Par Antony Belin
Note au lecteur : Les article de lois cités ici font référence au contexte juridique français.
Ce processus s’applique dans le cadre de contentieux juridiques. Une procédure de contentieux, dans le cadre d’un système d’archivage électronique (SAE) public, est susceptible d’engendrer les cas suivants :
- besoin pour la Justice de consulter certaines données :
– processus de communication à une Autorité requérante
- pour des données fortement impliquées par le contentieux, préservation de toute altération de leur intégrité, donc de toute modification (format…) et de toute communication :
– présent processus de gel/dégel
- besoin pour la Justice de disposer des données originales :
– processus de restitution partielle
Procédure de gel
Dans le cadre d’un contentieux, il peut s’avérer nécessaire de geler une donnée, c’est-à-dire d’y empêcher toute action :
- conversion de format
- modification de la durée d’utilité administrative (DUA)
- modification de sort final
- modification de durée de communicabilité
- restitution
- transfert sortant
- élimination
Le gel des données se fait à l’initiative de l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA), en accord avec l’Autorité productrice, ou à l’initiative de cette dernière, l’ensemble de la procédure étant appliquée par les Opérateurs d’archivage ou de tiers-archivage (OA/OTA).
Procédure de dégel
La procédure de contentieux achevée, il faut dégeler la donnée, afin de lui faire reprendre le cours de son cycle de vie, là où il se soit arrêté.
Le dégel des données se fait à l’initiative de l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA), en accord avec l’Autorité productrice, ou à l’initiative de cette dernière, l’ensemble de la procédure étant appliquée par les Opérateurs d’archivage ou de tiers-archivage (OA/OTA).
Si la donnée est considérée comme constitutive à part entière du dossier de contentieux, il faut alors lui appliquer une nouvelle durée d’utilité administrative (DUA), en général trente ans à compter de la date de fin de contentieux, voire, le cas échéant, un nouveau sort final, notamment pour un intérêt patrimonial issu de la singularité de l’affaire.
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À Propos de l’auteur : Antony Belin est présentement Consultant Solutions Senior à CGI France.Titulaire d’un bilan d’aptitude délivré par les Grandes Ecoles (BADGE) en Gestion de la dématérialisation et de l’archivage électronique (MDAE) à l’École des Mines de Paris et d’un master en Archives (Mulhouse), il est aussi reconnu membre professionnel certifié par l’Association des archivistes du Québec (AAQ), dont il est membre depuis 2014. Il a récemment participé au congrès 2019 de l’AAQ en présentant une conférence intitulée « Paquets d’information versés, archivés et diffusé dans la dématique : Retours d’expérience sur leur préservation pour l’avenir au gré des flux » dont les actes sont disponibles ici.
Pour découvrir ou revisiter la série complète qui précède ce texte:
https://archivistesqc.wordpress.com/page/3/?s=D%C3%A9matique+et+SAE+&submit=Recherche
Convergence AAQ 