Gouvernance et culture organisationnelle

La conscience archivistique en milieu associatif universitaire

Par Rolman-James Gobeille-Valenzuela, diplômé de l’École de Bibliothéconomie et des Sciences de l’Information (EBSI)

Ce n’est que quand on quitte un milieu outillé correctement dans l’art de la science archivistique qu’on s’en mord les lèvres. Mais il ne faut pas s’en mordre au sang, car il s’agit plutôt d’un nouveau défis, celui que seul l’archiviste qualifié puisse relever.

Du moins, c’est avec cette idée en tête que je quittais, il y a quelques mois de cela, une association étudiante bien outillée vers une autre qui ne l’était pas.

Enfer

L’association étudiante dont il sera question dans ce billet de blogue existait depuis plusieurs décennies. Mais il ne faut pas se laisser prendre par l’attrait de l’ancienneté, car la gestion documentaire n’était pas, depuis longtemps, le souci principal. Or, une association étudiante est habituellement dotée d’un poste de secrétaire auquel on attribue traditionnellement la gestion des archives.

Les archives de l’association étaient constituées d’au moins un classeur rempli de documents; mais, hélas, plusieurs autres documents étaient éparpillés (dont la lettre de constitution de l’association) à travers le local étudiant dans lequel se situait ledit classeur. D’autres classeurs, vides pour la plupart, se retrouvaient dans un local non loin dédié à la revue étudiante ainsi qu’à la revue départementale.

Pour ce qui est du peu de documentation regroupée en dossiers, elle avait été accumulée d’année en année sans jamais produire un seul plan de classification ni de calendrier de conservation. Autant ne pas avoir de dossiers, dans ce cas-là, car c’était le désordre de toute façon.

Pour ce qui est des documents numériques, ce n’était guère encourageant: depuis 2014, les documents étaient transportés dans une clé USB. Pire encore, puisque l’association possédait plusieurs boîtes courriel, dont une adresse Gmail créée uniquement pour la revue étudiante et qui contenait toute la documentation virtuelle concernant celle-ci.

Suivant la tradition, l’organisation du colloque hivernal (que l’association produit annuellement) avait, à son tour, été reléguée à une boîte courriel unique. La boîte principale, elle, était dépassée et ne répondait pas adéquatement aux besoins contemporains de l’association.

Purgatoire

Heureusement, le comité exécutif de l’époque possédait un élément clés pour résoudre ce chaos documentaire: moi-même, qui suit un diplômé de l’École de Bibliothéconomie et des Sciences de l’Information (EBSI) expérimentée dans le domaine de l’archivistique.

Naturellement, la tâche de gestion documentaire devrait être reléguée à la personne occupant le poste de secrétaire, comme stipulé plus haut, mais considérant le fossé expérientiel et la lourdeur du travail qui était à venir,  j’avais décidé de m’imposer cette tâche, au-delà de mes autres responsabilités.

Pour ce qui est des archives physiques, elles furent regroupées et traitées comme on se l’imaginerait: traitement, tri, classification, description. Il n’était pas nécessaire de diffuser ces archives pour le moment, mais cela reste une option viable pour les prochains comités exécutifs.

J’aurais bien aimé prendre des mesures de traitement, mais le projet n’en nécessitait aucune. L’enjeu temporel était si large (une année entière) qu’il ne pouvait rationnellement pas être question d’efficacité ou d’efficience.

Plusieurs trouvailles ont été faites, en voici quelques-unes: une cheffe de partie politique s’était impliquée dans notre association étudiante durant ses études à l’Université de Montréal, l’association étudiante possédait autrefois un regroupement dédié aux étudiants diplômés et le journal étudiant a pris plusieurs noms et formes au travers des décennies. Ces découvertes renchérissent certainement la valeur de notre patrimoine.

Les archives furent divisées en trois classes: ceux que nous gardons, ceux que nous rejetons et ceux que nous offrons:

  1. Les documents gardés ne le sont que par nécessité: la règle générale fut de ne garder que ce qui a été produit depuis les dix dernières années.
  2. Les documents rejetés ne sont que les classiques: les doublons, les factures dépassant les délais légalement prescrits, les documents ne nous concernant que passablement ou pas du tout.
  3. Les documents offerts sont des documents conservés, certes, mais qui seront offerts à la Division de Gestion des Documents et des Archives (DGDA) de l’Université de Montréal.

Pour ce qui était des archives numériques, il n’était pas possible d’obtenir un espace serveur, mais cela ne dérangeait pas puisque nous avions un compte Gmail qui centralisait le peu de documentation que nous avions. Cette adresse centrale reçoit encore à ce jour les courriels des trois autres boîtes courriel et un transfert des courriels restant est en cours.

Les documents de la revue étudiante furent regroupés sous un dossier du même nom, et nos archives associatives sont aussi réunies sous un même dossier. Une gestion des accès est aussi opérée sur une base régulière.

Mur de flammes

Au final, quoique nous ayons pu résoudre cette situation sans accrocs majeurs, qu’en est-il des autres associations étudiantes universitaires? Il est bien connu du milieu que peu nombreuses sont les associations étudiantes universitaires qui possèdent une politique de gestion documentaire, mais pourtant presque toutes ont un poste de secrétaire sur leur comité exécutif.

Et ces postes de secrétaire, justement, ne devraient-ils pas contenir une emphase particulière sur la dimension archivistique de cette fonction? Sans doute des associations étudiantes universitaires, ayant dû produire un nombre excessif de documentations, ont-elles dû développer une soi-disant conscience des archives.

Mais plusieurs associations étudiantes restent encore à l’abri de cette science, car encore rares sont les personnes qui peuvent constater une catastrophe documentaire et avoir le réflexe de proposer l’appui d’un archiviste formé. Encore plus rare devient ce réflexe quand on parle d’un fouillis numérique.

Cependant, outre le défi d’adopter une conscience archivistique, le plus grand défi sera de la transmettre. Le poste de secrétaire, mis en élection chaque année, est déjà en soi difficile à rendre attrayant; quoi dire si on ajoute à cela l’apprivoisement de bonnes pratiques archivistiques?

À vrai dire, les associations étudiantes universitaires ne devraient pas considérer ces bonnes pratiques comme un obstacle à l’implication étudiante, puisque les arguments standards que sont “votre curriculum vitae sera bonifié” et “vous occuperez un rôle essentiel au sein de l’organisme” ne seront jamais aussi véridiques.

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