Fonction : conservation

Dématique et SAE (22) : La Fonction conservation sécurisée des données (2) – Processus de gestion des durées de communicabilité

Par Antony Belin

Note au lecteur : Les article de lois cités ici font référence au contexte juridique français.

 


Principe

Les contraintes sur l’accès aux informations (données et métadonnées) décrivent :

  • nature du contenu de l’information, correspondant à une des catégories définie dans le Code du patrimoine ou dans le tableau de gestion de données (TGD) ou dans le calendrier de conservation de l’Autorité juridique
  • date de départ pour le calcul de la durée pendant laquelle la restriction demeure valable
  • date d’échéance de la rétention d’information

La durée elle-même est donnée par le Code du patrimoine ou dans le tableau de gestion de données (TGD) ou dans le calendrier de conservation de l’Autorité juridique et elle est indiquée dans un référentiel du système d’archivage électronique (SAE) pour chaque catégorie.

Cette règle n’est pas obligatoire, sauf au niveau de l’unité d’archive racine. Lorsqu’elle est exprimée, elle comporte obligatoirement les informations la composant.

Une règle à un niveau d’unité d’archive (UA) porte sur l’accessibilité des données et des métadonnées, de ce niveau et des niveaux inférieurs, sauf si ces derniers précisent eux-mêmes une règle de restriction d’accès.

Une règle peut également être placée dans un bloc de description ou dans un bloc de mot-clef, portant alors sur les métadonnées du bloc, c’est-à-dire sur tous les sous-éléments du bloc et sur tous leurs descendants, sauf si ces derniers précisent eux-mêmes une règle de restriction d’accès. L’usage de cette règle, à ces emplacements, vise principalement à rendre accessibles les métadonnées associées à une donnée non-librement accessible ou, à l’inverse, pour rendre non-librement accessible une indexation, de type donnée à caractère personnel (DCP).

Pour connaître la règle d’accessibilité d’une donnée ou d’une métadonnée, le système d’archivage électronique (SAE) cherche la règle en priorité à ce niveau et, s’il ne la trouve pas, dans les niveaux supérieurs, en remontant l’arborescence des niveaux, jusqu’au niveau le plus haut.


Procédure

Prérequis :

  • modifications des dispositions législatives et réglementaires
  • contentieux ou réquisition, impliquant la communication de la donnée à la Justice
  • modalités dérogatoires fixées par l’Autorité de contrôle

La modification de la durée de communicabilité des données se fait via le système d’archivage électronique (SAE), à l’initiative de l’Autorité d’archivage (AA), en accord avec l’Autorité productrice, ou à l’initiative de cette dernière. Par ailleurs, l’Autorité de tiers-archivage (ATA) peut exercer son devoir de veille et de conseil, sans pour autant procéder arbitrairement à toute modification sans consentement formalisé de l’Autorité productrice et/ou des Archives de l’Autorité juridique adhérente, si elles existent. L’ensemble de la procédure est appliquée par les Opérateurs d’archivage ou de tiers-archivage (OA/OTA).

***

À Propos de l’auteur : Antony Belin est présentement Consultant Solutions Senior à CGI France.Titulaire d’un bilan d’aptitude délivré par les Grandes Ecoles (BADGE) en Gestion de la dématérialisation et de l’archivage électronique (MDAE) à l’École des Mines de Paris et d’un master en Archives (Mulhouse), il est aussi reconnu membre professionnel certifié par l’Association des archivistes du Québec (AAQ), dont il est membre depuis 2014. Il a récemment participé au congrès 2019 de l’AAQ en présentant une conférence intitulée « Paquets d’information versés, archivés et diffusé dans la dématique : Retours d’expérience sur leur préservation pour l’avenir au gré des flux » dont les actes sont disponibles ici.

Pour découvrir ou revisiter la série complète qui précède ce texte:
https://archivistesqc.wordpress.com/page/3/?s=D%C3%A9matique+et+SAE+&submit=Recherche

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