Gouvernance et culture organisationnelle/Sécurité et aspects légaux

La diffusion, la préservation et l’accessibilité des archives à l’université McGill

Par Jean-Marc Tremblay*

L’été a été très chargé aux Archives de l’Université McGill (MUA). Premièrement, les bureaux administratifs des archives ont quitté le sixième étage de l’édifice de la bibliothèque McLennan pour emménager au quatrième étage, dans les locaux des Livres rares et collections spécialisées. Tous les membres du personnel des archives et des livres rares occupent désormais des bureaux situés à une distance accessible de notre salle de lecture commune du quatrième étage, pour mieux desservir nos lecteurs et usagers.

Deuxièmement, prévu depuis longtemps, le processus de migration du site Web de MUA vers le système de gestion Web de McGill a commencé. Nos usagers trouveront la nouvelle plateforme esthétique et conviviale. Vous pouvez visiter notre nouveau site Web à l’adresse http://www.mcgill.ca/library/branches/mua

Événement encore plus important, MUA accueillait à la fin du mois d’août son nouveau directeur et archiviste universitaire, Yves Lapointe. Yves arrive à McGill avec une riche expérience qu’il a acquise surtout à Bibliothèque et Archives nationales du Québec, à l’Université Concordia, à HEC Montréal, à l’UQAM et à l’Université de Montréal. Il a fait carrière autant dans le domaine des archives que dans la gestion des documents. Pour cette rubrique de l’infolettre ROAAr, nous demandons à Yves de nous éclairer sur son rôle et de nous expliquer en quoi le changement peut favoriser la croissance et le succès de MUA.

Directeur et archiviste universitaire, Yves Lapointe. Photo: Lauren Goldman

Qu’est-ce qui vous a motivé à étudier dans le domaine des archives et de la gestion des documents et quelles études faut-il faire?

Je faisais un baccalauréat en histoire et de la recherche sous la direction de M. Jean-Pierre Wallot, Ph. D., également archiviste national à l’époque. Ma recherche portait sur les forgerons de Montréal – leur façon de travailler, leurs outils, leurs biens, leur équipement et leur travail quotidien. J’ai dû utiliser des inventaires dressés par des notaires des années 1850 pour obtenir l’information dont j’avais besoin. J’ai puisé beaucoup d’information dans ces inventaires des archives. Au fil du temps, j’ai décidé de faire un certificat en études archivistiques, suivi d’une maîtrise de deux ans en science de l’information.

Quel est votre rôle en tant qu’archiviste à l’Université McGill?

Je vois deux aspects à mon rôle d’archiviste universitaire. Les fonctions de gestion des documents consistent à établir le cadre de travail approprié pour s’assurer que l’Université gère ses fonds de renseignements du début à la fin de leur cycle de vie, conformément aux exigences et meilleures pratiques. En tant qu’archiviste universitaire, mon rôle consiste à m’assurer que l’Université conserve son patrimoine documentaire de même que les documents de l’établissement dont les générations futures auront besoin. En tant qu’archiviste, mon rôle demande de rendre le matériel d’archives disponible et accessible aux fins de la recherche, des expositions, de l’apprentissage des étudiants, etc.

Quels sont actuellement les sujets brûlants dans le domaine des archives et de la gestion des documents?

La diffusion. Nous avons les connaissances, l’expérience et les outils nécessaires – nous sommes ici pour appuyer la collectivité. Nous devons participer à des projets continus liés à la gestion de l’information, et être des joueurs clés au fur et à mesure de l’élaboration ou de l’actualisation des systèmes d’information.

La préservation et l’accès sont aussi des sujets brûlants. Les imprimés sont là depuis longtemps, mais nous devons commencer à gérer les documents électroniques. Ceux-ci s’accumulent depuis des décennies et nous devons les gérer de façon globale et simple. La préservation numérique et la conservation permanente représentent deux des plus grands défis.

Humphrey’s draft of the Declaration of Human Rights. McGill University Archives, 1988-0102.01.1.T2

Quelles pièces de la collection de MUA trouvez-vous particulièrement fascinantes?

Depuis mon arrivée, j’ai participé à de nombreuses activités touchant nos archives historiques. Parmi elles, les Fonds Paul-André Crépeau, Madeleine Parent, Douglas Hall, Arvind Sharma et John Peters Humphrey. En tant que Canadiens, la question des droits de la personne nous préoccupe beaucoup et chacun de ces Fonds contribue de manière fondamentale à notre réflexion. Il est essentiel que nous, les Canadiens, revenions à ces ressources cruciales afin de nous rappeler ce qu’elles peuvent nous apprendre.

Quelles sont vos photos historiques préférées?

Des photos du Fonds Madeleine Parent ont particulièrement retenu mon attention, car elles documentent les efforts de cette activiste pour défendre les droits des femmes et les relations de travail dans les années 1950 à 1980. Cette forme d’activisme faisait partie des sujets abordés par Veronica Strong-Boag à l’occasion de sa visite récente à McGill pour parler de la question du suffrage au Canada.

Qu’est-ce que vous préparez pour le 200e anniversaire de McGill?

La célébration de cet anniversaire important est l’occasion idéale pour MUA de continuer à développer ses partenariats et de collaborer avec la communauté. Nous sommes ravis de travailler avec le bureau du principal et de contribuer à des projets qui seront visibles pour l’ensemble de la communauté universitaire. Notre rôle consiste à soutenir et guider les unités, les facultés et les membres individuels de la communauté mcgilloise pour souligner cet anniversaire. Je ne veux pas trop en dire à ce sujet. Je dirai simplement que nous avons des plans du campus à ses débuts, et qu’il n’y a que six immeubles, des étables, un terrain de criquet, un terrain de croquet et un kiosque à musique! Nos ressources seront mises à l’honneur et utilisées dans des projets, et ROAAr a également des plans pour l’occasion. Nous aurons certainement d’autres nouvelles bientôt.

Quelles collections chevauchent les trésors d’autres unités ROAAr?

Je pense toute de suite aux documents Norman Bethune, mais il y a également des complémentarités dans les ressources liées à la Première Guerre mondiale ou celles de l’architecture canadienne. La saison du ski de fond étant à nos portes, je peux vous dire que RBSC a des ouvrages de Jackrabbit Johannsen, et que nous avons les documents ou les Fonds de cet athlète.

 

Corps-école d’officiers canadiens, contingent de McGill, Archives de l’Université McGill, PL0064041

Comment voyez-vous l’avenir des archives à McGill?

MUA offre un grand potentiel et nous nous montrons plus proactifs en établissant des relations et des partenariats à plusieurs niveaux. Il s’est passé beaucoup de choses en peu de temps. Il est très stimulant de travailler avec des gens merveilleusement dévoués, et je vois un énorme potentiel dans une variété de collaborations, de projets et de formes. De grands défis passionnants nous attendent. Nous devons nous assurer de rendre la gestion des documents plus visible et de mieux la faire connaître. Nous devons également faire de plus grands pas dans la gestion des documents électroniques et nous éloigner de la gestion des imprimés, surtout que 99 % des documents sont maintenant produits en format numérique. Quant aux Archives, j’aimerais que nous nous engagions dans des projets où notre matériel sert à améliorer l’interaction entre le passé et le présent : par exemple, penser « réalité virtuelle augmentée », pour permettre aux usagers d’interagir avec le passé. Je suis convaincu que les nouvelles technologies peuvent nous aider à explorer notre passé. Soyez à l’affût de matériel d’archives dans une chronologie collaborative et interactive et recherchez-le dans les médias sociaux et d’autres plateformes.

***

  • Ce texte à d’abord été publié sur le blogue de McGill à l’adresse suivante: http://news.library.mcgill.ca/raising-the-curtain-on-archives-outreach-preservation-access/#yves-fr

Une réflexion sur “La diffusion, la préservation et l’accessibilité des archives à l’université McGill

  1. Très intéressant merci! Le monde des archives universitaires m’est inconnu et je n’avais pas imaginé que des fonds d’archives privés puissent s’y trouver!

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