Congrès

Comment réussir un assainissement de dépôt d’archives en 5 mois? Un projet où les verbes « investir », « performer » et « rentabiliser » prennent tout leur sens.

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2018, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Alexandre Soucy.

Conférence : Comment réussir un assainissement de dépôt d’archives en 5 mois? Un projet où les verbes « investir », « performer » et « rentabiliser » prennent tout leur sens.

Conférenciers : Viviane Laurendeau, Jonathan David, Jessica Lecours.

Que ce soit en raison d’un déménagement dans des locaux plus étroits ou dans l’optique d’un besoin d’espace imminent à libérer, la numérisation, mais aussi le simple tri de fonds délaissés ou de contenu en attente de traitement constitue souvent la réponse aux problèmes de superficie. Toutefois, pour garantir le succès d’un important projet d’assainissement de dépôt, la réflexion et la planification sont vitales.

Les prochaines lignes résumeront la conférence présentée au 47e congrès de l’AAQ par Viviane Laurendeau, régisseuse à la commission scolaire Marguerite-Bourgeoys, et par Jonathan David et Jessica Lecours, archivistes technicien-nes recrutés pour la réalisation du projet.

De gauche à droite: Jonathan David, Jessica Lecours et Viviane Laurendeau.

En 2012, une demande est effectuée pour l’assainissement progressif du dépôt d’archives de la commission scolaire Marguerite-Bourgeoys.  Le projet devait s’étaler sur dix ans et serait réalisé par l’équipe en place, alors composée de madame Laurendeau et deux techniciennes-archivistes permanentes. En d’autres mots, le personnel prévoyait traiter en moyenne 1000 boîtes par an pour les cinq premières années, avant de s’attaquer, pour les cinq dernières, aux nombreuses boites héritées de fusions antérieures. Le projet fût entamé en 2013 et se déroula sans heurts durant quatre ans… jusqu’à l’annonce d’une rencontre sur le sujet avec la haute direction.

Le dépôt d’archives de la commission scolaire, avant le projet blitz.

Lorsqu’on sait disposer de plusieurs années pour atteindre nos objectifs, le niveau d’urgence et de pression demeure modéré, comme dilué dans le quotidien; l’importance des échéanciers persiste, bien sûr, mais se répand et résonne en sourdine. La réalité professionnelle étant ce qu’elle est, rien ne peut empêcher un événement fâcheux ou imprévu. En l’espace d’un « meeting », par exemple, voilà que de nouveaux besoins d’espace font surface et que les années, qui devaient d’abord s’écouler au rythme serein de la planification première, se transforment en mois. C’est dans ces circonstances que le projet d’assainissement de la commission scolaire Marguerite-Bourgeoys a vu les 5 années restantes à son projet fondre au soleil, réduit désormais à un maigre cinq mois. Heureusement, l’exigence émanait de la haute direction. Les budgets furent octroyés et le blitz put aussitôt entamer son déploiement.

En fait, l’évaluation de la masse à traiter avait déjà été établie lors de la mise en place du projet initial, ce qui permit de cibler et de quantifier rapidement les ressources humaines nécessaires. On jugea que l’équipe devait être triplée et trois équipes distinctes furent mises sur pied sans tarder. Une première, composée de deux archivistes techniciens, allait s’occuper de l’analyse du contenu des documents; une autre, réunissant quatre agents de bureau, plongerait dans quelque 1000 boîtes de dossiers déjà numérisés, mais pour lesquelles aucune validation n’avait jusqu’ici été effectuée; enfin, une équipe munie de trois paires de bras procéderait à la préparation des boîtes avant destruction et à l’inévitable relocalisation. Pour assurer rapidement l’autonomie de chacune des équipes, les gestionnaires rédigèrent les procédures propres à chacune des tâches qui leur seraient confiées. Neuf postes de travail furent ensuite érigés dans le dépôt, parfois à même les allées entre les rayonnages. Enfin, les diverses documentations nécessaires au suivi et à la traçabilité des opérations furent présentées aux équipes; celles-ci se mirent à l’ouvrage le 8 mai, quelques semaines après l’annonce du bouleversement.

Nous expliquerons maintenant plus en détail le travail des deux archivistes-techniciens embauchés pour relever le « défi des cinq mois ».

Jonathan David : archiviste-technicien

Dans le but de développer un champ d’expertise spécifique à chaque archiviste technicien, il apparut sage de préciser les objectifs de chacun et de leur attribuer des fonds et des masses documentaires spécifiques.  Il fut établi que Jonathan David s’occuperait des archives correspondantes aux années 1973 à 1998, plus précisément, quatre fonds et environ 3300 boîtes.

Ligne du temps des différentes Commissions scolaires constituantes.

Pour un jeune archiviste, le traitement n’est jamais signe de routine. En fait, sans véritable connaissance de la production documentaire d’un organisme, l’évaluation des dossiers devient un défi quotidien, car il faut savoir bien reconnaître la substance informationnelle. De plus, il faut apprivoiser le ou les calendriers de conservation qui pourrait servir de réponse à nos jugements et à nos actions. Dans le même ordre d’idées, l’archiviste doit se familiariser avec la terminologie propre à l’organisme, connaissance qu’il ne possède pas toujours de prime abord. Dans le cas qui nous concerne, par exemple, les nombreuses fusions de commissions scolaires ont obligé l’archiviste à une bonne compréhension de la dynamique sous-jacente aux différents fonds. C’est, en somme, un véritable travail d’immersion, voire d’appropriation de cette information consignée et de son contexte.

Pour assurer le développement rapide de cette sensibilité documentaire, il fut décidé de procéder par unité administrative et d’effectuer le traitement distinct et complet de chacune d’elle. Par cette méthode, l’archiviste voit passer sous ses yeux une masse de documents similaires; la redondance lui permet donc de les identifier avec plus d’aisance et de leur associer le sort approprié sans d’éternelles tergiversations intérieures.

Avant / Après le projet blitz. Espace de travail de Jonathan David.

Jessica Lecours : archiviste-technicienne

Comme nous l’avons expliqué plus tôt, les deux archivistes-techniciens se voyaient attribuer des fonds et des techniques documentaires différentes pour les traiter. Ainsi, Jessica Lecours s’attarda aux fonds antérieurs à 1972, reçus des maintes fusions de l’organisme.

En raison de l’âge avancé des documents, le travail consistait à déterminer le potentiel historique des fonds. L’identification des documents nécessitait une analyse parfois ardue du contenu. Rien pour faciliter la tâche, l’archiviste dû souvent faire face à un manque significatif d’informations connexes et de contextes; en ce sens, le classement de ces vieux documents était primitif et les dossiers maladroitement identifiés, pour ne pas dire littéralement mal nommés. Réalité heureuse ou malheureuse, les boîtes s’avérèrent être de véritables contenants d’imprévisible.

Disposition des registres avant le projet.

Disposition des registres après le projet.

Outre ces boîtes à surprise, un autre lot devait être traité, toujours en lien avec les fonds hérités lors des fusions. Ces boîtes, pour la plupart anciennement entreposées sur des sols en terre battue, plancher humide à souhait, étaient largement corrompus par une moisissure rougeâtre et par l’inévitable saleté du temps : ils furent donc sagement mis dans une zone de quarantaine à l’écart des boîtes dites saines. Cela représente environ 150 boites. Encore une fois, à première vue, la destruction immédiate pouvait sembler évidente, mais l’analyse plus en profondeur révéla la présence de boîtes en assez bonne santé. Cette trouvaille obligea le traitement et l’extraction des documents ayant un potentiel historique fort pour l’organisme. Mais comment traiter physiquement cette masse de papier tantôt visitée par la moisissure, tantôt intacte et saine? Il ne faut pas oublier que le dépôt contient un important volume de documents à conserver loin, très loin des microbes ou autres contaminants. Que faire? Et bien, c’est tout simple, on déménage le bureau de l’archiviste mandaté pour cette tâche à quelques pas de là, hors du dépôt… dehors, dans la cour, sous le soleil d’été. L’emplacement de rêve…  Pour tout dire, il ne manquait que les parasols.

Espace de travail temporaire pour l’évaluation et le traitement des boites contaminées.

L’opération de traitement de la seconde archiviste-technicienne aura permis d’élaguer une information sur des supports dégradés et potentiellement contagieux, mais surtout, elle aura extirpé au temps de nouveaux morceaux d’histoire dont bénéficieront la recherche et la longue trame narrative de l’organisme.

En somme, cinq mois et trois semaines supplémentaires ont été nécessaires à l’équipe pour achever l’assainissement du dépôt : Plus de 3000 boites auront été déchiquetés, et 1 600 pieds carrés d’espace plancher auront été libérés. En plus des ressources humaines et financières indispensables à l’aboutissement d’un tel défi, l’entraide, l’esprit d’équipe, l’utilisation d’indicateurs ludiques affichés dans les zones de travail pour mesurer le chemin parcouru, les dîners d’équipe du jeudi midi, furent autant d’ingrédients de la réussite de ce projet ambitieux.

Espaces de travail disposés dans la rangée centrale du dépôt d’archives.

Tableau d’avancement du blitz. Une case coloriée = une boite traitée.

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