Gouvernance et culture organisationnelle

Gestion de l’information en grandes entreprises : la recherche de la convergence par une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée

Par Chantal Ménard, conseillère en gestion de l’information à Hydro-Québec

Aujourd’hui, dans les réseaux sociaux et les communautés de pratiques, le discours « à la mode » est la transformation digitale, « le Digital Workplace », les plates-formes collaboratives, la gouvernance de l’information, l’intelligence artificielle et surtout, l’expérience utilisateur (UX). Tout ceci fait du « sens », mais je pense que ceci doit aussi nécessairement, s’appuyer sur une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée. Tenter de réaliser, en silos, une transformation digitale (et forcément culturelle) de l’entreprise, où chacun est assis dans sa tour d’ivoire, n’a jamais fonctionné et est vouée à l’échec. Ou alors, nous allons encore assister à des stratégies distinctes et non-intégrées, donc à de nombreuses stratégies, souvent divergentes et parfois même concurrentes, au sein d’une même entreprise

Comme il y a déjà beaucoup de littérature sur le sujet, permettez-moi plutôt de vous faire un court résumé de mes constats personnels. J’ai volontairement choisis d’exposer mes propos par des courtes phrases plutôt que par un texte continu afin d’illustrer succinctement mon propos.

  1. Pourquoi une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée?

Pour régler, tout d’abord, les problématiques actuelles et répondre aux besoins :

-Info-obésité, « Big Data » et surabondance des informations;

-Plate-forme technologique complexe, beaucoup d’outils et de fonctionnalités;

-Besoin de prise de décision rapide et d’accélération du changement;

-Rapidité des communications et des échanges;

-Besoin de mieux gérer les risques;

-Obsolescence des technologies des informations et des outils technologiques;

-Difficulté à trouver l’information;

-Besoin d’outil de tableau de bord personnalisé pour gérer son information;

-Besoin de répondre à l’ensemble des besoins des employés en matière de gestion de l’information;

-Gestion documentaire « traditionnelle désuète » et difficilement comprise, souvent pas intégrée et mal adaptée;

-Besoin de s’adapter et d’intégrer les nouvelles technologies (notamment Cloud, Microsoft 365 et intelligence artificielle).

Pour veiller, ensuite, à poursuivre une amélioration continue et susciter l’innovation :

Gouvernance pluridisciplinaire globale de la gestion de l’information;

-Création d’une nouvelle culture de collaboration;

-Harmonisation et intégration des stratégies de gestion;

-Meilleure identification et consolidation des besoins des employés

-Meilleure gestion de changement;

-Création d’un véritable « Digital Workplace » pour les employés;

-Pluridisciplinarité/transversalité;

-Co-création, créativité, transformation digitale et innovation;

-Meilleure gestion de projet; prise de décision; agilité et vélocité;

-Vue d’ensemble et meilleure architecture de l’information organisationnelle.

  1. Que comprend une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée en gestion de l’information et pourquoi?

Une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée, doit rechercher la convergence des stratégies actuelles visant les activités suivantes :

  1. Outils et fonctionnalités numériques
  2. Information
  3. Collaboration
  4. Connaissances

Gestion de l’interaction des outils numérique et transformation digitale. Pourquoi?

-Aider les employés à déterminer les meilleures approches de gestion du changement et les meilleurs outils et fonctionnalités à utiliser pour la gestion de leur information et connaissance dans l’entreprise (établir des cas d’usages);

-Disposer d’une équipe pluridisciplinaire comprenant les spécialistes des technologies de l’information,

-Être proactif face à l’arrivée des nouveaux outils et fonctionnalités technologiques;

-Gérer les besoins futurs et l’expérience des utilisateurs afin de s’assurer de leur compréhension de l’écosystème de gestion de l’information numérique (Quoi? Pourquoi? Comment? et pour qui?);

-Gérer le changement, informer et former les utilisateurs;

-Assurer la conformité, intégrité, interopérabilité, traçabilité, pérennité, sécurité de l’information.

Gestion de l’information documentaire, Pourquoi?

-Améliorer la gestion documentaire« traditionnelle » qui est axée surtout sur le contenu, prendre un axe utilisateur;

-Disposer d’une équipe pluridisciplinaire comprenant des spécialistes de la gestion de l’information documentaire;

-Détenir des meilleurs processus de gestion de l’information intégré aux développements d’affaires et visant l’efficacité opérationnelle;

-Obtenir une meilleure communication et diffusion de l’information;

-Réutiliser l’information et créer des nouvelles connaissances et innover;

-Créer une meilleure vision à long terme et être proactif;

-Assurer une meilleure compréhension de l’architecture informationnelle (outils et fonctionnalités);

-Obtenir une recherche intégrée entre les outils et fonctionnalités de gestion de l’information;

-Assurer la conformité, intégrité, interopérabilité, traçabilité, pérennité, sécurité de l’information.

Gestion des activités collaboratives. Pourquoi?

-Faire évoluer l’entreprise vers le « social-collaboratif»: avoir des stratégies qui permettent de bâtir des communautés d’expertises, de projets, d’équipes et d’échanges pour interagir et « grandir » avec les autres;

-Disposer d’une équipe pluridisciplinaire comprenant des spécialistes en ressources humaines et communication;

-Devenir une entreprise collective apprenante et intelligente;

-Créer des réseaux sociaux, des contacts et des expertises au sein de l’entreprise et à l’externe;

-Améliorer et susciter le partage des connaissances et l’apprentissage entre collègues;

-Favoriser la créativité et l’innovation.

Gestion et partage des connaissances. Pourquoi?

-Créer une intelligence d’entreprise collective, une entreprise apprenante;

-Disposer d’une équipe pluridisciplinaire comprenant des spécialistes en développement des compétences;

-Créer des bases de connaissances et échanger les meilleures pratiques et les retours d’expériences;

-Mieux gérer l’arrivée et le départ des employés;

-Avoir un meilleure partage des connaissances et des expertises (savoir, savoir-faire);

-Augmenter le savoir-être des employés (partage, confiance, engagement et motivation);

-Faciliter l’accessibilité et la diffusion d’activités d’apprentissage en milieu de travail.

Conditions gagnantes à la mise en place d’une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée :

-Donner du SENS;

-Avoir un slogan, une vision commune;

-Identifier et adopter un (des) objectif (s) commun (s), simple(s) et clair(s);

-Mettre en place des mesures concrètes;

-Responsabiliser les employés;

-S’insérer dans les processus de travail et les stratégies de l’organisation;

-Réduire au minimum les restrictions d’accès à l’information;

-Et surtout, avoir une équipe pluridisciplinaire comprenant des spécialistes en gestion de l’information documentaire, en technologies de l’information, en ressources humaines, en communication et en développement des compétences, tous unis dans un but commun!

***

À propos de l’auteure : Chantal Ménard est conseillère en gestion de l’information à Hydro-Québec depuis 10 ans. Elle est spécialisée en gestion de l’information (GED), des connaissances (KM) et des plates-formes collaboratives (SharePoint). Mme Ménard a occupé divers postes comme chargée de cours universitaires (UQAM et Université Laval) et comme conférencière (ARMA, AAQ, Université de Montréal et de Sherbrooke). Elle a notamment participé au stage technique international archives (STIA) à Paris en 2016, comme responsable du module collecte et gestion de l’archivage des documents numériques. Elle s’intéresse particulièrement à la gestion des connaissances, à la transformation digitale des entreprises et à l’innovation technologique.

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