Fonction : conservation

Dématique et SAE (23) : La Fonction conservation sécurisée des données (3) – Processus de gestion des durées d’utilité administrative (DUA) et des sorts finaux

Par Antony Belin

Note au lecteur : Les article de lois cités ici font référence au contexte juridique français.

Principe

Le sort final représente le sort réservé aux données, à l’issue d’une période appelée durée d’utilité administrative (DUA). On distingue deux sorts :

  • Conservation : à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), la donnée entre dans l’âge définitif, sa conservation étant assurée ad vitam aeternam dans un système d’archivage électronique (SAE) définitif
  • Destruction : à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), la donnée est détruite, seul le journal de cycle de vie, ainsi que les informations présentes dans la demande d’élimination étant conservées sur le système d’archivage électronique (SAE)

Les contraintes sur la conservation de l’information (données) décrivent :

  • règle de durée d’utilité administrative (DUA)
  • date de départ du calcul de cette durée
  • date d’échéance avant application du sort final
  • valeur du sort final à appliquer, une fois la durée échue

Dans certains processus, la connaissance de cette règle est indispensable pour une bonne gestion du cycle de vie (versements sortants), pour la période intermédiaire, cette connaissance pouvant être moins pertinente (communication), voire inutile (versement, en fin de durée d’utilité administrative [DUA], vers un système d’archivage électronique [SAE] définitif).

Pour certains versements, pendant la période courante ou intermédiaire, toutes les informations demandées par la règle de sort final ne sont pas systématiquement connues, la date de départ de calcul pouvant être conditionnée à une information non encore disponible. En ce cas, il est préférable d’indiquer la durée d’utilité administrative (DUA), mais de ne donner qu’une date de départ de calcul arbitraire (date du versement…) et de sélectionner le sort final <Conservation>. Une fois la date de départ de calcul réelle connue, l’Autorité productrice doit la communiquer à l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA), afin qu’elle la répercute sur les données concernées et qu’elle change le sort final en <Destruction>.

Par exemple, dans le cadre d’offices publics d’habitat (OPH), lors du versement mensuel des quittances de loyer, la date de départ de calcul d’échéance de la durée d’utilité administrative (DUA) correspondant à la date de fin de bail du locataire, elle n’est donc généralement pas connue ; les quittances sont alors versées avec une durée d’utilité administrative (DUA) de trois ans et un sort final <Conservation> ; lors de chaque résiliation de bail, à charge pour le bailleur social d’indiquer à l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA) cette date de fin de bail afin qu’elle effectue les modifications nécessaires sur le cycle de vie des données correspondantes, un traitement par lot étant possible en prenant comme dénominateur commun l’identifiant du locataire, voire celui du logement (au cas où le locataire change de logement au sein du même parc de logements sociaux notamment).

Ainsi, le système d’archivage électronique (SAE), réceptionnant un versement sans règle de sort final ou avec une règle incomplète, rejette le versement et oblige l’Autorité versante à expliciter cette règle.

Lorsqu’elle est exprimée, une règle à un niveau d’unité d’archive porte sur toutes les informations de ce niveau et des niveaux inférieurs, si ces derniers ne précisent pas eux-mêmes une règle.

Pour connaître la règle de sort final d’un niveau particulier, le système d’archivage électronique (SAE) la cherche en priorité à ce niveau et, s’il ne la trouve pas, dans les niveaux supérieurs, en remontant l’arborescence des niveaux, jusqu’au niveau le plus haut.

Il est important de repérer, dès réception du versement, les situations conflictuelles, où le moment d’application d’un sort final intervienne avant le moment d’application de sorts finaux d’objets de niveau inférieur. L’identification de ces situations donne lieu à un rejet du versement ou à la production d’une alerte, avec l’obligation de résoudre le conflit avant l’acceptation.

Lorsqu’un sort final arrive à échéance, il est appliqué au niveau où la règle est exprimée, ainsi que sur tous les niveaux inférieurs :

  • si la valeur du sort final est <Destruction>, l’ensemble des métadonnées et des données du niveau et des niveaux inférieurs sont détruites, seules les métadonnées présentes dans le bordereau d’élimination étant conservées, ainsi que les traces consignées dans les journaux de cycle de vie et d’évènements
  • si la valeur du sort final est <Conservation>, l’ensemble des métadonnées et des données du niveau et des niveaux inférieurs sont conservées, ainsi que toutes les métadonnées des niveaux supérieurs, afin de ne pas perdre ces informations de contexte

Procédure

Prérequis :

  • modifications des dispositions législatives et réglementaires
  • contentieux, impliquant un changement de durée d’utilité administrative (DUA) de la donnée à trente ans à compter de la date de fin du contentieux
  • caractère spécifique du document le rendant potentiellement utile à de futures recherches historiques
  • recommandations et obligations liées aux données à caractère personnel (DCP)

La modification de la durée d’utilité administrative (DUA), de sa date de départ de calcul ou du sort final des données se fait via le système d’archivage électronique (SAE), à l’initiative de l’Autorité d’archivage (AA), en accord avec l’Autorité productrice, ou à l’initiative de cette dernière. Par ailleurs, l’Autorité de tiers-archivage (ATA) peut exercer son devoir de veille et de conseil, sans pour autant procéder arbitrairement à toute modification sans consentement formalisé de l’Autorité productrice et/ou des Archives de l’Autorité juridique adhérente, si elles existent. L’ensemble de la procédure est appliquée par les Opérateurs d’archivage ou de tiers-archivage (OA/OTA).

***

À Propos de l’auteur : Antony Belin est présentement Consultant Solutions Senior à CGI France.Titulaire d’un bilan d’aptitude délivré par les Grandes Ecoles (BADGE) en Gestion de la dématérialisation et de l’archivage électronique (MDAE) à l’École des Mines de Paris et d’un master en Archives (Mulhouse), il est aussi reconnu membre professionnel certifié par l’Association des archivistes du Québec (AAQ), dont il est membre depuis 2014. Il a récemment participé au congrès 2019 de l’AAQ en présentant une conférence intitulée « Paquets d’information versés, archivés et diffusé dans la dématique : Retours d’expérience sur leur préservation pour l’avenir au gré des flux » dont les actes sont disponibles ici.

Pour découvrir ou revisiter la série complète qui précède ce texte:
https://archivistesqc.wordpress.com/page/3/?s=D%C3%A9matique+et+SAE+&submit=Recherche

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