Fonction : évaluation

L’évaluation monétaire dans le tournant du numérique : perception et évolution selon Marcel Caya

Par Charles-Edouard Drobecq*

Introduction

            Conscients de leur rôle majeur dans l’obtention et la préservation d’une mémoire collective, les services d’archives ne peuvent se contenter dans leur mandat des simples versements provenant d’institutions publiques soumises à la loi. Les archives privées, tant par la renommée de leur producteur, des circonstances et de l’impact exceptionnels de celui-ci auprès de la société québécoise et canadienne, sont de véritables mines d’or et sources de points de vue différents au plan documentaire. Les services auraient tort de s’y soustraire. Homme politique d’envergure, entreprise pionnière dans le développement de certaines techniques de fabrication ou encore simple photographie témoin d’un instant d’importance nationale, cette déclinaison, dont l’exhaustivité n’est qu’illusion, permet de comprendre l’importance des archives privées et des faits qui s’y rattachent. Dans ce contexte, l’évaluation monétaire est un outil d’acquisition disponible en appui pour les services culturels, donc d’archives, en manque de ressources pour élargir leurs collections. Elle constitue un argument, un encouragement supplémentaire pour convaincre les détenteurs d’archives de les léguer aux services afin d’en assurer la conservation et la diffusion auprès du public. Les services n’ont pas la tâche, et d’ailleurs il serait mal venu, d’en faire la publicité. Parce qu’elle évite une éventuelle surenchère dans les achats, principal méfait des concurrences entre archives, l’évaluation monétaire impose de facto un principe d’égalité entre les services d’archives. Le système canadien a ceci de particulier qu’il invite les archivistes à se prononcer dans le cadre de l’évaluation monétaire, en interne et/ou par le biais de comités formés à cet effet. Pour un étudiant européen où bien souvent les artefacts culturels sont dits ne pas avoir de « prix » et les intérêts financiers absents de toutes démarches de don, c’est devant cette curiosité canadienne que nous situons notre travail.

Macro Canadian Quarter
Crédit : Eli Christman
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La finalité des évaluations monétaires est de permettre au donateur d’obtenir des déductions d’impôts proportionnées à la valeur du don. Les lois fiscales favorisent les dons matériels. Autrement dit, le recours fiscal est possible pour un nombre quasi illimité de dons : un bâtiment, une œuvre d’art, mais aussi une collection numismatique, du moment que l’ensemble est compris sous le vocable patrimonial. De ce postulat, notre interrogation semble évidente : l’évaluation monétaire est-elle soluble dans les contenus numériques ? Nous avons bien conscience que dans un avenir rapproché ces contenus numériques occuperont une large part des évaluations prescrites par les archivistes. Reflet de la société, les archives sont à l’image de cette progression. Pour un outil presque centenaire, l’arrivée du numérique comporte un effet de preuve quant à l’acuité actuelle de l’évaluation monétaire. Récente, cette question est encore peu détaillée dans la littérature, nous avons eu l’opportunité de questionner directement un spécialiste, lui-même évaluateur. Une entrevue avec Monsieur Marcel Caya, président du Conseil national d’évaluation des archives, a été réalisée. Nous tenons à l’en remercier pour sa disponibilité, son écoute et les remarques qu’il nous a apportées. Par cette entrevue, nous avons pu connaître les opinions d’un professionnel et connaître son point de vue sur l’avenir de l’évaluation monétaire. De surcroît, tant dans le domaine de l’évaluation, les données sont rares, nous avons ainsi pu valider l’actualité des recours à un tel instrument et les nombreuses formes qu’elle prend selon les fonds d’archives.

Pour tenter d’éclaircir cette situation, nous avons procédé par étapes. Il convient dans un premier temps d’étudier la situation de l’évaluation monétaire eu égard aux critères légaux qui l’entourent. Il s’agira de rappeler les seuils d’expertises financières, mais aussi les règlements et les actes juridiques ayant une influence dans cet outil. Une fois cette étape comprise, nous tenterons de la situer dans le processus de l’évaluation archivistique. Ni véritable copie ni véritable fonction isolée, l’évaluation monétaire s’inscrit pleinement, quand elle est demandée, dans la fonction d’évaluation archivistique. Notre dernier point fera la part belle aux tendances et soubresauts induits par le numérique. De la prise en considération par les archivistes aux critères récemment énoncés par Terry Cook dans un exemple précis, l’occasion sera d’alerter les services et d’exposer de bons conseils.

Aperçu des modalités et des acteurs de l’évaluation monétaire

Instituées à l’origine pour les organismes de bienfaisance, les exceptions fiscales induites par les dons, initialement en nature, des contribuables canadiens incluent dès 1935 les institutions à vocation culturelle.

Objet et cadre légal

L’évaluation monétaire de fonds d’archives est un dispositif permettant aux institutions et services d’acquérir des documents et ainsi enrichir leurs collections. Puisque les archives privées complètent et forgent la mémoire collective, le fait de permettre à un donateur d’obtenir un avantage fiscal calculé sur la valeur marchande des documents est un incitatif de taille. Cette évaluation est effectuée par :

un professionnel compétent [qui] porte un jugement sur le prix d’un ensemble de documents originaux de valeur permanente créés ou réunis par un individu ou un organisme dans l’exercice de ses activités. (Caya 1996, 51).

En 1974, l’administration fiscale officialise cette compétence d’évaluateurs aux archivistes employés des institutions d’accueil pour des modestes valeurs. Désormais opérée par des évaluateurs en interne, des indépendants ou bien encore regroupés par comité, le choix parmi ces acteurs est dicté par la valeur présumée des documents. À travers les statistiques de Bibliothèque et Archives Canada, nous pouvons mesurer à quel point ce recours à l’évaluation monétaire n’est pas anecdotique. En effet, entre 2005 et 2011, l’institution :

a réalisé 500 évaluations en vue de l’émission de reçus aux fins de l’impôt. La valeur totale de ces évaluations et des reçus émis atteint 20,8 millions de dollars. (Bibliothèque et Archives Canada 2012, 3)

Et il ne s’agit là que d’une institution parmi tant d’autres. Autre valeur significative, le poids financier de tels allégements fiscaux devant l’administration se calcule en millions de dollars annuellement.

Comme elle touche aux deniers de l’État, c’est devant un cadre juridique strict que l’évaluation monétaire acquiert sa légitimité. L’évaluation monétaire touche à de nombreux pans gouvernementaux, ou pour mieux dire les institutions fiscales et culturelles fédérales ont un droit de regard accru sur ces opérations. C’est le cas par exemple des directives et façons de procéder transcrites par l’Agence du Revenu du Canada (ARC), institution qui en bout de ligne contrôle et appose son accord aux évaluations en acceptant les reçus d’impôt émis par les institutions. Derrière la simple transmission documentaire que représente le don se cache une multitude de facettes administratives pour le donateur qui souhaite ces allègements fiscaux. Parmi les lois encadrant l’évaluation monétaire, citons :

  • La loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels : entrée en vigueur en 1977, elle a permis d’encourager et d’assurer la préservation au Canada d’exemples importants du patrimoine artistique, historique et scientifique. Ces objectifs se trouvent réalisables avec notamment l’octroi d’incitatifs fiscaux encourageant les Canadiens à donner ou vendre des objets d’importance nationale à des organisations désignées. Cette loi instaure une commission chargée de son application, la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC). Cette commission se réunit quatre fois par an pour attester des biens culturels pour les besoins de l’impôt sur le revenu.
  • La Loi de l’impôt sur le revenu : elle prévoit une exonération de l’impôt sur les gains en capital pour les biens culturels qui ont été attestés par la Commission et vendus ou donnés à des organisations au Canada. Les dons de biens culturels attestés à ces organisations sont également admissibles à un crédit d’impôt en fonction de la juste valeur marchande du bien, jusqu’à concurrence du revenu net, après que les crédits ont été demandés pour les dons de bienfaisance.
  • La Loi sur les impôts (L.R.Q., chap. 1-3, art. 232) : au niveau provincial, elle reconnaît la valeur légale des attestations de la Commission des biens culturels au Québec aux fins d’impôt.

Loin de constituer une réponse purement nord-américaine, il existe des évaluations monétaires à des fins d’assurances pour des expositions par exemple en Europe, la particularité canadienne se situe dans la participation active des archivistes dans ce processus.

Interlocuteurs et rôles

Le donateur

Initiateur de la démarche, le donateur offre une partie de sa mémoire au public. Sa motivation est bien souvent d’offrir une seconde vie à une part de son intimité personnelle ou de celle d’un membre éminent de sa famille. Connue et accessible par le plus grand nombre, cette affirmation de soi tardive est la principale finalité qui conduit son geste. Comme le souligne le professeur en archivistique français, Patrice Marcilloux : « les stratégies d’affirmation de soi et de transmission, personnelle ou collective, se révèlent centrales chez beaucoup de donateurs. » (Marcilloux 2013, 50) Loin de se résumer à un simple accord de bons procédés entre le donateur et l’archiviste, le travail d’acquisition inclut un caractère bien plus humain, celui d’un transfert de mémoire envers une institution qui aura la tâche de la conserver dans les meilleures conditions. Qu’il soit de renom ou simple particulier, les créateurs entretiennent une relation privilégiée avec leurs archives. Entre cet effort de séparation, équilibré par une volonté de transmission, l’archiviste mène avec le donateur un dialogue constructif. Ce dialogue est indispensable pour l’archiviste ; non seulement pour montrer son intérêt et la richesse des archives proposées, mais également pour alimenter sa compréhension du créateur et des contextes de création. Le donateur attend de cette séparation des conditions de conservation et de traitement optimales. Dans bien des cas, il souhaite que son don ne constitue pas une cote de classification parmi tant d’autres.

Les liens entre l’archiviste et le donateur ne doivent pas supposer la confusion. Le dialogue n’est pas synonyme de marchandage. Au risque de décrédibiliser l’institution et de faire voyager le donateur au gré des archivistes les plus conciliants quant à son attente de reçus, l’évaluation se gage d’impartialité. Certaines directives sont très précises sur ce point. La politique de l’évaluation monétaire en Nouvelle-Écosse, bien seule parmi les institutions canadiennes à publier ces informations, précise que : « Staff shall not speculate with donors on the value of material prior to monetary appraisal taking place. » (Nova Scotia Archives and Records Management 2009, 3)

L’institution

Vers qui s’adresse le donateur, l’institution est guidée par des directives internes en matière d’acquisition d’archives privées. Loin de considérer que toutes les acquisitions entrent dans le giron de son mandat : « Selection criteria must be developed and applied for all acquisitions, and archivists must decide if they really want the collection being offered. » (Walden 1984, 89) Cette sélection, établie en amont et sur la base d’une stratégie documentaire cohérente, permet de cibler et ainsi de concentrer le temps et les efforts nécessaires sur la description de telles ou telles donations. Souvent conduite par des sentiments, il s’agit pour l’institution de se positionner devant les opportunités d’accroissements à venir. Mise en application, ces directives ne peuvent toutefois entraîner la mise à mal des règles archivistiques les plus élémentaires, notamment le respect du fonds et de l’intégrité de celui-ci. Si une proposition de don n’entre pas dans le mandat de l’institution, elle se doit, déontologiquement parlant, de proposer au donateur les coordonnées d’autres services d’archives susceptibles d’être intéressés.

Le contrat de don est la pierre angulaire de la donation (BanQ 2013). Il lie le donateur et l’institution. Les éléments de restrictions à l’accessibilité sont précisément indiqués dans ce contrat. Il constitue une déclaration sur l’honneur par le donateur qu’il est bien propriétaire du fonds. Dans le cas d’un don de fichiers numériques, c’est sur la base légale de ce document que doivent être stipulées les opérations de migration et de transfert de fichiers. Aussi le donateur doit s’engager à ne pas proposer des copies de ces mêmes documents à d’autres institutions. Toute la versatilité du support numérique se retrouve au travers de cette circonstance. Par la suite, des copies mises sur le marché tendent à diminuer la valeur de l’évaluation monétaire.

Les institutions ne se trouvent pas sur un même pied d’égalité devant les donations. La Commission canadienne d’examens des exportations de biens culturels (CCEEBC) a en effet établi une liste des établissements culturels (Patrimoine canadien 2013b). Selon leur importance et couverture territoriale, certains sont plus à même de réaliser des évaluations en interne tandis que pour d’autres le recours à des comités est fortement conseillé. Les établissements de bienfaisance forment ainsi une catégorie à part qui obéit dans la délivrance de reçus d’impôts à Revenu Canada. Le tableau suivant établit de la plus simple des manières les modalités de l’évaluation monétaire en fonction des montants présumés atteints par le don. Ces seuils sont issus des directives de BAnQ.

L’évaluateur

Soumis au secret professionnel, sa tâche est de relier les documents d’archives à un contexte de marché actuellement en vigueur. À l’aide de renseignements pris dans les salles d’enchères, de contacts avec les antiquaires et d’autres spécialistes des objets patrimoniaux, l’évaluateur acquiert une expérience précieuse. Ces points de comparaison sont solidement ancrés par les évaluations antérieures qu’il a lui-même prodiguées. Homme de l’ombre pour le public et les institutions, son activité est très importante. Comme le résume très bien l’archiviste de l’Université de la Saskatchewan, Cheryl Avery: « l’évaluateur doit exercer son jugement, soupeser différentes constatations, considérer plusieurs facettes et procéder à une analyse comparative solidement documentée. » (Avery et Glendenning 2007, 48) L’évaluation peut être indépendante ou bien organisée par des organismes prévus à cet effet. !

Le CNÉA

Le Conseil national d’évaluation des archives (CNÉA), établi en 1974, succède et s’organise à la suite d’un comité de la Société historique du Canada. Il est chargé de fournir des évaluations monétaires susceptibles d’atteindre ou dépasser le seuil des 1000 $. Une fois saisi par une institution culturelle, le conseil, réparti par région au Canada, constitue un comité de trois professionnels. En 2013, le Conseil a émis plus d’une centaine d’évaluations, dont 60 ont visé des fonds d’archives en entier. Trois fondements guident l’action des évaluateurs; il s’agit : des particularités du fonds d’archives, des tendances du marché actuel et les futures avancées pour la recherche. Derrière ces axes, nous reconnaissons les trois professions réunies dans ces comités : un archiviste, un marchand et un chercheur. Ce consortium permet de placer l’évaluation sur des assises solides et difficilement contestables.

La CCEEBC

La Commission canadienne d’examens des exportations des biens culturels, à compétence fédérale, constitue d’une certaine manière un organe décisionnel et souverain pour les évaluations monétaires.

Lors de sa création en 1977, la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC) a reçu pour mandat d’attester à des fins fiscales des biens culturels donnés ou vendus à des établissements désignés, en se basent uniquement sur les critères « d’intérêt exceptionnel et d’importance nationale ». C’est en 1991 que s’est ajoutée la responsabilité de fixer la juste valeur marchande des biens répondant aux critères en question, à partir de ce que l’Agence du revenu du Canada (ARC) avait fait jusqu’alors. (Lismer 2007, 52)

L’évaluation monétaire constitue, selon les mots de Marcel Caya, ce : « complément utile aux politiques d’acquisition » dans la mesure où bien souvent les crédits alloués à l’achat de documents sont bien maigres. La seule ouverture dans les collections est observée par le don d’un particulier ou d’une entreprise. Le travail de l’évaluateur s’inscrit dans ce contexte plus large d’acquisition, il en est dépendant, mais pas nécessairement la finalité.

L’inscription de l’évaluation monétaire dans le processus plus large d’acquisition d’archives privées

Organiquement liées à son caractère unique, les archives et leur évaluation ne sauraient s’inscrire dans une grille hypothétique dans laquelle la totalité des ressources serait référencée. Outil rêvé des évaluateurs qui pourraient ainsi corréler chaque fonds avec sa valeur sur le marché, la variété des contextes et des circonstances de création rendent sa mise au point caduque. Mais alors, son jugement s’il prend en compte les détails du marché actuel est inséparable d’une bonne compréhension du fonds en question. Il traduit d’une certaine manière une évaluation archivistique en valeur monétaire. Dans cette démarche, le rôle de l’archiviste est, comme le précise Marcel Caya, de : « traiter le fonds le plus complètement possible en dépit des courts délais qui lui sont trop souvent impartis. » (Caya 2001, 76)

Force est de constater que l’évaluation monétaire a de quoi surprendre le professionnel responsable de ses collections et de la valorisation de celles-ci. Parce que les archives sont le bien commun de tous, fortes de leurs impacts sur la compréhension de la société, leur évaluation monétaire porte en elle une étonnante contradiction. Est-il indispensable d’établir une distinction entre la valeur monétaire et la valeur culturelle d’un fonds d’archives ? Le fruit de chacune de ces évaluations apparaît similaire ; il s’agit en effet d’attribuer un jugement pour un même ensemble de documents. En réalité, la distinction se situe entre d’un côté une approche qualitative, digne de sentiments et de subjectivité et de l’autre à une approche quantitative, chiffrable et pécuniaire. Loin d’être radicalement opposées, ces deux évaluations sont complémentaires et la primauté revient à l’évaluation archivistique, ne serait-ce du simple fait qu’elle se réalise avant toute opération d’établir une juste valeur marchande.

Points de ressemblance

Des réflexions communes peuvent être fondées entre ces deux évaluations, en particulier celles qui consistent à justifier la force d’un ensemble de documents le plus complet possible. Ainsi des sortes de théorèmes arithmétiques sont inconsciemment ou non utilisées comme celui énoncé par Marcel Caya : « la valeur de l’ensemble d’un fonds d’archives est supérieure à la somme de ces parties. » (Caya 1996, 52)

Nous avons vu précédemment que pour des dons ayant une valeur estimée inférieure à 1000 $, l’évaluation monétaire s’effectue la plupart du temps en interne par un archiviste. Doubles emplois pour un même service, il y a là un prolongement évident entre les fonctions archivistiques et l’évaluation monétaire. Pour être évaluée pécuniairement, l’acquisition suit des critères archivistiques comme sa pertinence et sa portée pour l’archiviste. Il recueille dans son travail les informations les plus complètes possibles quant au créateur et au contexte de croissance du fonds. L’archiviste fournit une description la plus exhaustive qui soit en tenant compte des conditions de conservation et des marques d’usure du temps. Cette évaluation vise à tirer profit du maximum d’informations pour les futurs chercheurs en un minimum de documents, mais aussi de temps. Car comme le rappelle Walden : « This process also requires considerably more work than it would have taken to routinely accession the collection if no appraisal had been requested. » (Walden 1984, 88) Cette opération n’est pas cousue de fil blanc, et si l’élagage des triplons apparaît être une évidence, les éventuelles annotations à l’endos d’un document officiel par exemple vide de sens et de précisions sur la date et leur auteur sont liées directement aux jugements du professionnel.

Il est demandé à l’archiviste de notifier via un rapport si le fonds possède un ou des instruments de recherche, leurs acteurs et étendues en guise de précisions supplémentaires. Car ils constituent une source d’information remarquable pour l’archiviste dans un premier temps et pour le chercheur dans un second temps. Ainsi la valeur de recherche se trouve augmentée et l’évaluation monétaire en tient compte.

Ligne de partage entre les deux évaluations

L’évaluation monétaire se distingue grandement de sa contrepartie archivistique, par cet aspect de « neutralité » face aux conditions et restrictions annexes qui entourent le don. À ce sujet, les éventuels critères juridiques, en tête le droit d’auteur, s’ils préoccupent les archivistes dans leur travail, n’entrent pas en ligne de compte pour l’évaluateur.

À défaut de s’attacher sur la pérennité, l’évaluateur est plus sensible à la rareté des documents, puisque ce facteur porte une grande incidence sur l’évaluation monétaire. L’absence de remarques sur les conditions de conservation est tout aussi lisible dans les recommandations de la CCEEBC. En effet, la Commission ne délibère que sur des biens d’une part d’intérêt exceptionnel et d’importance nationale et d’autre part, dont l’institution accueillante  s’est engagée à les préserver à long terme, l’archiviste doit joindre un rapport d’évaluation des archives. Le délai requis de conservation minimum est de 10 ans pour toute demande à la Commission. Du point de vue des archivistes, c’est un délai bien court. Ce rapport porte sur le déroulement de l’évaluation archivistique, détaille le processus employé à cette fin ainsi que le nom et les compétences de l’archiviste liées au matériel à évaluer.

Le recours à des opérations d’évaluations monétaires est également la conséquence indirecte d’une frontière assez poreuse sur ce qu’on entend sous archives privées. Telles que définit par la Loi sur les archives, les archives privées sont l’ensemble des documents crées par des organismes non-publics. Partant de ce rappel, des figures représentatives de la société canadienne et québécoise échappent à cette définition. Prenons l’exemple d’un homme politique – public – qui prononce un discours hors du cadre des institutions, il en vient au final à lire un document qui sera, nous l’espérons, conservé dans ses archives personnelles. Ainsi les champs d’application des acquisitions d’archives privées s’en trouvent élargis, mais aussi indispensables pour la collecte d’une mémoire collective la plus complète qui soit. Dans ce cas précis, une approche en amont est profitable, associer les prochaines acquisitions par une convention de donation entre une institution et le personnel politique est, sans s’immiscer dans la vie privée de chacun, une solide option.

Entourée de secrets parce qu’elle touche à des données sensibles de vie privée et de fiscalité, l’évaluation monétaire établit sa doctrine a posteriori des évaluations et à l’abri des regards. Nulle mention de cette démarche n’est faite dans les instruments de recherche, dans les rapports annuels, mais aussi dans les articles de presse qui relèvent le « don » d’une illustre famille à une institution culturelle. L’évaluation monétaire, bien qu’elle s’exerce sur des documents auxquels l’archiviste souligne plus leur caractère historique et de recherche que leur coût, s’apparente à une transaction dans laquelle une offre satisfait une demande. Bien des recoupements sont possibles entre les formats, même s’ils nécessitent la plupart du temps l’utilisation de procédures spécifiques. L’authenticité, cette qualité innée aux archives et facilement repérable dans le domaine papier, transparaît dans un sens plus technique quand elle est utilisée en lien avec le numérique.

L’adaptation au domaine numérique : l’impossible migration ?

Avant d’introduire notre réflexion sur l’impact du numérique dans le travail de l’évaluateur, il est important de mesurer en guide de prélude son positionnement et celui des protagonistes dans l’acquisition et la collecte d’archives privées. Le domaine numérique est loin d’aller de soi et figure encore comme une option.

Donateurs, institutions et évaluateurs face au numérique

Si les politiques d’acquisition d’archives privées disponibles en ligne font la part belle sur, d’une part la complémentarité du don avec le mandat et la vocation du service, et d’autre part les champs d’intervention et les critères d’acquisition des documents, peu sont à même de formuler des directives sur les documents numériques. La BAnQ dans sa Politique d’acquisition des archives privées omet cette situation et évoque les critères secondaires liés à l’originalité, la rareté et l’état matériel des documents pour ne notifier que les trois premiers de la liste (BAnQ 2010). Plus révélateur encore d’une absence de considération du domaine numérique, l’institution n’acquiert habituellement que des originaux. Si des documents nativement numériques sont des originaux, la question reste posée pour les numérisations de documents d’archives.

Pour le donateur, non sensibilisé à la portée des fonds d’archives, les fichiers numériques ont tendance à être placés au second plan, quand ils ne sont pas déconsidérés. Il convient de développer auprès de lui une réflexion sur ces fichiers, à l’image des courriels, des publications sur les réseaux sociaux, des vidéos et autres médias qui sont de plus en plus présents pour les individus. Le don, très apparenté à une collecte physique de documents, est loin de s’immiscer présentement de numérique.

Le caractère avant-coureur des évaluations de documents numériques fragilise le travail et l’expertise de l’évaluateur. Il est en effet lié aux évaluations antérieures qu’il a lui-même prodiguées, au marché par l’intermédiaire des enchères et des antiquaires. Le cas du numérique change la donne, car il n’existe pas de tels repères dans son expertise. Marcel Caya nous l’a signalé, le peu d’exemples de ventes de documents numériques de nos jours ne permet pas de constituer une grille comparative solide. Le faible nombre de ressources disponibles sur le site de la CCEEBC illustre ce propos. L’incertitude reste de mise pour ce genre d’évaluations. Comme le précise l’archiviste Leslie Mobbs qui base son analyse sur le cas des archives numériques conçues à l’occasion des JO de Vancouver, il découle que : « la « valeur monétaire » ou juste valeur marchande est presque impossible à établir pour les documents numériques, mais des coûts comparatifs peuvent s’avérer utiles. » (Lunsford et Mobbs 2007, 43). Pour préciser à la suite qu’: « une des façons de déterminer la valeur marchande d’un document numérique pourrait donc consister à en estimer le coût de préservation. » (Lunsford et Mobbs 2007, 44) Limitée l’évaluation monétaire des documents numériques à la seule facette des coûts de conservation, revient à s’abstenir de tous jugements sur la valeur de témoignage et d’information que contiennent ces documents. Un tel cas de figure n’est pas pensable dans le domaine analogique, puisque ce sont précisément des critères auquel l’évaluateur n’est pas tenu de considérer. Un juste équilibre s’établit naturellement dans la détermination de la juste valeur marchande des documents. Prendre en considération l’ensemble des possibilités et finalités de recherches est toujours porteur d’un meilleur jugement que les seuls coûts attachés à la préservation. Bien des éléments annexes sont disponibles dans le domaine numérique.

Le cas des métadonnées est à ce titre particulièrement intéressant. Nous avons vu que la finalité de recherche est un critère d’évaluation. Un fonds d’archives qui comporte des photographies annotées, spécifiant les personnes, le lieu et la date de la prise de vue par exemple a de quoi augmenter la valeur de recherche. Transcrites dans le domaine du numérique, les métadonnées apportent des indications de même nature. Elles ont donc une incidence sur l’ensemble documentaire évalué. Il apparaît dès lors indispensable que l’évaluation archivistique sur de tels documents analyse ces précisions. Nous rappelons que l’évaluateur n’est pas engagé pour évaluer des documents en particulier, pris isolément, mais bien sur un ensemble, généralement un fonds d’archives. Cette idée est reprise en tout point pour l’évaluation du contenu des médias sociaux. Aujourd’hui la documentation qui nous produisons quotidiennement sur les réseaux sociaux tend à remplacer peu à peu les correspondances et les journaux intimes. De tels médias sont amenés à être l’objet de dons et indirectement d’évaluations monétaires futures. Dans le cas présent, l’évaluateur ne va pas non plus analyser les tweets et autres messages les uns à la suite des autres. Sauf exception, comme c’est le cas d’événements majeurs, c’est toujours devant un ensemble documentaire que l’évaluateur est amené à porter un jugement. Il en découle la parfaite combinaison entre les critères habituels propres à l’analogique et aux documents numériques. La transition de support n’induit pas pour l’évaluateur à un changement dans son expertise, simplement elle s’effectue dans un contexte pauvre en comparatif.

Comme nous la précisé Marcel Caya à l’occasion de notre entrevue, les archives ne « s’évalue(nt) pas au poids », mais bien sur leur contenu et sur l’information qu’elles contiennent. Ainsi cette définition se place au-dessus des supports, qu’ils soient analogiques ou numériques. Tant que l’évaluateur peut, sur ce qu’il voit, donner un prix à l’information, il ne tient pas compte de la forme de celle-ci. Aussi du comité tel qu’il est formé par le CNÉA, s’il est bien un membre qui ne peut passer sous silence les considérations de lectures et de préservation des documents numériques, c’est bien l’archiviste. L’évaluation monétaire procède à une sorte de détachement de l’expertise proprement archivistique; il en est de la responsabilité du service d’archives qui reçoit le don d’estimer ses propres capacités de diffusion et de conservation.

Remarques sur les typologies employées par Patrimoine Canada

Pour faciliter le travail des archivistes Patrimoine Canada présente sur sa page web des guides et bonnes pratiques en vue de l’évaluation monétaire. Quiconque souhaite une attestation aux fins d’impôt se doit de présenter sa demande selon ces directives. Le matériel d’archives décrit respecte les Règles pour la description des documents d’archives. Entre les caractéristiques physiques, de création et de portée, arrêtons-nous un instant sur la description des ressources électroniques. Outre les enregistrements sonores et les extraits vidéo, les annexes mettent l’accent sur un ensemble de typologies possibles associées aux ressources électroniques. Ainsi des bases de données, aux jeux vidéo en passant par les courriels, la description du matériel d’archives est remarquable de précision. Chaque cas est explicité et traité selon l’information qu’il est susceptible de contenir. C’est ainsi que les réseaux sociaux se trouvent cités en exemple dans les ressources sur le Web. De ce constat, il relève que la CCEEBC prend en compte ces nouveaux supports en vue d’établir une attention de biens culturels. Une telle énumération des formats ne présage toutefois pas du sort de tels documents passés entre les mains expertes de l’évaluateur.

La Commission a également établi des directives quant aux transferts et à la reconnaissance des documents numériques en vue d’une attestation. Conscient que les documents électroniques nécessitent une manipulation particulière, ces directives visent à une meilleure approche pour ces documents. (voir Instructions de la CCEEBC à suivre pour une évaluation monétaire des fichiers électroniques.)

Ces directives retiennent notre attention dans la mesure où elle font référence au traitement des fonds volumineux. Comme il n’est pas envisageable pour la Commission d’analyser une collection physique dans son intégrité, elle porte son jugement sur un échantillonnage des documents. Cet échantillon lui parvient sous la forme de fichiers électroniques. Dans ce cas, il ne s’agit pas d’archives numériques mais de simples copies de consultations. On peut toutefois fortement envisagé une procédure similaire pour des archives nativement numériques. Loin de revenir sur chaque point détaillé, nous pouvons cependant souligner le travail et donc le temps supplémentaires que ce protocole implique aux services. La documentation papier demandée doit permettre de faire le lien entre ces fichiers numériques et l’instrument de recherche. En ce sens, le libre choix dans la nomenclature (5) n’est pas sans poser des difficultés eu égard des bonnes pratiques admises par tous dans l’utilisation des espaces et des caractères spéciaux par exemple. Par ailleurs, le caractère représentatif induit par l’échantillonnage des images les plus significatives oblige un effort de consensus pour l’archiviste dans ses choix. Les manipulations sont nombreuses quand il s’agit de « photos d’époque ou de presse » (8), on retrouve ici l’importance des annotations à l’endos de ces supports.

Retour sur un article de Terry Cook

Fort de sa renommée dans le paysage archiviste canadien, Terry Cook a fait part dans un article paru dans la revue Archivaria en 2007, de son expertise face à une situation nouvelle pour lui comme pour l’ensemble de la profession: l’évaluation monétaire d’une base de données électronique. Son article permet de restituer sa réflexion dans celle plus commune de l’évaluateur face à un fonds d’archives qu’il apprend à connaître pour mieux en saisir sa valeur. Bien que cet article prend exemple sur une évaluation d’un type de support et d’information bien particuliers; il s’agit ici de bases de données touchant à des enquêtes d’opinions et des sondages, les quelques préceptes qui découlent de sa réflexion ont une portée suffisamment large pour être appliquée à tout type d’évaluation de documents électroniques. Il s’agissait d’évaluer un ensemble de données réalisées auprès de services gouvernementaux, de grandes entreprises et de divers médias aussi bien la presse que la télévision. Ces réponses une fois collectées étaient ensuite mises en vente. L’ensemble documentaire à évaluer comportait également des documents financiers et des dossiers administratifs.

On mesure bien la portée et la complexité d’un tel corpus documentaire, non seulement l’archiviste ne peut se contenter de cette sobre description, mais en plus il s’agit de mesurer tant la valeur documentaire que la valeur financière des documents. Nés d’un contexte commercial, ces documents portent en eux des éléments de descriptions indéniables de la société canadienne illustrée et saisie par ces réponses. De ce point de vue, les acquéreurs, il s’agit d’universités, ont tout intérêt à favoriser un tel don pour les recherches. Cet exemple concert et relativement récent, du moins dans la littérature, nous permet d’illustrer la souplesse de l’évaluation de collections numériques avec ce qui se fait du côté des documents traditionnels. Comme il le précise lui-même, l’objectif sousjacent à son article est de sensibiliser la profession : « the profession will build an expertise in valuating electronic records, just as it now has for old manuscripts or rare maps » (Cook 2007, 122). Terry Cook a été choisi pour cette évaluation, ainsi que deux autres personnes, pour sa carrière au sein des Archives Nationales du Canada mais aussi pour son expertise et ses travaux dans la gestion des documents électroniques gouvernementaux. À l’image de ce qui se fait au sein du CNÉA, l’équipe d’évaluateurs respectait la répartition des compétences, puisqu’un marchand, un journaliste spécialisé en sciences politiques et un expert dans les supports électroniques en la personne de Terry Cook formaient ce triumvirat.

Depuis qu’il a quitté ses fonctions en 1998, Terry Cook n’a participé qu’à seulement dix évaluations monétaires de ce type en un peu moins de dix années. On imagine facilement le peu de repère et de critères communs d’analyse que cela induit. Alors que dans le cas des fonds analogiques, l’évaluateur est en quête dans sa mémoire ou dans l’expertise de ses collègues d’équivalents et de correspondances avec les documents qui se trouvent devant lui, l’immense variété et la relative jeunesse des supports et des formats électroniques rendent presque caduc ce travail de comparaison. L’évaluation monétaire de documents électroniques est, il faut bien le dire, un phénomène encore minoritaire, mais dont la croissance n’est plus à démontrer. Avec le temps, et la multiplication de l’information sous format électronique, il est fort à parier que cette pratique est appelée à prendre de l’ampleur. En ce sens, les propos de Terry Cook ont tout leur sens :

And there was not likely to be a bidding war for these records, despite their evident importance, that might help to establish an open market value, for very few Canadian archives then had, sadly enough, the capacity to deal with electronic records. (Cook 2007, 123)

Loin de marquer une rupture avec les évaluations traditionnelles, Terry Cook place son travail et son propos en lien direct avec ce qui se fait dans l’évaluation de fonds analogiques. Ne constituant qu’une différence de supports, l’information n’est pas victime d’une éventuelle décote affichée sur un écran d’ordinateur. L’auteur précise en effet que les mêmes éléments propres à influencer l’évaluateur dans l’analogique sont tout autant pertinents dans le domaine numérique. C’est le cas de la notoriété et de l’impact du ou des créateurs, des possibilités pour la recherche et de la complémentarité de ces documents avec tels ou tels autres fonds d’archives déjà conservés pour ne citer qu’eux. Autres éléments concrets pris en compte par le trio d’évaluateurs : le coût et la charge financière induite par ces documents depuis leur création jusqu’à leur utilisation et leur conservation. Ces délimitations permettent de saisir le coût de la conservation et du transport de l’information sur les supports, le coût annuel de l’abonnement à ces bases de données par les clients et enfin les coûts de production de ces séries documentaires. Ces premiers chiffres sont bon gré mal gré bien moins précis que des anciennes mises en enchères de documents similaires par exemple, mais ils constituent le contexte de base de l’analyse de l’évaluateur. Voilà les quelques éléments, brièvement résumés, qui forment le point de départ des évaluateurs pour leurs expertises.

Le cœur de l’article de Terry Cook est dans l’énumération de critères, quinze au total, qui ont guidé les évaluateurs. Sans les reprendre un par un, nous allons toutefois tenter une catégorisation de ceux-ci dans l’optique qu’ils sont tout aussi applicables pour n’importe quel format numérique. Dans le tableau suivant, nous avons réparti en sept catégories ses critères retenus par Terry Cook, certains ont été développés en vue d’une plus grande compréhension pour le lecteur.

Parmi ces critères, relevons des éléments pris en compte pour les évaluateurs qui sont particuliers aux documents électroniques. Premièrement, revenons sur les documents qui enrichissent ces bases de données, ce que nous avons appelé les annexes. En plus de contribuer à une augmentation dans l’accès et la compréhension des sondages, il apporte une mine d’informations complémentaires propres à constituer une source féconde pour la recherche, notamment le cas de données démographiques. Dans le même registre, les métadonnées sont des outils qui facilitent l’exploitation de ces bases de données. À l’instar des instruments de recherche, porte d’entrée dans les fonds d’archives, les métadonnées plus elles sont précises et méthodiques, plus elles apportent une valeur aux données avec lesquelles elles sont liées. Plus les métadonnées sont précises et opérationnelles pour l’institution d’accueil à moindres frais, plus l’évaluation monétaire tend à monter, car les perspectives de recherche sont accrues. Deuxièmement, les éléments liés aux coûts de production et de ventes de ces données entrent en jeu. Une entreprise privée donatrice aurait donc tout intérêt à communiquer avec l’acquéreur au sujet des charges et ventes liées aux données. Faute de pouvoir se fier à un marché, les considérations sur la création et le maintien des données sont prises en compte dans l’obtention de la juste valeur marchande de ces données. Notons cette nouveauté, puisque traditionnellement l’évaluation ne se réfère pas au coût de création des documents physiques (temps, matières, supports…). Enfin, troisièmement, l’institution d’accueil porte en elle des éléments d’exploitabilité et de communicabilité de ces données qui sont tout aussi pertinents pour déterminer la valeur marchande. Ces infrastructures qui échappent aux donateurs sont bien souvent oubliées par les évaluateurs dans le domaine analogique. Les conditions de conservation et le matériel disponible à cette mission n’ont pas d’influence sur la valeur marchande des documents. Or une base de données inexploitable est sans valeur.

Dans la mesure où les quinze critères formulés par son équipe sont suffisamment souples pour être repris dans n’importe quel format numérique, nous espérons que les évaluateurs futurs suivront ces grandes lignes, pour à tout le moins ne pas se trouver démunis devant ces documents électroniques. Et ainsi répondre à cette idée qui clôture cet article :

about whether born-digital letters, diaries, film or photographs are, monetarily and archivally, as valuable, more valuable, or less valuable than their earlier paper/analogue equivalents. (Cook 2007, 125)

Conclusion

Inscrite dans la fonction d’acquisition, l’évaluation monétaire, en dehors de ses caractères techniques, apporte aux services d’archives un appui dans leur mission, à savoir comme le souligne Jacques Grimard :

Documenter l’expérience canadienne sous de multiples formes, garder des trésors, retrouver les traces de l’œuvre historique et sociale d’un individu et témoigner de courants de pensée dans leurs multiples dimensions (Grimard 2009, 171)

Juge au temps présent, l’évaluateur estime la valeur monétaire des documents qui lui sont présentés. Appuyé par des instruments de recherche de qualité qui relèvent les caractéristiques du fonds en question, mais également par son expertise dans le domaine et ses connaissances du marché actuel, l’évaluateur se positionne, conscient du marché et de l’impact de sa décision pour le donateur. Démarche indispensable avant toute évaluation monétaire, la donation et la description la plus aboutie possible du fonds transmis sont des éléments fondamentaux dans le travail de l’évaluateur (BAnQ 2006). Si des éléments remarquables ne sont pas mis en lumière dans cette étude, alors ils seront passés sous silence dans l’évaluation au détriment de tous; du donateur, de l’institution et de l’évaluateur. Suivant l’échelle des estimations qui nous avons parcouru, cette pratique dépasse bien souvent le cadre d’un évaluateur individuel. Nous avons laissé de côté tout au long de notre réflexion, l’idée du don, dans son sens étymologique donum – présent – volontaire, alors que celui-ci est fout à fait envisageable. Volontaires, spontanés et libres de credo financiers, les dons des particuliers et des entreprises aux services d’archives doivent être encouragés. Différentes opérations en Europe à travers les commémorations du centenaire de la Grande Guerre montrent l’immense écho suscité par ces initiatives de collectes auprès du public (Europeana 1914-1918 2014). Le temps venant, ces mêmes opérations toucheront de plus en plus des documents numériques.

Nous avons tenté de démontrer dans notre travail, comme nous l’a indiqué Marcel Caya, que le numérique ne constitue pas une entrave dans le travail de l’évaluateur. De plus en plus compris dans son caractère hybride, celui où il est question de traiter autant des archives sous forme « traditionnelle », papier, que nouvelles, numérique, l’archive et son évaluation s’adaptent à ce phénomène. Devant toute évaluation, le professionnel cherche à établir des comparatifs et à faire le lien avec des évaluations similaires afin d’orienter son jugement. De même l’état actuel du marché et l’impact possible pour la recherche et la mémoire de chacun dans le patrimoine national canadien sont des critères à prendre en considération. Dès lors, le support numérique s’apparente dans le travail de l’évaluateur comme un support supplémentaire parmi tant d’autres. C’est bien davantage en termes de qualité et de pertinence de l’information pour la recherche qu’il faut situer l’évaluation monétaire. Toutefois, les réflexions de Terry Cook ont a cet égard souligné la prise en considération des éléments de conservation et de coût de production dans l’évaluation monétaire des bases de données. Cet exemple est peut-être appelé à se généraliser pour les documents électroniques dans leur ensemble. Ici encore, avec cette adaptation, l’évaluation monétaire démontre sa vocation dans le domaine numérique. Simplement, il convient d’apporter un argumentaire plus détaillé auprès d’une administration fiscale qui pourrait être par moment sourcilleuse devant de telles acquisitions. La question reste ouverte sur l’attente et les recommandations harmonisées émanant des institutions dotées du contrôle des évaluations monétaires.

Par ailleurs, nous avons tenu dans notre réflexion à établir les rôles de chacun dans cette démarche. Ces rôles tendent à évoluer par le numérique. Au niveau du donateur, déjà acquis ou potentiel, il s’avère indispensable de le sensibiliser sur la valeur de ses documents électroniques du quotidien. Bien malgré lui, le numérique a tendance à rejeter cette préoccupation au second plan. Dorénavant, il devient de plus en plus important pour les services d’accueil et de valorisation de formuler des directives et des attitudes devant l’éminent don de fichiers numériques. Notre cadre commun de production documentaire est indissociable de l’environnement numérique. La mémoire de chacun s’inscrit de plus en plus sur ces supports. Un comportement nouveau tend à émerger et il revient aux institutions détentrices d’archives de ne pas se situer à la marge de ce mouvement. Puisque déjà nos données se déciment au gré des réseaux sociaux, véritable agrégateur de contenu à des fins pérennes, il importe de se positionner et d’alerter les donateurs sur de tels corpus documentaires. Victime d’une définition bien trop souvent réductrice, les archives sortent des boîtes et des greniers et transitent sur une interface virtuelle. L’attitude des services d’accueil dans de telles circonstances est cruciale.

Quelques puissent être les interrogations sur le développement de l’évaluation monétaire dans le monde numérique, relevons pour conclure avec James Lambert que : « l’acquisition, même imprévue, d’un fonds pertinent est une occasion de célébration. » (Lambert 1999, 186)

***

* Ce billet est tiré d’un travail réalisé à l’EBSI, Université de Montréal, sous la direction de M. Yvon Lemay dans le cadre du cours SCI6112 – Évaluation des archives, à l’hiver 2014.

À propos de l’auteur : Au moment d’écrire ce billet, Charles-Edouard Drobecq étais en échange international entre l’université de Haute-Alsace en France et l’EBSI à Montréal. Diplômé en master archivistique (2014), il est actuellement en poste au sein d’Iron Mountain.

Ressources :

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