Congrès

Stratégie d’acquisition à BAnQ ou comment contrer la boulimie documentaire

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2018, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Émeline Levasseur.

Conférence :Stratégie d’acquisition à BAnQ ou comment contrer la boulimie documentaire.

Conférenciers : Sonia Lachance et Hélène Fortier.

Dans un contexte où la masse documentaire ne cesse d’augmenter, l’évaluation des archives confirme sa place d’intervention majeure de l’archiviste. Sonia Lachance et Hélène Fortier, de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), ont présenté le travail de réflexion ainsi que les stratégies qu’a adoptées la direction générale des Archives nationales (DGAN) quant à l’acquisition et la sélection des archives.

La DGAN de BAnQ a pour mission d’assurer la conservation, l’accès et la diffusion des archives publiques et des archives privées. Pour remplir ce mandat et afin d’appliquer la Loi sur les archives, elle dispose de dix centres d’archives partout au Québec qui ont les charges d’acquisition, de traitement et de valorisation des archives de la province. Ceci permet à BAnQ de cerner les besoins de toutes les régions du Québec et de conserver des fonds représentatifs de l’ensemble de la province. Suite à ce rappel, les conférencières ont énoncé quelques chiffres clés afin de mieux comprendre la réalité des archives conservées. À ce jour, la DGAN compte 66 kilomètres linéaires de documents textuels, 16 millions photographies, 48 000 photographies numériques ainsi que 95 000 documents audiovisuels. Tous les ans, les fonds s’agrandissent d’un volume considérable d’1,2 kilomètres linéaires d’archives, soit 3 500 contenants. Face à cette masse reçue, la DGAN n’a pas d’autres choix que de devoir sélectionner les documents pertinents à traiter et à conserver.

Sonia Lachance et Hélène Fortier.

Dans un premier temps, Sonia Lachance nous a présenté comment l’évaluation s’est imposée lors du traitement des archives gouvernementales. En effet, l’évaluation n’a pas toujours été la fonction essentielle qu’on peut lui reconnaître aujourd’hui en archivistique. Avant la Loi sur les archives, les Archives nationales du Québec (ANQ) avait pour mission la sauvegarde et le sauvetage des archives. Ainsi, la question de l’évaluation ne se posait pas face à cette logique de conservation. Après l’adoption de la Loi sur les archives en 1983, les organismes publics ont l’obligation de produire des outils pour gérer leurs archives, dont le calendrier de conservation, et de verser leurs archives aux ANQ. Avec l’élaboration des calendriers de conservation, l’évaluation prend une place plus centrale. Trois ans plus tard, en 1986, les archivistes des ANQ approuvent les calendriers des organismes publics centralisés et décentralisés du Québec. Cependant, ces archivistes ne disposent pas du recul suffisant, et se prononcent ainsi pour une tendance conservatrice. Les conséquences se font ressentir dans les années 1990 lors de la vague des versements d’archives des organismes publics. Les ANQ reçoivent une masse considérable de documents qu’elles n’ont pas le temps de décrire et de traiter, ce qui rend très difficile l’accès à ces fonds ainsi que leur diffusion. Les équipes sont en effet concentrées aux opérations de traitement, et c’est d’ailleurs lors de ces opérations qu’elles se rendent compte que les documents conservés ne documentaient pas de façon satisfaisante et adéquate les activités gouvernementales. Comme beaucoup de documents ne sont pas révélateurs, une nouvelle stratégie est mise en place et favorise une réévaluation.

La DGAN adopte alors une approche de l’évaluation dont les maîtres mots sont la représentativité, la significativité et la dimension révélatrice des archives. Les fonds doivent à la fois représenter l’ensemble de la sphère politique, témoigner du fonctionnement de l’État et de ses structures, expliquer les décisions de celui-ci et rapporter les actions entreprises envers les citoyens. Il devient donc primordial pour les archivistes de saisir le fonctionnement de l’État pour opérer la sélection des documents. La méthode employée a permis d’identifier les différents domaines d’interventions et de regrouper les organismes versants dans ces domaines : administration de l’État, sécurité publique, culture, infrastructure, santé, affaires sociales. Pour réaliser cette répartition, les archivistes ont d’abord déterminé la fonction de l’organisme dans l’appareil gouvernemental, analysé sa structure organisationnelle et le contexte de création de ses documents. Ils ont ensuite élaboré une nouvelle grille d’évaluation présentant les critères à prendre en compte lors de l’évaluation des documents. Ce travail s’est accompagné d’une refonte des règles de conservation et notamment des dispositions de ces règles.

Sonia Lachance et Hélène Fortier.

Hélène Fortier s’est attachée à nous présenter la démarche entreprise pour l’évaluation des archives privées. Chaque année, la DGAN reçoit environ 400 offres d’acquisition d’archives privées. La question de l’évaluation s’est imposée dans une logique de manque d’espace : on ne peut pas accepter toutes les offres. De plus, à l’image des archives gouvernementales, il ne suffit pas de conserver les fonds mais aussi de les traiter et de les diffuser, ce qui demande des ressources humaines et financières supplémentaires. Ainsi, afin d’analyser chacune des offres, une politique d’acquisition a été rédigée en 2006 puis revue en 2010. Celle-ci, en décrivant certains critères, sert d’outil à l’évaluation des archives.

La DGAN a aussi mis en place une catégorisation des fonds, qui consiste en un exercice intellectuel regroupant les fonds dans certaines catégories et sous-catégories (par exemple arts visuels, arts appliqués, éducation, familles, industrie, littérature, etc.). Cette répartition s’est opérée au plus haut niveau, de façon macro, c’est-à-dire au niveau du fonds. Un fonds pouvait d’ailleurs faire partie de cinq catégories au maximum. En appliquant cette méthode, les plus de 3 100 fonds ont été catégorisés dans un fichier Excel qui permettait de faire diverses analyses : nombre de fonds par catégorie, mais aussi concentration géographique des fonds selon la catégorie. D’une part, on a pu remarquer quelles catégories étaient surreprésentées, lesquelles étaient au contraire sous-représentées et aussi dans quelles régions. Ces résultats ont permis de juger si une amélioration devait être entreprise.

En prenant en compte la réalité, on a pu exprimer des besoins d’acquisition dans certaines régions. Pour cela, il faut aussi considérer le potentiel de création et d’offre d’archives selon les régions : ce potentiel est assez naturellement plus grand dans la région de Montréal par exemple. Aussi, il ne s’agit pas d’acquérir des catégories sous-représentées dans certaines régions si cette catégorie n’est pas représentative des activités de celles-ci. Hélène Fortier insiste alors sur le fait que cette catégorisation reste un outil et que ceci n’empêche pas l’acquisition de fonds que l’on pourrait classer dans des catégories déjà surreprésentées, à l’image du fonds de l’architecture Dan Hanganu. De par sa notoriété, il n’aurait pas été justifié de refuser un tel fonds même si la catégorie d’architecture est déjà suffisamment représentée.

En conclusion, c’est en considérant l’écosystème archivistique québécois ainsi qu’en comprenant le fonctionnement de l’appareil gouvernemental et de ses actions que la DGAN a développé sa stratégie d’acquisition. Celle-ci permet à la fois d’évaluer les archives gouvernementales au niveau du dossier grâce à une nouvelle grille d’évaluation et à la révision des règles de conservation, mais aussi les archives privées, au niveau le plus haut, grâce à la catégorisation des fonds.

 

***

Pour en savoir plus :

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2010). Politique d’acquisition des archives privées :

http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/lois_reglements_politiques/politiques_procedures/politique_acquisition_archives_privees/index.html

Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Fonds Dan Hanganu : http://pistard.banq.qc.ca/unite_chercheurs/description_fonds?p_anqsid=201710121057271211&p_centre=06M&p_classe=P&p_fonds=969&p_numunide=1038387

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2012). Les centres d’archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec : https://www.youtube.com/watch?v=IVOpxeSP22U

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