait le plus ?
  • Ne suis-je pas ennuyant quand je présente ce que je fais ? Comment rendre cela plus fun et agréable ?

Parfois, malgré toutes ces précautions, ce sentiment d’être « incompris » demeure et on finit par battre en retraite  en se disant  je ne veux pas déranger ; s’ils ne veulent pas de ce que je propose, ce n’est pas grave, je resterai dans mon coin.

Mais non ! Au contraire, restons optimistes, ouverts et que rien ni personne ne vienne remettre en cause votre valeur au sein de votre organisme.

 C’est la Loi qui le dit, pas moi !

Eh ben oui, c’est la meilleure des réponses, parce que c’est vrai ! Nous n’inventons pas les outils que nous implantons pour nous créer de la job ou faire les beaux avec nos principes. Nous aidons l’organisme à se conformer à des exigences légales, et ça ce n’est pas à négliger du tout.

D’ailleurs, heureusement qu’elles existent ces Lois. Il s’agit de la Loi sur les archives, dont nous fêtons les 35 ans cette année, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi que la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, pour ne citer que celles-là au niveau provincial. C’est donc ici l’occasion de célébrer l’avènement des lois qui ont modernisé notre pratique, et donné de l’emploi et une vocation à bon nombre d’entre nous.

Elles donnent du poids à nos initiatives, étant elles-mêmes à la base de ces initiatives.

Elles constituent  des réponses simples à donner et par lesquelles se persuader soi-même que nos outils valent la peine d’être implantés.

Alors, ne nous décourageons pas ; au contraire, si ces Lois ont été pensées, édictées, adoptées, mises en vigueur et leur application vérifiée, c’est qu’elles sont bien fondées. Nous qui nous assurons de leur application dans nos milieux de travail, entre autres tâches évidemment, avons donc toute notre place ; au même titre que n’importe quel employé. Alors, tenons-le pour dit, il n’y a pas de honte à avoir, de gêne à avoir, ni de crainte de ne pas être bien reçu. Et si parfois, on se retrouve à se demander « mais pourquoi donc je fais ce travail-là », rappelez-vous, c’est par la Loi et pour la Loi ! Et puis voilà !

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