Numérique/Profession

Les archivistes et le télétravail : quelques astuces pour être productif en temps de crise sanitaire mondiale

Par Jonathan David, analyste, secteur de la gestion de l’information, CSMB / responsable du blogue Convergence

En ces temps de pandémie mondiale de Covid-19 (Coronavirus), nul ne peut se vanter de vivre « à la normale ». Chacun d’entre nous avons été conviés à ajuster notre quotidien en vue de protéger notre santé, mais aussi celle des autres. En moins de deux semaines, l’OMS a décrété l’état d’urgence internationale, les frontières et les établissements scolaires se sont fermés, l’économie s’est effondrée, et des mesures sanitaires sans précédent ont été mises en place.

Dans toute cette agitation, la plupart des archivistes au pays sont priés de travailler de la maison. Si vous travaillez pour soutenir le personnel administratif d’une organisation, votre travail reste essentiel, notamment afin d’alléger les tâches administratives de vos collègues qui sont débordés par la planification et le pilotage des différentes mesures d’urgence. Si vous travaillez pour la préservation de notre patrimoine collectif, votre travail reste essentiel, notamment pour faire la promotion (par des moyens numériques) de la culture québécoise et canadienne et pour soutenir tous les acteurs du milieu qui, en ces temps d’incertitude, en ont grandement besoin.

Que puis-je faire en télétravail?

Que vous soyez habituellement appelé à travailler avec de vieux registres papier ou encore avec des documents numériques sur une plateforme de partage à l’actif, une gamme d’options s’offrent à vous pour poursuivre votre contribution de façon efficace par télétravail.

La semaine dernière, l’Association canadienne des archivistes (ACA) a partagé une liste de tâches qui se prête bien au télétravail. Les voici :

  • élaboration ou révision de politiques, de workflows ou de manuels
  • poursuite des travaux de comité(s) par téléphone ou téléconférence
  • mise à jour des protocoles de planification d’urgence et planification de la continuité
  • nettoyer les disques de travail partagés en normalisant les noms de fichiers, en organisant les fichiers et en supprimant les doublons, etc.
  • recherche de technologies nouvelles et émergentes applicables à la gestion des collections
  • inventaire des collections pour les descriptions conformes, modifier le langage obsolète / oppressif, importer / encoder les outils de recherche
  • nettoyage des données descriptives, telles que la recherche d’aide, les enregistrements de catalogue et les descriptions de base de données (par exemple : exécution de la vérification orthographique, remplissage des champs, création de modèles)
  • explorer des façons de partager vos collections dans des agrégateurs ou des référentiels de données liés, tels que votre réseau provincial et territorial : WorldCatArchiveGrid, SNAC
  • ajouter des informations de vos collections sur Wikipédiaet Wikidata, ou télécharger des images sur Wikimedia Commons, ou transcrire des documents dans Wikisource
  • identifier les collections à numériser et planifier chaque projet
  • transcrire / traduire des documents manuscrits numérisés (par exemple, agendas, correspondance, etc.)
  • création de guides de recherche
  • examen du contenu numérisé pour le contrôle de la qualité
  • archiver le contenu Web
  • maintenance et nettoyage du site Web, vérification du texte alternatif dans les images et réalisation d’audits d’accessibilité
  • répondre aux demandes de références de manière appropriée et dans la mesure du possible
  • création de FAQ (Foire aux Questions)
  • interagir avec les utilisateurs en ligne via les plateformes de médias sociaux
  • planification et rédaction de billets de blogue
  • recherche d’écriture et d’enregistrement pour la réalisation de podcasts ou de didacticiels vidéo
  • organiser des appels téléphoniques réguliers / des enregistrements par courriel avec le personnel et les bénévoles
  • inviter des collègues à collaborer à un projet
  • recherche et rédaction de subventions pour soutenir des projets ou des recherches savantes
  • apprendre une nouvelle compétence
  • évaluations annuelles du rendement ou revoir les objectifs professionnels
  • remplir les demandes de soutien professionnel et de financement

Zizanie dans le salon

Tous ces beaux projets sont de belles initiatives, mais je conviens que certains d’entre eux ne sont réalisables que sur une période de temps de durée moyenne ou longue, et que cela nécessite surtout une concentration de moine. Avec des enfants, c’est plus complexe de conserver sa concentration, et la situation peut être variable pour chacun, selon la configuration de l’espace dans lequel on doit se confiner. Le télétravail offre donc son lot de pièges et il nécessite d’adopter de nouvelles habitudes. Je partage donc avec vous quelques astuces prises ici et là.

Il y a d’abord les conseils du conférencier, auteur et consultant en gestion et management Gaël Chatelain-Berry (que vous avez eu la chance de lire de temps à autre sur Convergence) qui propose sur son blogue les éléments suivants :

  • Garder des horaires fixes
  • Planifiez
  • Garder le lien
  • Pensez à vous
  • Découvrez des choses

Olivier Schmouker, chroniqueur et blogueur pour le journal Les Affaires, fait les propositions suivantes :

  • Créez-vous un espace de travail
  • Habillez-vous tous les matins comme si vous alliez au bureau
  • Respectez votre agenda de travail
  • Maintenez le contact avec les autres
  • Gérez autrement les enfants

Pour ce qui est du cas des enfants plus spécifiquement, Naître et grandir, une référence incontournable pour les parents, propose les conseils suivants:

  • Être flexible: leur donner plus de privilèges qu’à l’habitude
  • Miser sur une routine claire, planifiée et respectée par la suite

À la lumière de ces conseils, on peut en conclure qu’il sera difficile d’adopter le télétravail sans avoir au préalable planifié et mis en place des mesures qui permettront de mieux s’y adapter.

S’installer pour combien de temps?

Si l’aménagement adéquat de votre espace de travail temporaire est quelque chose à considérer, l’apprentissage des outils de collaboration numérique en est un autre tout aussi important. Nous ne savons pas actuellement pour combien de temps les activités seront bouleversées, mais cela peut durer quelques semaines, voire des mois… Plusieurs envisagent déjà qu’il n’y aura peut-être jamais de retour à la normale. C’est le cas notamment de Guillaume Hebert, sur le blogue de l’Institut de recherche et d’informations socioéconomiques (IRIS) :

« Il est raisonnable de penser qu’il n’y aura pas de retour à la normale après cette crise. D’abord, parce que la crise sanitaire modifie déjà notre rapport à la communauté, aux services publics, aux gouvernements, aux chaînes d’approvisionnement, aux frontières et aux relations entre les nations.[1]»

Alain Lavoie, président et cofondateur d’Irosoft, a de son côté affirmé dans un article intitulé Le télétravail est là pour de bon que « pour le télétravail, il y aura un avant et un après-COVID-19. Je suis convaincu que nous vivons actuellement un réel changement de paradigme. [2]» De toute évidence, il faudra peut-être s’adapter de façon définitive en développant davantage nos habiletés numériques.

Vigilance dans un contexte accru de cybercriminalité

Finalement, un petit mot sur l’importance de manipuler l’information de votre organisation de façon sécuritaire. On a appris cette semaine, notamment dans Le Devoir, qu’il y a un nombre record de cyberattaques en cette période trouble, et bon nombre d’autorités à travers le monde font différents appels à la vigilance.

« La pandémie a créé un environnement idéal pour les cybercriminels, de très nombreux employés travaillant dans des conditions moins familières et moins sécurisées[3] »

De plus, une attention particulière doit être portée quant aux courriels suspects. Il est important de prendre le temps de bien faire les choses, et il faut éviter les raccourcis, même si le contexte s’y prête bien…

Invitation spéciale

Je termine ce billet avec une invitation toute spéciale. Vous me voyez probablement venir. Le confinement est l’occasion idéale pour sortir sa plume et rédiger un billet de blogue afin de partager généreusement ses idées ou expériences avec sa précieuse communauté de collègues (et de futurs collègues). Je vous redonne, juste comme cela, le courriel de Convergence pour soumettre vos propositions 😉

Pour soumettre un billet : convergence@archivistes.qc.ca

En vous souhaitant un bon confinement à tous. Prenez soin de vous (et des autres).

***

[1] https://iris-recherche.qc.ca/blogue/le-retour-a-la-normale-n-est-pas-une-option?fbclid=IwAR0Co4VuXhbD9-xwAbyOq4iRUadmGgdlIlXgXGPjJJq82QSi_W_HcBJ-FgI

[2] https://www.ledevoir.com/opinion/chroniques/575411/le-teletravail-est-la-pour-de-bon

[3] https://www.ledevoir.com/monde/575272/un-autre-virus-la-cybercriminalite

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