Congrès

Table ronde sur les enjeux et les défis du numérique en milieu universitaire : implantation de la gestion documentaire

Dans le cadre du projet Reporteurs étudiants 2019, nos reporteurs ont eu, entre autres, à rédiger des comptes rendus de conférences. Ce compte rendu a été rédigé par Henri Bellot.

Conférence : Table ronde : Les enjeux et les défis du numérique en milieu universitaire, Volet 1 : Implantation de la gestion documentaire

Animateur : Yves A. Lapointe, Université McGill

Conférenciers : Diane Baillargeon, Université de Montréal ; Cédric Champagne, Université du Québec à Montréal ; Jacinthe Coulombe, Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue ; Carole Saulnier, Université Laval

Les archivistes universitaires sont regroupés depuis plusieurs années au sein du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), anciennement connu sous le nom de CREPUQ (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec). Leurs travaux embrassent des questions aussi diverses que la catégorisation des actifs informationnels, l’implantation de système de gestion documentaire et la gestion de l’information, notamment numérique.

À l’occasion de cette table ronde consacrée à la l’implantation des systèmes documentaires et à la sécurité de l’information, Jacinthe Coulombe de l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue, Diane Baillargeon de l’Université de Montréal, Carole Saulnier de l’Université Laval et Cédric Champagne de l’Université du Québec à Montréal nous ont exposé les défis auxquels ils font face, et les stratégies mises en œuvre pour y répondre.

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Lors d’une première intervention, Jacinthe Coulombe expose le défi d’avoir dû répondre dans un temps très court à un message concernant la Déclaration de risque en sécurité de l’information à portée gouvernementale, envoyé à l’ensemble des cadres supérieurs de l’établissement universitaire. Pour rappel, un risque en sécurité de l’information à portée gouvernementale est un risque d’atteinte à la disponibilité, à l’intégrité et à la confidentialité de l’information gouvernementale.

L’UQAT considère que la gestion des risques en sécurité de l’information n’est pas essentiellement une prérogative des TI. Les champs d’intervention de l’archiviste sont en effet multiples et s’inscrivent dans une tradition de gestion des risques informationnels : enjeux d’identification et de repérage, conservation et préservation de documents et de logiciels, gestion de voûtes. À ces préoccupations s’ajoutent des considérations concernant des enjeux de conformité : une veille est maintenue par rapport au cadre légal et réglementaire, et l’archiviste participe à la rédaction de procédures, de politiques et de règlements. Bref, l’archiviste est très impliqué en sécurité de l’information.

La conférencière avance aussi l’idée qu’il y a une parenté entre la norme ISO 15489 (Information et documentation) et la norme ISO 27002 (Bonnes pratiques pour la gestion de la sécurité de l’information). Elle souligne le fait que les outils de l’archiviste, le plan de classification et le calendrier de conservation, sont des intrants majeurs pour la gestion des risques en sécurité de l’information, notamment grâce à leur pertinence pour la constitution de la catégorisation des actifs. L’application rigoureuse des règles de conservation est un critère important dans la gestion de la sécurité de l’information.

Pour répondre à la demande, l’UQAT a bonifié sa grille de niveau d’impact en ajoutant un niveau 4 relatif au risque à portée gouvernementale. Un nouvel outil a aussi été préparé : la matrice pour l’identification intégrée pour la catégorisation. De plus, les cadres ont dû identifier les processus qui généraient des contenus particulièrement critiques. Enfin, l’équipe des TI a signalé les potentielles failles informatiques identifiées, notamment en ce qui a trait aux questions d’hébergement.

Il est à noter que tout au long du processus, un véritable climat de collaboration a été établi avec la direction TI, qui a mesuré la pertinence des outils du Service des archives. Ainsi, Jacinthe Coulombe fait valoir que l’attitude proactive des archivistes en matière de sécurité de l’information est non seulement conforme avec leurs pratiques, mais peut s’avérer porteuse de succès pour la valorisation des compétences des archivistes et de leurs outils auprès de l’ensemble du personnel TI et des détenteurs de l’information.

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Diane Baillargeon articule son intervention autour de deux idées fortes : la gouvernance et les systèmes d’information d’une part, la question de la confidentialité des données dans les nouveaux systèmes d’information d’autre part.

La Commission des archives existe à l’UdeM depuis le début des années 1970, mais ce n’est que récemment que le responsable des TI en est membre à part entière. Ce changement souligne l’intégration de l’aspect numérique des archives.

L’animateur de la table ronde, Yves A. Lapointe.

La participation du responsable des TI de façon statutaire à la Commission des archives est très bénéfique, car cette personne entend parler des différents projets en cours, les comprend d’emblée et peut leur apporter le soutien de son service. Des liens de confiance sont alors établis entre les différentes unités, ce qui est bénéfique pour toutes les parties. Cette entente est renforcée, car les directions de la DGDA et des TI siègent ensemble au Comité de la gestion de l’information. C’est un autre lieu, et une autre occasion de débattre et d’amener des projets et des préoccupations de chacun. De fait, les deux directions travaillent conjointement sur plusieurs projets.

Un premier exemple de collaboration est un audit sur la gestion des données, réalisé par les TI en partenariat avec la DGDA. Ensuite, les deux services participent également à la rédaction de politiques, de procédures, et de directives : on en a l’illustration avec la directive sur le stockage de l’information institutionnelle en infonuagique rédigée suite à l’adoption d’Office 365 et de One Drive. DOCUM est un projet de mise en place d’une structure collaborative dans les unités et d’un répertoire individuel dans OneDrive. En se basant sur la catégorisation des actifs, il est possible de déterminer de quelle manière les documents doivent être traités, en fonction de leur niveau de confidentialité. Le partenariat avec les TI a été déterminant pour accompagner le changement et offrir une solide formation aux employés.

Un dernier projet initié concerne une directive en cours de rédaction relative à la gestion des courriels, devant remplacer une ancienne directive datant de 1999.

Enfin, la DGDA et les TI collaborent étroitement lors de la maintenance de la plateforme de système d’information SyGed. Ces multiples projets offrent une belle visibilité à la DGDA qui y voit l’occasion de faire reconnaître son expertise.

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La table ronde se poursuit avec l’intervention de Carole Saulnier, qui offre l’occasion d’aborder les projets de gestion intégrée de documents (GID). À l’Université Laval, les Services des archives ont la particularité de faire partie du secteur Campus numérique ; il y a donc une gestionnaire de programme qui chapeaute le Service des archives à la Direction des technologies de l’information (DTI). Le Campus numérique mène deux projets de front : la GID et l’implantation d’Office 365 avec SharePoint.

Jusqu’à présent, la structure de gestion documentaire est assurée par le logiciel Constellio, qui soutient la voûte institutionnelle de la plateforme. C’est un système distribué au sein duquel deux serveurs fonctionnent en parallèle et en miroir, épaulés par un troisième serveur. La voûte sert également au Service de l’admission qui y inclut toutes les pièces et documents au format numérique.

Le Services des archives a élaboré différentes stratégies pour contrer les résistances au changement qui pourraient survenir dans les unités. Le meilleur atout pour l’implantation de la GID a été de faire une analyse des besoins des différents services de l’université, et d’offrir à chacun des solutions sur mesure qui leur font gagner du temps dans l’accomplissement de leurs tâches. Les unités voient alors tout l’avantage d’adopter ces systèmes et en font la promotion à l’interne. Carole Saulnier prend l’exemple des étudiants résidents en médecine, et des avocats des affaires juridiques qui ont avantageusement remplacé des classeurs Excel très volumineux par des fichiers de métadonnées bien plus adaptés à leurs besoins.

Un défi majeur rencontré par le Service des archives est de faire cohabiter harmonieusement la solution de GID basée sur Constellio avec l’environnement Office 365 / SharePoint en cours d’implantation. Un des mandats est notamment de promouvoir les bonnes pratiques relatives à l’utilisation des deux solutions, et de former les employés quant à la création, la collaboration, la gestion, l’archivage et la destruction des documents administratifs. Il convient d’identifier les pratiques en termes d’utilisation et pour supporter les activités administratives de l’université.

Ce mandant inclut des obligations institutionnelles en matière de gestion de documents, comme par exemple, la catégorisation des actifs informationnels. Sur ce dossier, la collaboration avec les TI est tout à fait essentielle, et est très fructueuse. Ces derniers sont d’ailleurs avides de conseils pour structurer SharePoint avant de l’offrir aux unités.

Carole Saulnier conclut avec humour en synthétisant ce qui leur est demandé : trouver un moyen facile, ergonomique, rapide, intuitif, sécure, généré ou non par un processus, exportable partout, visant à pallier toutes les possibilités de perte de document ou de données. Tout simplement! …

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Il revenait à Cédric Champagne de clore ce tour de table consacré à l’implantation de systèmes de gestion documentaire. À l’instar des autres universités, un des défis rencontrés par le Services des archives et de gestion des documents de l’UQAM est l’implantation de solutions dans un environnement de multiplication de plateformes. Le pari à relever est d’utiliser chacun de ces outils pour ce qu’il fait de mieux.

Plusieurs acteurs entrent en jeu et font valoir leurs qualités. Constellio offre de nombreuses fonctionnalités, notamment le paramétrage fin des métadonnées. De plus, c’est une solution qui peut être configurée pour répondre parfaitement aux besoins de l’organisation. Le logiciel Jira, quant à lui, excelle dans la gestion de processus et de notifications. Enfin, l’offre d’Office 365 couplée à SharePoint est devenue une solution incontournable dans les institutions universitaires, comme l’ont souligné les autres conférencières.

Cédric Champagne insiste sur l’importance pour l’archiviste de développer ses compétences dans le numérique, tant l’évolution des techniques et des outils est rapide dans ce domaine. Ces transformations rapides sont autant de défis pour l’archiviste qui se retrouve constamment hors de sa zone de confort. Il lui devient en effet difficile d’élargir une expérience basée sur un socle de connaissances, tant ce socle est rendu fragilisé par le développement constant des nouvelles technologies.

Le professionnel est contraint de mettre à jour ses pratiques, de poursuivre un processus constant d’apprentissages ; il lui faut être agile et toujours en mouvement. Cette nouvelle réalité est déconcertante pour les équipes qui peuvent craindre de ne pas être à la hauteur des nouveaux enjeux auxquels elles sont confrontées. Le responsable a alors la charge de rassurer ses équipes et d’intégrer le droit à l’erreur dans les processus de travail.

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Pour aller plus loin :

Bureau de coopération interuniversitaire : http://www.bci-qc.ca/

Université de Montréal – Division de la gestion de documents et des archives : http://www.archiv.umontreal.ca/

Université du Québec à Montréal – Service des archives et de gestion des documents : https://archives.uqam.ca/

Université Laval – Division de la gestion des documents administratifs et des archives : https://www.archives.ulaval.ca/

Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue – Service des archives et de la gestion documentaire : https://www.uqat.ca/services/service/fiche.asp?RefEntite=13&RefPav=RN

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