Législation/numérique

L’écrit comme meilleure preuve : toujours une vérité à l’ère numérique?

Par Ivan Barreau

La présente analyse porte sur ce qui détermine et garantit la valeur primaire des documents dans l’environnement numérique. La principale interrogation que nous avons eue à ce sujet nous est apparue dans la littérature sur l’évaluation des archives. En détaillant les différents aspects liés à la valeur primaire des documents, C. Couture a utilisé en 1995 une citation de la professeure de droit Kathleen Delaney-Beausoleil pour démontrer l’actualité de ce point :

Après discussions, comparaisons, comités de travail, comités de législation, présidés par des avocats, notaires, juges et fonctionnaires, la règle fondamentale, vieille de quatre siècles, a survécu intacte : non seulement l’écrit a-t-il valeur de preuve, mais sa place à l’intérieur du système de preuve est assurée : l’écrit est la meilleure preuve. La valeur de preuve des documents est attribuée et confirmée par les règles générales de preuve que l’on trouve énoncées d’une façon particulière au Code civil et dans la plupart de nos lois (Delaney-Beausoleil cité dans Couture 1995, 60).

À la lecture de cette affirmation, nous nous sommes interrogés sur sa validité suite à la formidable expansion du numérique dans le travail des organisations. L’écrit est-il demeuré la meilleure preuve à l’ère numérique? En quoi les conditions électroniques d’écriture, de relations entre supports et informations ont-elles changé la donne? C’est ce que ce travail va tenter d’éclaircir.

La formule de Delaney-Beausoleil, « l’écrit est la meilleure preuve », semblait en effet simple dans le contexte du début des années 1990. Or, depuis, les choses ont bien changé, notamment dans le secteur des organisations, où va se situer notre recherche. Pour ces organismes, la gestion des documents a énormément évolué avec l’arrivée des micro-ordinateurs, des réseaux intranet, du courriel et autres.

Du « tout papier » qui fut la norme jusqu’aux années 80, les entreprises ont basculé dans une « économie mixte » où le papier et le numérique cohabitent, voire, où le numérique a entièrement supplanté le papier. Cet état de fait est souligné par plusieurs auteurs, notamment K. Thibodeau, lorsqu’il affirme que l’informatique n’est plus seulement un « outil », mais « une infrastructure de plus en plus essentielle » (Thibodeau 1999, 67). Cet auteur illustre avec brio que cette question du numérique dans les organisations a pris une importance capitale au niveau de la gestion, de l’exploitation, ainsi qu’au niveau politique. Or, ces changements ne vont pas sans problèmes : amenuisement de la distance temporelle en raison de la facilité de faire des copies, rupture des anciennes chaînes documentaires au profit de nouvelles, problèmes de normes pour la dénomination des objets virtuels, etc. (Lallich-Boidin et al. 2004, 13).

Tous ces éléments démontrent que l’arrivée du numérique représente un événement fondamental pour la profession archivistique. Toutefois, le caractère exact de cet événement au niveau des aspects de preuve, d’authenticité, voire légaux des documents numériques semble demeurer dans le vague. Ces questions ont donné lieu à une imposante littérature où il n’est pas évident de se retrouver pour un néophyte. Il nous paraît donc nécessaire de remettre de l’ordre dans ces éléments afin d’être en mesure de nous faire notre propre opinion.

En nous appuyant sur une revue de la littérature, nous allons tenter de clarifier les concepts nécessaires à la garantie de la valeur primaire des documents numériques, et de les mettre en lien avec l’environnement papier, de manière à comparer les deux et conclure sur notre question de départ. Pour ce faire, nous allons d’abord revenir sur quelques définitions de concepts importants. Une fois ces éléments précisés, nous tâcherons, deuxièmement, de voir ce qui assure la valeur primaire des documents électroniques et de quelle manière cela se fait. Cela nous conduira à considérer l’importance relative de l’obsolescence technologique, de la préservation de l’authenticité, ainsi que la question des lois, normes et procédures. Enfin, nous procéderons à notre comparaison avec l’environnement papier, de manière à esquisser une conclusion quant à notre problématique de départ.

Suite à cette démarche, nous pourrons apporter des éléments de réponse à la question de base, à savoir si l’écrit est la meilleure preuve : cette vérité est-elle toujours d’actualité à l’ère numérique? La révolution numérique est-elle si révolutionnaire que ça? Remet-elle en question les grands principes existants? D’après ce que nous avons pu observer jusqu’à maintenant, il nous semble que si les principes de base de l’évaluation en matière de valeur primaire s’appliquent toujours, les conceptions juridiques ont en revanche évolué pour reconnaître dans le numérique non pas un « remplaçant » de l’écrit papier, mais un équivalent fonctionnel.

Définitions : le bagage essentiel

Se lancer dans une telle étude sans préciser au préalable les notions indispensables à la compréhension du sujet serait hasardeux. Dans notre situation, il est important de revenir sur les notions de valeur primaire ainsi que sur la notion de document numérique, préambule nécessaire à une compréhension adéquate du sujet.

La valeur primaire

Rappelons brièvement le concept de valeur, qui est une composante cruciale de tout l’édifice de l’évaluation archivistique. Comme l’affirmait Couture en 1995, les différents sens donnés du mot « valeur » peuvent prêter à confusion. Rappelant Schellenberg, Couture réserve ce terme aux seules valeurs primaires et secondaires des documents et propose le terme « fonction » pour tout ce qui touche aux aspects de preuve, d’information, administratifs, légaux, etc. (Couture 1995, 57). Ainsi, Couture, s’appuyant sur les travaux de Schellenberg, de Grimard et de Cardin, propose la définition suivante de la valeur primaire : « l’importance que présente un document d’archives eu égard à la fonction de preuve administrative, légale ou financière pour laquelle il a été créé ou reçu et [la raison pour laquelle] il existe » (Couture 1995, 58-59).

Par cette définition, on peut voir que dans un contexte administratif, la valeur primaire est liée aux raisons qui font que le document existe, la finalité immédiate à laquelle il répond. Ces raisons peuvent se traduire de différentes façons, notamment par le concept de fonction. Couture associe ainsi valeur primaire avec la fonction de preuve, qui sert à établir ou rétablir la vérité sur les processus administratifs, légaux ou financiers de l’organisation où les documents sont créés (Couture 1995, 60-61). Ainsi, Couture relie le rôle des documents dans les organisations avec tout le système de l’évaluation archivistique, donnant ainsi à l’archiviste une prise tangible pour évaluer la masse documentaire des organisations.

Établir la valeur primaire et, ce faisant, les fonctions de preuve d’un document devient donc possible avec cette définition. Toutefois, si la diplomatique classique savait fort bien attribuer, détecter et assurer la garantie de ces fonctions avec les documents papier, cela est devenu plus compliqué avec l’arrivée du numérique.

Le document et le document numérique : ces inconnus

On ne peut également se lancer dans une telle réflexion sans rappeler les bases des documents électroniques[1]. Beaucoup de choses changent totalement avec cette notion. Mais comment définir un document numérique? Selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information :

Un document technologique, dont l’information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d’en relier les fragments, directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l’intégrité de chacun des fragments d’information et l’intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition (Québec 2011, art. 4).

Cette définition, bien que complexe, détaille plusieurs éléments propres aux documents électroniques, notamment la fragmentation (voire relativisation) du lien support-information et l’impossibilité de la référence au seul support pour assurer les conditions d’authenticité ou d’intégrité. Il semble y avoir à cet égard un pas de franchi par rapport aux documents analogiques. Pour le confirmer, il faut voir les composantes « diplomatiques » du document électronique, telles que présentées par le projet InterPARES I, montrant ce document comme « (…) a complex of elements and their relationships » (InterPARES 1999, 5). Ces éléments comptent notamment une forme documentaire fixe, un contenu stable, un lien archivistique avec d’autres documents, un contexte identifiable, la participation à une action précise et au moins trois acteurs dans sa création (InterPARES 1999, 5).

Tout comme R. Nahuet, pour qui le document électronique doit également être considéré en lien avec « (…) la structure, le contenu et le contexte dans lequel s’inscrit l’information » (GIRA 1998, 102), InterPARES I a clairement minimisé l’importance du couple support-information, pour que l’obsolescence technologique ne vienne pas dès le départ fausser la donne. Ses critères ont le mérite de concentrer l’attention des archivistes sur des éléments plaçant les documents numériques au même niveau que les documents analogiques, cela dans un but pratique. Cette obsolescence inquiète depuis longtemps les archivistes. Déjà à la fin des années 90, citant des recommandations du Conseil International des Archives, Thibodeau parlait de l’importance d’ajouter un stade de « maintien » à la fin du cycle de vie des documents numériques, en raison de l’aspect de continuité à préserver l’information, précisément à cause de ce même risque d’obsolescence (GIRA 1998, 92).

Enfin, pour mieux mesurer l’ampleur de la nouveauté des documents numériques, il faut voir leur impact au niveau des organisations. Ces changements se résument par la décentralisation du contrôle sur la création, la diffusion, le format des documents, le changement du contexte de création et l’apparition de nouveaux types de documents, etc. (GIRA 1998, 66-67, 100).

En bref, ce petit arrêt définition nous a donné les bases pour comprendre les documents électroniques : novateurs dans leur façon de reconfigurer le lien support-information ainsi que pour leur apport au travail des organisations, mais porteurs des mêmes éléments « diplomatiques » d’analyse des documents. Comme ils participent aux mêmes activités que leurs homologues analogiques, les documents numériques n’en ont donc pas moins une valeur primaire, qui servira à établir des fonctions de preuve administrative, légale ou financière. Toutefois, avec toutes ces nouveautés, comment s’affirmera cette valeur primaire ?

Comment et avec quoi assure-t-on la valeur primaire des documents électroniques ?

Les moyens d’assurer la valeur primaire des documents électroniques occupent les chercheurs depuis plusieurs années. En considérant ce qui peut assurer cette valeur, nous avons, d’après nos lectures et ce que nous avons vu en cours, identifié trois éléments principaux : le concept d’obsolescence technologique, le concept d’authenticité, et l’aspect normatif et législatif.

L’obsolescence technologique : un piège réel?

La valeur primaire du document numérique est-elle indissociable de son aspect « matériel » ? Comme la valeur primaire des documents analogiques était liée avec les questions de support, il faut d’abord nous pencher sur un aspect qui fait très peur au départ avec les documents électroniques, à savoir l’obsolescence technologique. Si les formats changent si vite et sont condamnés à une disparition rapide, peut-on réellement compter sur eux pour attester de la valeur primaire ? Comment concilier cela avec les pré-requis archivistiques ? Il faut donc nous interroger sur ce concept d’obsolescence technologique et voir s’il s’agit d’un réel problème, ou bien si le principal ne serait pas ailleurs.

Mais de quoi s’agit-il ? Comme il est dit très poétiquement dans le texte de G. Lallich-Boidin, « Ainsi émerge le paradoxe du document numérique. Lui dont la diffusion est amplifiée, reproduit à peu de frais, s’affranchissant de la distance, des alphabets et des langues, voit sa pérennité fragilisée, par la double contrainte du support et du logiciel, et devient volatile voire éphémère » (Lallich-Boidin et al. 2004, 15). Autrement dit, il s’agit du problème de désuétude causé par le progrès technique et par les impératifs commerciaux qui font rapidement évoluer le marché. Les programmes et les supports apparaissent et disparaissent, et avec eux la possibilité de lire les documents numériques. Selon L. Duranti, le principal problème lié à cela est d’obliger les institutions (archivistiques et autres) à un processus constant de migration d’un format et d’une technologie à l’autre, avec chaque fois le risque de perte de valeur de preuve (Duranti 1997, 63).

Ce problème peut donc influencer directement la valeur primaire des documents numériques. De plus, des dispositions juridiques imposent souvent des délais de conservation. Dans cette optique, selon Thibodeau, cela peut causer problème si la garantie de la valeur primaire exige qu’un document soit conservé plus longtemps que la durée de vie de son support ou de son format (Thibodeau 1999-2000, 65). Au moment où il écrivait ces lignes, le problème n’avait encore aucune solution visible.

Il convient cependant de voir si, depuis la fin du XXe siècle, les choses ont évolué ou pas. Il faut préciser notamment, comme le disait Thibodeau, que le changement est indissociable du succès d’un système d’information électronique. Ainsi, la solution de « stabiliser » les systèmes au maximum est, du moins pour les organisations, exclue (Thibodeau, 1998, p.94-95). Toutefois, en 2009, la situation semblait avoir changé en raison d’une meilleure connaissance des technologies numériques, une meilleure préparation aux enjeux posés par l’obsolescence, et par le biais de stratégies diversifiées pour améliorer la préservation des documents numériques, et parallèlement leur valeur primaire. Avec la prolifération de projets d’élaboration de normes et procédures (dont InterPARES), on peut sentir que ce problème n’inquiète plus autant qu’auparavant (Frey 2009, 131). Si l’obsolescence technologique n’est plus tant décriée, il existe cependant d’autres problématiques qui ont une influence importante sur la valeur primaire des documents numériques.

L’authenticité et les documents « virtuels » : un paradoxe ?

Dans son étude de 2009, V. Frey a défini rapidement le concept d’authenticité et son application au contexte numérique. Selon elle, « l’authenticité réfère à la valeur de vérité d’un document comme manifestation physique des faits qu’il enregistre (…) » (Frey 2009, 126). InterPARES définit ce même terme d’une manière sensiblement identique : « (…) the quality of being authentic, or entitled to acceptance » (MacNeil et al. 1999-2000, 2).

Il serait incomplet de traiter d’authenticité sans dire quelques mots sur des concepts connexes qui sont tout aussi importants, à savoir la fiabilité et l’intégrité. La fiabilité est définie comme la « capacité d’une archive à représenter les faits qui la constituent (…) », elle « fait référence à la valeur de vérité d’un document comme affirmation des faits, évaluée en relation à la proximité de l’observateur et de l’enregistreur aux faits enregistrés[2] » (Frey 2009, 124). L’importance de cet attribut n’est donc plus à faire : la fiabilité est directement liée à l’authenticité.

L’intégrité, quant à elle, réfère à la stabilité d’un document et de son contenu à travers le temps. Frey l’explique comme suit : un document d’archive intègre « (…) conserve toutes ses parties et tous les attributs physiques et matériels permettant de le constituer et de le déclarer complet et conforme à sa définition et son identité » (Frey 2009, 125). Ces deux éléments, fiabilité et intégrité sont donc cruciaux pour établir l’authenticité : sans les éléments rattachant le document fiable à son contexte de création et aux normes « acceptables » de forme, et sans l’assurance que le document n’a pas été altéré, l’authenticité ne peut être garantie.

Citant les théories postmodernistes, des auteurs précisent que les concepts d’authenticité et de fiabilité ne peuvent plus se targuer du statut de « vérités essentielles ou transcendantales », mais au contraire relèvent de « constructions humaines formées dans des contextes historiques et culturels particuliers » (McNeil cité dans Frey 2009, 126). S’interrogeant sur l’utilité du concept d’authenticité après le passage du « rouleau compresseur » postmoderne, Frey la confirme en citant son pouvoir toujours présent de créer la confiance, autant par le biais du contexte de création, du principe de provenance, voire même du pouvoir de construction identitaire (Frey 2009, 126). Ainsi, le concept d’authenticité ne perd pas sa valeur, il est simplement rattaché à son utilité « primaire », à savoir sauvegarder la confiance dans un objet documentaire et cette nécessité demeure, même dans l’environnement numérique.

L’importance de l’authenticité est, pour les institutions d’archives, de répondre à une exigence de la communauté scientifique et citoyenne, notamment à cause de l’aspect de preuve des archives en elles-mêmes et pour ce dont elles témoignent. De fait, cette exigence signifie qu’une part importante de travail et d’effort doit être investie pour la garantir, qu’il s’agisse de documents analogiques ou numériques (Verachten 2004, 100). Cette exigence du public est inhérente en archivistique. Ainsi, parler de « fin de l’authenticité » n’a pas de sens, même si l’environnement numérique change quelque peu ce concept.

Comment cela se passe-t-il? Frey donne une très intéressante description de ce qu’implique le nouvel environnement numérique :

Dans un tout premier temps, c’est l’objet qui est touché. Celui-ci change : il glisse du réel au virtuel, il est beaucoup plus dynamique et il est dématérialisé. De plus, ces nouveaux objets n’apparaissent plus à l’être humain que par le biais d’un apparatus technologique, au premier abord compliqué, sinon complexe (Frey 2009, 127).

Plusieurs problèmes apparaissent en raison de ces nouveaux attributs du document numérique. Son caractère dynamique rend très difficile l’application « à l’ancienne » de l’authenticité, notamment en raison du problème des originaux. Toujours selon Frey, « un original numérique désigne donc toute représentation d’entité informationnelle numérique qui a le maximum de possibilité de conserver tous les aspects significatifs et pertinents de l’entité. On ne parle plus de l’original, mais « d’un » original » (Frey 2009, 129). Dans ce contexte, l’authenticité ne s’applique plus car localiser un seul exemplaire de référence par rapport à d’autres n’est plus possible. Également, la versatilité des documents numériques recèle des potentialités d’atteintes à l’authenticité (MacNeil 1999-2000, 2). Cela oblige à changer les critères attestant de l’authenticité et à trouver des moyens précis pour continuer à la garantir.

Quels seraient ces moyens ? Sachant que le recours à l’original n’est plus possible, il faut trouver d’autres méthodes. Rappelant la prolifération rapide des documents numériques dès leur stade actif et la nécessité d’intervenir rapidement sur eux, McInnes propose l’utilisation de métadonnées pour documenter le contexte de création (McInnes 1998, 215-216). Également, Frey cite dans un article plusieurs stratégies plus récentes dans la littérature: l’approche muséologique (garder les supports et machines originales), la migration (maintenir à niveau le format technique pour le garder compatible avec les nouveaux outils et formats de lecture), l’émulation (recréer virtuellement les anciens environnements) et la description (garder une description des contenus permettant leur reproduction ultérieure) (Frey 2009, 130-131). Selon elle, chaque approche a sa manière d’influencer l’authenticité des documents numériques. En dehors de la première, difficile à mettre en oeuvre systématiquement, les autres semblent prometteuses pour conserver l’authenticité des documents numériques dans la mesure où elles peuvent s’adapter à différents contextes documentaires.

Toutefois, à la lumière des résultats d’InterPARES I, on réalise que la sauvegarde de la fiabilité et de l’authenticité des documents numériques n’est pas seulement une quête pour éviter l’obsolescence technologique, mais un problème plus large, touchant des aspects plus intellectuels. Ses conclusions regroupent quatre méthodes susceptibles de conserver l’authenticité dans l’environnement numérique :

  • L’élaboration de procédures intégrées à un service d’archives ;
  • La création de procédures au sein des institutions pour renforcer le lien archivistique ;
  • La gestion de tous les documents dans un même système ;
  • La division des responsabilités de sauvegarde de l’authenticité et de la fiabilité entre l’organisation créatrice (pour le stade actif) et les corps responsables[3] (pour le long terme) (Frey 2009, 131)

La signature numérique a également été proposée comme méthode. En 2004, J-M. Yante s’est interrogé sur le moyen de préserver la signature cryptographique dans le temps. Il a proposé d’autres moyens, techniques ou non, pour garder la « pérennité de la lisibilité » des signatures numériques (Yante 2004, 30-31). Cependant, cela ne semble selon nous que déplacer le problème du maintien de l’authenticité du document à celui de l’authenticité de la signature qui authentifie le document. De même, les conclusions d’InterPARES I sur l’utilité des signatures numériques dans un tel processus semblaient soulever beaucoup de questions assez complexes, sans pouvoir conclure définitivement sur l’utilité de cette mesure (MacNeil 1999-2000, 33).

Toutes ces méthodes frappent par leur diversité. Malgré cela, il nous semble réaliste d’aller chercher au-delà de la technologie les moyens de sauvegarder l’authenticité. Cela est logique dans la mesure où les organisations disposent de moyens limités et c’est aussi en lien avec la vision de l’authenticité comme génératrice de confiance.

De fait, en revenant à Frey, il faut rappeler que la confiance est le maillon central de tout le concept d’authenticité, car c’est à terme l’humain que l’on souhaite convaincre d’accorder sa confiance à un document, pour quelque raison que ce soit. À cet égard, l’authenticité a un rôle beaucoup plus large que l’on pourrait croire :

(…) cette notion [l’authenticité] ne perd rien de son rôle et de sa valeur avec le changement de paradigme. Il est particulièrement intéressant de constater à quel point le besoin de fournir de l’information authentique et intègre à l’utilisateur est défendu par le théoricien. L’authenticité est utilisée comme garantie du contrat social : elle se fonde notamment sur l’apport de vérité des faits véhiculés par l’objet informationnel. Cette vérité rend possible la mise en place de la confiance entre le créateur, les intermédiaires et l’utilisateur. Ensuite, ces besoins de vérité et de confiance déterminent la construction identitaire de groupes donnés. La notion d’authenticité participe clairement à la cohésion et au bon fonctionnement de nos sociétés (Frey 2009, 131-132).

Les lois, normes et procédures : quelle importance ?

Un troisième élément doit être considéré pour la garantie de la valeur primaire: l’aspect normatif et juridique. Comme les documents peuvent avoir une valeur primaire soit administrative, légale ou financière, il faut se souvenir que cette valeur est déterminée par des lois ou des normes spécifiques aux actions ou aux documents concernés. Ainsi, la valeur primaire est liée aux aspects normatifs et législatifs. Comment cette relation a-t-elle cours dans l’environnement numérique ?

D’abord, nous pouvons citer le cas du Code civil. Déjà, en 1985, plusieurs dispositions permettaient de juger des valeurs légales des documents informatiques[4], et de considérer comme preuve un document numérique. Toutefois, le texte était complexe à interpréter et laissait une grande marge d’application. Selon Lévesque, ces dispositions ne s’appliquaient en 1998 qu’aux actes juridiques. Un problème d’interprétation subsistait quant à la nature des documents et des environnements numériques auxquels s’appliquait la loi. Enfin, toutes ces dispositions excluaient les « faits juridiques », ce qui rendait certains documents numériques « plus égaux » que d’autres en situation de démonstration de preuve (Lévesque 1998, 49).

D’où venaient ces problèmes ? Comme l’indiquait Yante,

(…) la dématérialisation de l’information, autrement dit le fait que l’information existe indépendamment de tout support matériel, débouche sur de délicats problèmes juridiques. Comme « c’est l’indissociabilité entre un support matériel durable et l’information qu’il porte (contenu du message et origine de celui-ci) qui fait la qualité d’une preuve et notamment la preuve préconstituée d’un acte juridique », il est impératif de trouver un substitut technique à la valeur probante de l’original papier (Yante 2004, 29-30).

Voici donc quels étaient les problèmes à la fin du XXe siècle quant à l’aspect juridique des documents numériques : des textes de lois imprécis, des gens peu confiants. La conclusion de Lévesque rend bien cet état d’esprit : « Beaucoup demeurent prudents et attendent la jurisprudence » (Lévesque 1998, 49).

Tout a changé, du moins au Québec, en 2001, avec l’adoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Ce texte novateur a fourni des règles de conduites et des informations permettant de mieux appréhender la valeur juridique des documents électroniques. Ce faisant, il a affirmé les principes suivants : neutralité technologique, intégrité des documents, équivalence fonctionnelle, liberté de choix de support, interchangeabilité des supports (Mas 2011). Ainsi, cela a permis d’accorder une valeur primaire égale à tous les documents numériques, peu importe leur format, support ou mode d’inscription. Dans le contexte des organisations, cela précise de nombreuses incertitudes, ouvre la voie à des réflexions plus concrètes sur la gestion des documents numériques, mais créée également des problèmes divers[5].

Nous avons donc vu que les aspects juridiques concernant les documents numériques ont beaucoup évolué. Mais d’où cela vient-il? Cela est certes dû à l’utilisation croissante des documents numériques dans les organisations, mais n’y a-t-il rien d’autre? Dans InterPARES I, les chercheurs, citant le Guide for Managing Electronic Records From an Archival Perspective du CIA, traitaient d’un certain nombre de questions légales touchant directement les documents numériques, notamment leur définition légale, les lois qui acceptent (ou non) ces documents comme preuves, les lois qui laissent aux institutions d’archives un rôle limité de « gardien », les régimes qui imposent un long délai avant que les documents ne puissent être évalués, voire même l’aliénation des documents (publics) de la sphère publique (Eastwood 2000, 5, notre trad.).

Une nuance intéressante peut être apportée ici pour illustrer la complexité de la relation entre la législation et les documents numériques. En 1997, Duranti a affirmé que le vrai problème juridique des documents numériques n’est pas l’admissibilité, mais le poids. La loi détermine l’admissibilité, mais en cas de jugement, ce sont les juges et les jurés qui tranchent, « sur la base des garanties fournies quant à l’intégrité des documents présentés comme preuves » (Duranti 1997, 49). Elle associe à cela la prolifération de recherches sur la sécurité informatique, le chiffrement, etc. On voit donc que la loi ne fait pas tout, et ne peut ultimement décider en totalité de la valeur primaire des documents. Elle peut certes décider de délais de conservation, mais dans d’autres cas, le jugement humain sur le document est nécessaire. Et pour convaincre le jugement humain de l’authenticité du document, il faut faire appel à la notion de confiance, au-delà des craintes suscitées par la technologie. A ce niveau, les normes juridiques et procédurales sont probablement les moyens les plus utiles à mettre en oeuvre, à côté des techniques vues au point précédent[6].

Comparaison des éléments de valeur primaire dans les deux environnements

Après avoir analysé les éléments susceptibles de garantir la valeur primaire des documents numériques, une comparaison avec l’environnement analogique (dans notre cas : papier) s’impose. Cette comparaison va se situer du point de vue des critères d’évaluation, de l’authenticité, des problèmes d’obsolescence et de normes procédurales ou juridiques, pour enfin conclure sur ce changement de paradigme.

Les critères d’évaluation : outil pertinent pour les documents numériques ?

Les critères d’évaluation sont depuis longtemps des éléments utilisés dans la fonction d’évaluation des archives pour aider à juger de la valeur primaire et secondaire des documents. Pourquoi en serait-il autrement dans l’environnement numérique, surtout lorsque les documents ont souvent les mêmes fonctions et créateurs ?

En 1995, Couture a énuméré un certain nombre de critères liés à la valeur primaire des documents, autant au niveau administratif, légal que financier (Couture 1995, 66-67). Force est de constater, à la lecture de ces critères, qu’ils peuvent aussi bien s’appliquer dans l’environnement papier que dans l’environnement numérique (à moins de lois contraires). Ainsi, dans un régime légal comme celui du Québec, avec son Cadre juridique…, les différences pour les organisations sont minimisées entre les deux types d’environnement, du moins pour les critères d’évaluation.

Ayant à l’esprit la problématique des documents numériques, InterPARES a proposé en 2000, d’après les travaux de Naugler, des critères susceptibles d’influencer leur valeur primaire : les effets de la législation sur ces documents ; les problèmes de propriété sur les documents, les ententes contractuelles encombrant les données, le manque d’expérience des archivistes, etc. (Eastwood 2000, 5). Ces éléments certes ne se retrouvent pas forcément dans l’environnement papier (quoique…), mais aucun n’entraîne de complications forcément insurmontables.

InterPARES 3 a récemment proposé une grille d’analyse pour les documents numériques à partir de grilles diplomatiques traditionnelles. Autant l’analyse des documents numériques exige-t-elle quelques mises au point par rapport aux documents papier, autant cela nous semble démontrer que les instruments conçus pour l’environnement papier peuvent, sous réserves de modifications liées à la nature spéciale des documents numériques, s’adapter à ceux-ci (InterPARES 3 2007-2012, 1-5).

Authenticité papier ou numérique : vous avez dit différence ?

À ce niveau, il faut d’abord rappeler les éléments qui assurent l’authenticité des documents papier. On peut les résumer à l’autorité donnée et le contexte de création. Comme l’a rappelé McInnes en 1990, « Paper records receive legitimacy from authorisation and provenance. A signed and dated document which had been kept in a file which includes related material, and has the name of the originating department, can demonstrate authenticity » (McInnes 1990, 215-216). Ainsi, ce sont l’autorité ayant créé le document, le contexte de création et l’action à laquelle participe le document qui relèvent de l’authenticité dans l’environnement papier.

Cela est-il différent dans l’environnement numérique? Nous avons vu que le numérique changeait les critères pour attester de l’authenticité des documents numériques en raison de leur aspect spécifiquement technique, qui ne permet plus aux critères « classiques » d’être appliqués de la même façon. Cela ne semble toutefois pas remettre en cause les fondements de l’authenticité, surtout au niveau du maintien des mesures de confiance. Ainsi, pour Duranti, « la diplomatique (…) est tout à fait adaptable à l’archive électronique, permettant ainsi à la théorie archivistique de comprendre et d’inclure l’archive électronique dans son discours » (Frey 2009, 128). De même, Eastwood a affirmé que malgré les nombreux problèmes soulevés par les documents électroniques, nombre d’entres eux sont les mêmes que pour les autres média et formes documentaires (Eastwood 2000, 18). Cette approche est également confirmée par les conclusions d’InterPARES I, qui a montré qu’il y avait des bases conceptuelles communes entre l’objet informationnel numérique et l’objet informationnel traditionnel (Frey 2009, 128). Ainsi, les critères d’authenticité papier peuvent s’adapter, sous réserves d’adaptations au contexte technologique, aux documents numériques.

Certes, on peut opposer à cela que les spécificités techniques de l’objet numérique (impossibilité de déterminer l’original, flou concernant le lien support-information, rapidité des changements et difficultés de préservation à long terme) remettent totalement en question les fondements de l’approche diplomatique et de l’authenticité. Selon nous, même si ces craintes peuvent être fondées, elles reposent davantage sur une méconnaissance des aspects techniques que sur une « impossibilité » réelle des concepts à être adaptés pour accommoder les différents supports. Comme le concluait Frey, « (…) la notion d’authenticité est intrinsèque à l’objet devenu archive car porteuse d’un intérêt légal, historique, économique ou culturel » (Frey 2009, 131). Rappelons que l’authenticité représente davantage un concept important pour la préservation et la communication des documents qu’un concept complètement objectif. Cette approche, tirée des postulats postmodernes, a le mérite de replacer certaines nécessités au premier rang, notamment celle d’assurer la confiance des utilisateurs, et pour cela l’authenticité doit se conformer à des critères acceptés de tous, peu importe le support et peu importe les contraintes techniques. C’est là que l’aspect procédural et législatif entre en ligne de compte.

Des problèmes techniques aux solutions procédurales : un passage obligé en raison du numérique ?

La question de l’obsolescence ne se posait pas avant l’environnement électronique, s’agit-il pour autant d’un problème inusité par rapport au papier ? De là découlent, semble-t-il, nombre de craintes liées à la préservation des documents numériques : sera-t-elle possible ? Jusqu’à maintenant, tout ce que nous avons vu dans ce travail nous fait pencher pour une réponse du type « certaines conditions s’appliquent ». Compte-tenu des différences apparemment flagrantes entre les deux environnements[7], il faut cependant se rendre à l’évidence que les deux environnements sont périssables, avec des cycles temporels totalement différents. Ainsi, des procédures doivent régir la préservation optimale des documents, peu importe leurs spécificités physiques et techniques.

Cela nous ramène à la question des normes et procédures, à savoir : que doivent faire les organisations et les archivistes à leurs documents, et à quel moment ? En comparaison avec l’environnement papier, les documents électroniques exigent une intervention plus rapide des archivistes, en raison de leur maniabilité, de leur volatilité et de leur dépendance à la technologie (Verachten 2004, 100-108). Un rapport des Nations Unies sur la gestion des documents électroniques, cité par Duranti, spécifie que leur évaluation doit se faire sur l’ensemble de leur cycle de vie. En fait, pour elle, la même approche devrait gouverner les deux environnements, mais pour des raisons de passivité ou de manque de volonté, cela n’est pas le cas. Elle avertit d’ailleurs que garder la même attitude à l’ère numérique accentuera les problèmes liés à la gestion et à l’évaluation des documents numériques, et c’est la transparence (donc indirectement la valeur primaire) qui en pâtira (Duranti 1997, 52-53).

Cela ressort également des éléments de la norme ISO 15489, qui promeut la gestion intégrée de documents dans les organisations, sans distinction de support ou de forme. Son but, donner une attention et une protection appropriées à tous les types de documents, permet de récupérer plus efficacement leur valeur de preuve et d’information, et ce par le biais de normes et de procédures (ISO 2001, vi). Il s’agit donc d’un système de gestion rassemblant tous les types de documents et de supports dans un seul ensemble. Dans ce cadre, on peut s’interroger sur les différences entre cela et les systèmes de gestion exclusivement papier qui existent.

Les systèmes papier devraient contenir les mêmes éléments procéduraux permettant la bonne gestion et la sauvegarde des valeurs primaire et secondaire des documents, de leur authenticité, intégrité, etc. La seule différence est que les supports sont limités à un seul type, ce qui donne inévitablement aux procédures et politiques un caractère unidimensionnel. Dans le cas de la norme ISO 15489, la nécessité d’assurer, peu importe les supports, la protection des documents et la sauvegarde de leurs valeurs implique une capacité « transversale » des procédures, appelées à s’adapter. Même si la question de savoir si une seule définition de l’authenticité ou de l’intégrité peut s’appliquer à tous les documents reste encore controversée, le fait qu’une norme internationale propose des procédures communes à l’environnement papier et numérique semble militer pour une valeur primaire identique, tout du moins dans les organisations.

Changement de paradigme ou pas : où se situer ?

Compte tenu des éléments développés dans le présent travail, il nous faut maintenant répondre à notre question initiale, à savoir quels éléments peuvent nous permettre d’affirmer que l’écrit « classique » est encore la « meilleure preuve ».

D’abord, y a-t-il changement de paradigme dans l’évaluation ? Certes les technologies et les manières de faire changent, mais les besoins derrière tous ces changements demeurent les mêmes : les documents des organisations acquièrent encore une valeur primaire qui transparait de manière différente et qui est assurée par des critères ou des moyens différents, mais cette valeur perdure car elle est indubitablement liée aux fonctions du document et à son but. L’environnement technologique ne modifie pas selon nous ce fondement. Ainsi, cette valeur de preuve demeure indemne dans l’environnement numérique, surtout si elle est assurée par des textes législatifs.

Certes, on peut répliquer que ce n’est pas le cas partout, mais au Québec, en tout cas, la législation semble orientée dans ce sens. Plus qu’une opposition entre l’écrit et le numérique, il s’agit d’une relation à déterminer entre les valeurs primaires de l’écrit papier et de l’écrit numérique. Si l’on en revient à Frey, on comprend que l’écrit, dans nos sociétés, est essentiel à la fixation des droits et des attributs, fixation entendue ici comme stabilité à plus ou moins long terme. En raison de cela, notre culture est aux prises avec une conception du texte (dans le sens de la manifestation de l’écrit) qui est passée en quelques années de fixe (textes sur documents papier) à « éclaté » (textes numériques non liées à leur support, voire hypertexte). Ainsi, un changement culturel est en cours. L’important est d’en mesurer l’impact à l’heure actuelle, avec pour seul recul une dizaine (dans le meilleur des cas vingtaine) d’années d’utilisation des documents numériques. Toutefois, si l’on se fie aux imprécisions de définition des documents numériques et de leurs modalités juridiques de gestion ou d’exploitation (l’exemple des courriels est très parlant), on comprend que d’importantes réflexions soient encore à faire.

Nahuet a parlé en 1998 de changement de paradigme dans la gestion des documents électroniques, mais a précisé que ce changement « ne concerne pas les fondements, les principes, les méthodes et les pratiques de l’archivistique contemporaine qui demeurent tout à fait pertinents, valables, nécessaires et incontournables. Le changement de paradigme concerne bien davantage le « paysage mental », les représentations des acteurs/décideurs institutionnels et sociaux face à notre discipline et à notre profession » (Nahuet 1998, 105). En 2004, Yante a ajouté « (…) qu’il serait erroné de croire que l’archivage électronique est en totale rupture avec l’archivage papier ou analogique » (Yante 2004, 32).

La réponse à apporter quant au changement ou pas de paradigme doit donc être nuancée : il ne s’agit peut-être pas tant de changer les fondements en fonction des nouveautés numériques, mais peut-être au contraire de repenser et renforcer ces fondements. Au-delà du changement, le numérique pourrait même nous obliger à appliquer des règles, des procédures ou des techniques de travail beaucoup plus sévèrement qu’elles ne l’étaient dans l’environnement papier, parce que la mauvaise gestion des documents numériques, comme le prophétisait Duranti, promet peut-être beaucoup plus de problèmes potentiels que la mauvaise gestion papier.

Conclusion

Après avoir précisé les concepts de valeur primaire et de documents à l’ère électronique, notre travail a tenté de dégager ce qui assurait la valeur primaire des documents numériques et de quelle manière cela se faisait. Les questions d’obsolescence technologique, d’authenticité et de normes et procédures juridiques, ainsi que leur importance relative, ont donc été au cœur de notre exposé. Nous avons également esquissé une comparaison avec l’importance de ces mêmes concepts dans l’environnement papier, dans le but de mesurer leurs changements relatifs entre les deux environnements et pouvoir nous prononcer sur la question du changement de paradigme.

Notre hypothèse de départ s’articulait autour de deux grands axes : l’un explicite (l’écrit est-il toujours la meilleure preuve à l’ère numérique ?) et l’autre plus implicite, à savoir si les grands principes de l’évaluation étaient remis en cause à l’ère numérique, spécifiquement au niveau de la valeur primaire. L’imbrication de ces deux questions étant parfois difficile à distinguer, nous allons les traiter séparément.

Tout d’abord, nous pensons pouvoir conclure que les grands principes de l’évaluation des documents d’organisations ne sont pas vraiment remis en cause à l’ère numérique. Certes, des adaptations dues aux spécificités techniques sont nécessaires, mais ne remettent pas en question le concept de valeur primaire. Les problèmes liés aux documents numériques semblent plus se poser au niveau du long terme, pour les valeurs d’information et de témoignage. Il y a là des problématiques plus délicates, notamment si l’on pense aux problèmes de préservation des clés de chiffrement qui servent à l’authentification des documents. Le caractère plus immédiat de la valeur primaire au niveau des documents d’organisations permet de garder ces problèmes un peu plus en retrait, même s’ils se posent d’une manière ou d’une autre. L’obsolescence technologique étant moins problématique à ce stade, les questions d’authenticité et de normes prennent un sens à la fois grandi et complémentaire : grandi parce que la nature changeante du concept d’authenticité dans le numérique oblige à accorder plus d’importance à l’évaluation des documents, et ce dès leur création ; complémentaire parce que les normes viennent incontestablement appuyer l’authenticité de par son nouveau statut. Il en résulte une relation de renforcement et de dépendance mutuelles.

Quant à notre question de l’écrit comme meilleure preuve, il est un peu plus complexe de se prononcer. S’il s’agit de conclure au niveau de l’écrit analogique comme meilleure preuve par rapport à l’écrit numérique, la réponse est un très clair « ça dépend », qui est lié aux statuts juridiques du numérique et à la confiance générée par les normes de garantie de sa valeur primaire. Cela dépend également des usages dans les entreprises. Des zones floues demeurent, mais il nous semble évident que les deux types d’écrit peuvent, et doivent, acquérir un statut identique, dans l’esprit de la Loi concernant le cadre juridique…, en raison de l’utilisation croissante des documents numériques dans les processus d’entreprises.

En revanche, s’il s’agit de départager l’écrit par rapport à l’oralité, il est clair que le numérique ne change en rien la situation. Le numérique nous semble être, malgré son apparence un peu immatérielle, un procédé d’écriture électronique sur des supports magnétiques ou optiques. Tout le rapport entre l’écriture et le texte en est changé, mais il s’agit encore de processus d’écriture. Nous n’avons là aucune transmission de pensées ou échanges de fluides cérébraux, l’information trouvée sur les supports numériques provient toujours de quelque part, et même si les réseaux d’information donnent l’impression que tout est partout, et que rien n’est quelque part, même si le lien entre l’information et les supports a changé, le numérique demeure encore fondé sur des procédés d’écriture. Dans cette optique, nous pensons pouvoir conclure que l’écrit est encore la meilleure preuve, dans le cadre où nos sociétés ne conçoivent pas d’autres formes de preuves qui puissent être supérieures. Les doutes concernant la valeur primaire des documents numériques étaient tout à fait fondées dans le cadre où l’on comprenait encore mal la dynamique de ces documents et où on leur appliquait des techniques conçues spécifiquement pour le papier, mais une synthèse des principes fondamentaux d’évaluation avec les spécificités technologiques des documents numériques pourra très certainement, à l’avenir, permettre une intégration adéquate de ces réalités dans les environnements de travail.

En définitive, notre étude s’est limitée aux changements relatifs à la valeur primaire des documents numériques dans les organisations, mais comme nous l’avons aussi précisé, la préservation des valeurs d’information et de témoignage des documents numériques sur le long terme demeure une problématique majeure. Dans ce contexte, la question de l’obsolescence technologique devient beaucoup plus importante, et se prononcer pour l’égalité du numérique avec le papier devient plus risqué, en raison de la durée de vie plus longue et plus stable du papier, de sa simplicité (relative) de conservation, de la préservation de son authenticité par rapport aux documents numériques, et surtout par le moindre coût de sa conservation. La question mériterait d’être davantage fouillée, car à terme, pour l’archiviste et l’historien, elle revêt autant d’importance, sinon plus, que celle de la garantie de la valeur primaire.

Dans un contexte général d’accroissement des transactions numériques pour toutes sortes de besoins et services, il aurait été également intéressant de s’interroger sur les répercussions de l’arrivée du numérique pour les documents des individus. Notre étude a montré que les besoins d’authenticité avaient encore leur place dans l’ère numérique, de par son importance sociale. Également, les problèmes d’obsolescence technologique pourraient bien être plus aigus dans le domaine de l’informatique individuelle, où le changement est généralement plus rapide, et où la nature « privée » des besoins peut parfois s’accompagner d’une absence de réflexion au niveau des normes et procédures. Clairement, une étude de ce qu’impliquent les changements numériques pour les besoins documentaires des individus pourrait développer et détailler toutes ces problématiques.

En conclusion, le numérique pose beaucoup de défis à l’archiviste, il impose autant de repenser son rôle que de renforcer son bagage théorique et pratique. En un sens, il offre un défi à la profession, en lui permettant à terme de se développer et de se perfectionner davantage.

***

* Cette recherche a été réalisé à l’EBSI, Université de Montréal, dans le cadre du cours SCI 6112 – Évaluation des archives donné au trimestre d’Hiver 2011 par Yvon Lemay.

À propos de l’auteur: Ivan Barreau possède une Maîtrise en Bibliothéconomie et sciences de l’information obtenue à l’EBSI en 2012. Il a effectué différents mandats de gestion de l’information auprès d’organismes para-publics et académiques au Québec, notamment en tant que consultant pour la société Fujitsu. Il travaille actuellement comment archiviste auprès de la société docuteam (Yverdon-les-Bains, Suisse), une entreprise spécialisée dans la gestion d’information, la gestion d’archives et le développement de solutions d’archivage électronique.

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[1] Nous considérons ici le document comme « l’ensemble constitué par un support et par l’information qu’il porte, utilisable à des fins de consultation ou comme preuve » (CIA 1984, 63).

[2] Deux éléments, selon Frey, caractérisent la fiabilité : le contrôle de la forme, et le processus de création de l’archive; le premier aspect permet de fixer le document dans le contexte socio-juridique, et le second permet de retracer le cycle de vie du document.

[3] L’auteur, pour expliquer qui sont les « corps responsables », ne mentionne que « les intermédiaires », ce qui nous a laissé un peu dans le flou. Nous avons trouvé que cette mention laissait un peu trop place à l’interprétation.

[4] L’article 2837 spécifiait : « lorsque les données d’un acte juridique sont inscrites sur support informatique, le document reproduisant ces données fait preuve du contenu de l’acte, s’il est intelligible et s’il présente des garanties suffisamment sérieuses pour qu’on puisse s’y fier ». L’article 2838, quant à lui, affirmait : « l’inscription des données d’un acte juridique sur support informatique est présumée présenter des garanties suffisamment sérieuses pour qu’on puisse s’y fier lorsqu’elle est effectuée de façon systématique et sans lacunes, et que les données inscrites sont protégées contre les altérations. Une telle présomption existe en faveur des tiers du seul fait que l’inscription a été effectuée par une entreprise ». (Code civil cité dans Couture, Rousseau et al. 1994, 168).

[5] Dans son texte Pourquoi les technologies numériques ne sont pas la solution à la gestion des documents d’entreprise (2004), Carol Choksy mentionne des cas d’utilisation de courriels dans des poursuites judiciaires contre certaines compagnies, en raison du manque de coordination et de directives claires de gestion de ces documents, qui finissent par filtrer à l’extérieur de la compagnie, avec parfois des informations sensibles

[6] « In terms of what the Authenticity Task Force learned relating to issues of authenticity, we found that most contemporary records systems are a hybrid of electronic and paper records; that few explicit measures are employed to ensure the authenticity of electronic records; and that authenticity is generally assured through procedural means » (l’emphase est de nous) (MacNeil 1999, 32).

[7] Comparé aux changements et aux risques du numérique, le papier donne l’impression d’avoir une durée de vie éternelle et une stabilité à toute épreuve.

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