Sécurité et aspects légaux

35 ans de la loi sur les archives : Entretien avec André Gareau

Par Jonathan David

La loi sur les archives souffle cette année ses 35 bougies. Afin de souligner cet événement, Convergence vous propose une série d’entretiens avec des archivistes chevronnés. Certains ont vécu personnellement l’implantation de cette loi en 1983 dans  leur organisme. D’autres, comme nous tous, ont été affectés d’une manière ou d’une autre par les importantes retombées de l’application de cette loi au Québec. Cette série débute par un entretien avec André Gareau.

– J.D. Comment qualifieriez-vous la place de l’archive dans la société au Québec il y a 36 ans, soit en 1982, un an avant la loi sur les archives? Le Québec était-il en retard quant à la gestion des documents administratifs dans les organisations publiques?

-A.G. À mon souvenir, en 1982, la place des archives dans la société était plutôt effacée et très discrète. Elles étaient peu connues (ou reconnues), sauf par certains spécialistes, dont les archivistes en fonction, les historiens, les chercheurs, les universitaires, les généalogistes et les journalistes qui utilisaient les archives comme sources premières.

Au cours de mes études collégiales en technique de la documentation (complétées en 1982), certains professeurs encourageaient fortement les étudiants à envisager une carrière dans le domaine de la gestion des documents et des archives, considérant qu’une loi serait adoptée dans les prochaines années, ce qui devrait ouvrir le marché de l’emploi dans le domaine.

En 1982, la gestion des documents administratifs n’était pas une fonction généralement reconnue dans les organisations comme un enjeu très important.

Le Québec était à mon avis en retard quant à la gestion des documents administratifs dans les organisations, surtout par rapport aux États-Unis où la réalité du Records Management était déjà bien une réalité bien implantée. Au Québec, avant la Loi sur les archives, des services, activités, outils étaient en place dans certains grands organismes publics et para-publics (dont les universités), mais la place de la gestion des documents administratifs n’était pas reconnue de façon uniforme dans tout l’appareil gouvernemental et dans la société en général.

– J.D. Quels ont été, de votre point de vue, les impacts les plus significatifs de cette loi pour le milieu de l’archivistique? À quels besoins répondait-elle au départ? 

-A.G. Cette loi a donné un visage officiel à la profession d’archiviste et à la discipline archivistique au Québec, surtout dans l’univers public et para-public.

Son adoption a eu plusieurs impacts significatifs à différents points de vue : création et développement de services d’archives, développement de la formation en archivistique (aux niveaux collégial et universitaire), multiplication des emplois dans le domaine, etc.

L’obligation de produire des calendriers de conservation a eu un impact majeur sur la reconnaissance de l’importance de la gestion de l’information et du rôle de l’archiviste à cet égard.

– J.D. Avez-vous vécu personnellement l’implantation de cette loi dans votre organisation? Est-ce que la structure de votre service des archives s’est transformée suite à l’arrivée de cette loi? Est-ce que ce service a gagné en crédibilité? Est-ce qu’un tel service existait avant 1983? 

-A.G. J’ai débuté mon certificat en archivistique en 1983, donc l’année même de l’adoption de la loi. C’est l’année suivante (1984) que je suis entré à l’UQAM comme technicien en archives alors c’est évident que j’ai vécu personnellement l’implantation de la loi dans mon organisation pendant plusieurs années suite à mon entrée en fonction.

À l’UQAM, le Service des archives existe depuis 1969, soit depuis la création de l’Université.

En 1983, la plupart des outils et services étaient déjà en place : calendrier de conservation, entrepôts de documents semi-actifs, protection des documents essentiels, plan de classification, etc.

Le Service des archives (dont le nom a été modifié plus tard pour Service des archives et de gestion des documents) a nettement profité de l’adoption de la Loi sur les archives à plusieurs niveaux : ajout de postes d’employés spécialisés (techniciens et archivistes), mise à jour complète de l’ancienne version du calendrier de conservation (qui existait avant l’arrivée de la loi), etc.

La structure du service n’a pas été complètement bouleversée par l’arrivée de la loi; les trois secteurs principaux sont demeurés en vigueur (gestion des documents, archives historiques, micrographie).

Il est clair que le Service des archives a gagné en crédibilité grâce à l’arrivée de la Loi sur les archives, face à la direction de l’institution et face au personnel des unités qui a été mis à contribution pour répondre aux obligations imposées par la Loi (notamment pour la création et la tenue à jour des règles de conservation).

– J.D. Comment votre organisation a-t-elle réagi suite à la loi ? Quelles ont été les étapes à réaliser pour s’y conformer? Combien de temps et d’effectif cela a-t-il pris? Quels étaient les différents enjeux / contraintes à l’époque ?  Est-ce qu’il y a eu des résistances?

-A.G. L’arrivée de la loi a été prise très au sérieux par la direction de l’Université.

Le Service des archives a rapidement mis en place un plan d’action pour répondre adéquatement aux exigences de la nouvelle loi. Il s’agissait cependant plutôt d’ajustement et de mise à niveau des activités, car tout était déjà en place.

Le principal enjeu ou la principale contrainte de l’époque par rapport à l’application de la Loi sur les archives était à mon avis la résistance au changement des créateurs de documents.

Dans le milieu universitaire, une longue tradition de collaboration existe entre les organisations. En 1983, les établissements universitaires réunis au sein de la CREPUQ (Conférence des recteurs et principaux des universités du Québec), travaillaient déjà à développer des outils et procédures de gestion des documents administratifs et des archives. Cela a continué très activement à faciliter les choses lorsque la Loi sur les archives a été adoptée, surtout grâce à l’élaboration du « Recueil de règles de conservation pour les documents des établissements universitaires », qui a servi de base de travail à tous les établissements pour développer ou mettre à jour leur propre calendrier de conservation.

– J.D. Si l’on considère l’évolution des techniques d’écriture, d’enregistrement et de conservation de l’information, beaucoup de choses ont changé en 35 ans. La loi sur les archives a-t-elle bien vieilli? Considérez-vous que cette loi a toujours autant d’importance dans le Québec d’aujourd’hui? Est-ce que vous percevez certaines modifications susceptibles de s’adapter au climat actuel, notamment par rapport à l’environnement numérique?

-A.G. Une révision de la Loi sur les archives (ainsi que les règlements et politiques qui y sont liés), comme toute loi qui date de 35 ans, serait à mon avis tout à fait justifiée. Ses principes de base demeurent toutefois très pertinents. Une révision de la Loi devrait tenir compte :

  • des nouveaux modes de création et de gestion de l’information
  • des autres lois qui ont été adoptées depuis 1983 en lien avec la gestion de l’information (notamment la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information)
  • d’une certaine évolution terminologique dans le domaine des sciences de l’information.
  • de la réalité numérique de 2018
  • de l’importance des enjeux de gouvernance de l’information dans les organisations.

À propos d’André Gareau : André Gareau a œuvré au Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal de 1984 à 2016, à titre de technicien en archives (1984-1988), d’archiviste (1988-2004), de directeur adjoint (2004-2011) et de directeur du service (2011-2016). Il possède une formation universitaire de premier cycle en archivistique et en gestion et est détenteur d’un diplôme de deuxième cycle en administration publique. Il a contribué à la réalisation de plusieurs publications, notamment le Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires pour la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (en 2002) et le Guide de gestion des archives d’entreprises pour le Réseau des services d’archives du Québec (en 2003). Il oeuvre depuis 30 ans à titre de chargé de cours au Certificat en gestion des docu­ments et des archives de l’UQAM. Depuis décembre 2016, il est membre du conseil d’administration de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

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