Congrès

La diffusion de documents historiques sur le web, ou comment un portail numérique peut améliorer l’efficacité d’un centre d’archives : Les cas du Centre de recherche en civilisation canadienne-française et du Monastère des Augustines

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2018, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Émeline Levasseur.

Conférence : La diffusion des archives des Augustines sur le web, ou comment un portail numérique peut améliorer l’efficacité d’un centre d’archives

Conférencières : Geneviève Piché (Centre de recherche en civilisation canadienne-française de l’Université d’Ottawa) et Annie Labrecque (Monastère des Augustines)

Alors que de nombreux services d’archives se sont lancés ces dernières années dans des plans de numérisation afin de rendre accessibles leurs fonds d’archives sur le web, cette conférence analyse l’impact de cette diffusion avant de présenter le portail web du Monastère des Augustines dans un second temps.

Geneviève Piché, responsable des archives du Centre de recherche en civilisation canadienne-française (CRCCF), s’interroge d’abord sur l’efficacité et l’impact de ces initiatives. Elle revient sur l’expérience du portail web du centre. Aujourd’hui, le catalogue numérique du CRCCF, alimenté par les demandes de chercheurs, donne accès à quatre mille documents qui ont été numérisés. De par son fonctionnement et sa navigation, il souhaite atteindre le grand public. Un an avant l’ouverture du catalogue, en 2011, les archives comptabilisaient 547 demandes de consultation dans l’année. Six ans plus tard, Geneviève Piché fait le constat que ces demandes de consultation ont augmenté de façon peu significative. En effet, l’année 2017 a comptabilisé 800 demandes. Il semble donc que l’impact des initiatives d’accessibilité via le web sur la consultation des archives est réduit. Cependant, il ne faut pas s’arrêter à ce constat.

Geneviève Piché et Annie Labrecque

Les bénéfices de la mise en ligne d’un portail numérique se trouvent ailleurs, d’autant plus s’il propose de l’interactivité et du dynamisme. Il s’agit de proposer des « archives 2.0 » ne répondant pas seulement aux besoins des recherches, mais permettant aussi aux usagers de participer, d’interpréter les archives et de se les approprier (par un espace de commentaires, à titre d’exemple). Par ailleurs, ces portails doivent faire naviguer les usagers dans une démarche « surf, not search », c’est-à-dire leur permettre de trouver ce qui peut les intéresser de façon aléatoire, sans réellement connaître quoi chercher. Pour qu’une telle navigation soit possible, il faut davantage qu’un formulaire de recherche par mot-clé. Il faut que le temps de consultation du portail soit plus long. Actuellement, il est de 2 minutes et 30 secondes, et l’objectif est de l’augmenter. Plus l’usager navigue longtemps, plus il est susceptible de trouver un document pour lequel il peut faire une demande de consultation. Par ailleurs, la mise en ligne des fonds d’archives a fait évoluer les demandes de consultation. En effet, il a été constaté un déclin des demandes traditionnelles par téléphone et courriel, ce qui laisse penser que la recherche se fait essentiellement en ligne.

Pour rendre les archives plus participatives, Geneviève Piché présente les avantages d’une page Facebook pour un service d’archives. Elle donne quelques idées d’interactions à avoir avec les utilisateurs : concours, communication des actualités et des activités du service, éphémérides à partir de ses propres collections. Il faut convaincre les gens de revenir visiter régulièrement la page en leur donnant une sorte de rendez-vous hebdomadaire et ainsi encourager les visiteurs à interagir (en répondant à une question par exemple). Cette volonté de fidéliser l’utilisateur se retrouve aussi dans les expositions virtuelles qui cherchent à l’attirer, mais surtout à le « garder » en créant une interface conviviale. Cependant, mettre en place de tels projets et de telles plateformes ne suffit pas, il faut être capable de les maintenir en réfléchissant aux problèmes de financement, de migration quand un outil devient vieillissant, etc. Pour reprendre les mots de Geneviève Piché, qui conclue son analyse en mettant une fois de plus la diffusion au cœur des interventions archivistiques; « il faut garder en vie les archives ».

Annie Labrecque introduit alors le portail web qui vient compléter la présence du Monastère des Augustines sur le web. Le monastère est déjà doté d’un site, d’une page Facebook et d’une page Twitter. Ce portail, dont la genèse du projet remonte à 2015, sera prochainement mis à disposition par le monastère. En effet, cette année-là concorde avec l’ouverture du centre d’archives qui a été réalisée dans le cadre d’une restauration d’envergure du monastère. Le centre d’archives conserve 1 km d’archives et de livres ainsi que quarante mille artefacts qu’il a fallu traiter, conserver et mettre en valeur. La publication de ce portail s’inscrit dans ce dernier aspect. Il mettra ainsi en valeur les items des fonds du monastère de l’Hôpital général, du monastère l’Hôtel-Dieu de Québec et des fonds privés des sœurs. Afin de simplifier la recherche, le portail présentera des thématiques qui correspondent aux activités des sœurs. Ces thématiques sont présentées lors d’une démonstration du portail : soin, développement social, bien-être, vie spirituelle, alimentation, propriétés foncières, ressources financières, éducation. Le portail aura pour fonction de faire connaître les sœurs et les douze monastères, de diffuser leurs trésors, et de publier des documents administratifs et des outils (catalogues, plan de classification). Annie Labrecque met en avant une des difficultés qu’elle a rencontrées, à savoir quels documents sont à mettre en ligne en priorité. Elle a ciblé les documents les plus importants des douze monastères et des sœurs, dont des photographies de celles-ci, mais aussi des bâtiments, des lettres patentes, les premières annales, etc. Chaque notice identifiera l’archive, mettra à disposition sa portée et contenu et réservera un espace de demande de reproduction. À ce jour, 42 000 documents textuels et plus de 5 000 photographies ont été numérisés et indexés, et pourront donc être accessibles sur le portail.

Geneviève Piché et Annie Labrecque

Pour cette archiviste arrivée voilà un an au monastère, les défis techniques lancés en 2015 pour ce projet sont nombreux : gestion des coûts, délais de production, création et exploitation de la base de données FileMaker, compression des documents. Elle nous rappelle comment un projet de portail web exige le soutien et le travail de l’externe, tant au niveau du graphisme, que de la gestion des serveurs et de la numérisation ou encore des subventions. Un autre défi, que partagent de nombreux archivistes se lançant dans de telles initiatives, est l’appropriation des langages informatiques afin de pouvoir communiquer et travailler avec les informaticiens.

Les projets de portails web, associés à une présence sur les réseaux sociaux, s’ils proposent une certaine convivialité et une certaine interaction, suscitent un intérêt pour les archives de la part des utilisateurs. Les services d’archives gagnent à se faire connaître même si le nombre de consultations en salle n’augmente pas significativement. Il est aussi certain que ces initiatives ont changé les modes de consultation et de recherche. Après la mise en ligne du portail du monastère des Augustines, une évaluation pourrait revenir sur les aspects quantitatifs et qualitatifs de ces impacts.

Pour en savoir plus :

Site du Centre de recherche de civilisation canadienne-française : https://arts.uottawa.ca/crccf/

Musée et archives du monastère des Augustines : https://monastere.ca/fr/musee-et-archives

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